Такском-Картотека

Универсальный инструмент для автоматизированной систематизации и подбора
документов для передачи в госорганы из всех ваших источников: учетных
программ, бумажных и электронных архивов.
Картотека документов поможет вам
ускорить процесс сбора документов из разных источников и минимизирует риски «человеческого фактора».
Если вам необходимо
  • Подтверждать обоснованность
    льготного налогообложение, в том
    числе ставку НДС 0%

  • Отвечать на большое количество
    требований налогового органа для
    подтверждения льгот

  • Постоянно готовить пакеты
    документов по претензионной работе
    для досудебного или судебного
    разбирательства

  • Тратить значительное время
    на подготовку пакетов документов
    из бумажных, сканированных архивов
    и разных учетных систем

Мы поможем вам!
  • Автоматизировать подбор документов
    и сократить сроки ответов на требования
    ФНС и подтверждения льготы по налого-
    обложению, в т.ч. по ставке НДС 0%

  • Снизить риски непредставления или
    несвоевременного представления
    документов в государственные
    и контролирующие органы

  • Минимизировать ошибки, реализовав
    автоматический количественный
    и качественный контроль подбора
    пакета документов для ФНС

  • Значительно упростить работу ваших
    сотрудников, тем самым более
    эффективно перераспределить ваши
    трудовые ресурсы

Картотека не заменяет ваши учетные системы, а дополняет их работу необходимым функционалом
(«дружит между собой»), что позволяет автоматизировать работу с электронными и бумажными
документами.

Картотека может хранить как ссылки на документы из учетных систем и электронных архивов, так и сами документы, если они хранились ранее на бумаге, поэтому она одинаково успешно работает и с электронными, и бумажными документами.

Возможности Картотеки
Интеграция с любыми информ. системами (учётные системы, эл.архив, ЭДО)

Благодаря открытому интерфейсу взаимодействия, Картотека может подключаться к любым информационным системам.

Развитый многопользовательский режим

Картотека поддерживает одновременную работу неограниченного количества сотрудников. Благодаря возможности разграничения доступов, ваши сотрудники будут видеть документы только по тем организациям и контрагентам, за которые они отвечают.

Систематизация и хранение документов

Картотека cоберет информацию по всем источникам и хранилищам документов, систематизирует ее и предоставит возможность быстрого поиска по всей базе файлов по каждому запросу. Также Картотека предоставляет возможность хранения сканированных и других документов, которые ранее не были загружены в вашу учетную систему.

Контроль состояния документов

Картотека проверяет полноту реквизитов документов и наличие файла исходного документа. Благодаря ее гибким настройкам уведомлений вы всегда будете проинформированы о событиях и проблемах с документами. Есть возможность гибкой настройки критериев подбора документов c персональными настройками контроля перед отправкой (например, согласование пакета с ответственным сотрудником)

Быстрый и удобный поиск документов

По ключевым параметрам можно за доли секунды найти требуемый документ из любых баз, синхронизированных с Картотекой.

Различные варианты ответа в ФНС

В удобном интерфейсе Картотеки можно задать критерии подбора документов согласно требованию ФНС, выбрать необходимые, после чего одним щелчком мышки Картотека автоматически сформирует комплект документов с описью. Данный комплект можно выгрузить в электронном виде для передачи по ТКС или распечатать для передачи на бумаге.

Интеграция с программами Такском

Автоматическая интеграция с Такском-Спринтер обеспечит передачу документов в ФНС по каналам связи в соответствии с регламентом ФНС, что позволит вам перейти на безбумажный обмен документами с ФНС. Встроенный модуль Такском ЭДО обеспечит интеграцию с Такском-Доклайнс и позволит обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами прямо из Картотеки.

Возможность кастомизации

В удобном интерфейсе Картотеки можно задать критерии подбора документов согласно требованию ФНС, выбрать необходимые, после чего одним щелчком мышки Картотека автоматически сформирует комплект документов с описью. Данный комплект можно выгрузить в электронном виде для передачи по ТКС или распечатать для передачи на бумаге.

Выгоды внедрения Такском-Картотеки
  • Фиксация всей истории взаимодействия с ФНС и списка отправленных документов
  • Снижение риска непредставления и некачественного предоставления документов
  • Упрощение поиска необходимых документов, поддержание базы документов компании в актуальном состоянии
  • Уменьшение ошибки человеческого фактора в процессе подготовки ответов на требования ФНС
  • Снижение операционных затрат компании за счёт отказа от печати документов и курьерской доставки
  • Автоматическое формирование реестров, описей документов, заявлений о ввозе
  • Существенное сокращение времени для подготовки ответа на требование ФНС

  • Контроль сроков ответа на требования ФНС и процесса подготовки комплекта документов

  • Упрощение взаимодействия с ФНС путём перехода на безбумажный обмен документами
Мы не продаем свои продукты. Мы решаем задачи клиентов!
Этапы внедрения Картотеки
  • Снижение риска непредставления и некачественного предоставления документов.
  • Определение ваших функциональных требований.
  • Определение необходимого вам набора продуктов и решений.
  • Создание рабочей площадки проекта: для вашего удобства мы создаем защищенную рабочую площадку вашего проекта, где происходит планирование встреч, обмен информацией, документами и их согласование. Доступ на данную площадку имеют только лица, уполномоченные на ведение данного проекта. Такой подход обеспечивает соблюдение конфиденциальности и ускоряет работу надо проектом для всех участников.
  • Работа начинается с обследования бизнес процессов вашей компании и составления функциональных требований. Данный этап крайне важен. Он позволяет оценить ситуацию, дифференцированно подойти к процессам и разработать план перехода на ЭДО.
  • Разработка концепции проекта для вашей организации.
  • Описание необходимых доработок в соответствии с функциональными требованиями.
  • Согласование этапов внедрения (календарный план).
  • Определение стоимости решения и интеграции.
  • Бюджеты проекта обсуждаются индивидуально в зависимости от сложности вашего проекта и могут составлять как 50 тысяч за проект, так и более значительные суммы.
  • Доработка\разработка модулей Картотеки согласно функциональным требованиям.
  • Установка\настройка кастомизированного ПО.
  • Обучение сотрудников вашей компании и сопровождение после запуска проекта.
  • На данном этапе происходит перестройка ваших отдельных бизнес процессов и замена бумажного документооборота на ЭДО.

На протяжении всего проекта с вами работает выделенная команда менеджеров.

Высокая квалификация наших специалистов и надежность решения Картотеки обеспечат успех вашего проекта с минимальными трудозатратами для вас!
Нас выбрали
  • ООО «Комацу СНГ»

    Успешный опыт использования «Картотека Документов» несомненно и многократно оправдал усилия по ее внедрению.

    Подробнее
  • ООО «ПЛАСТИМИД»

    Спасибо большое, за помощь
    и просто человеческое участие,
    специалистам персональной поддержки
    клиентов.

  • ООО ТД «РЕСПЕКТ»

    Огромное спасибо сотрудникам 
    компании «Такском», за вежливое
    обращение, за то что всегда готовы
    помочь.