БЕСПЛАТНЫЙ ВЕБИНАР: узнайте все о новых правилах работы с ККТ!

Записаться

Картотека документов

Конфигурация на базе 1С с функцией объединения всех бухгалтерских документов компании в одном рабочем месте
и возможностью автоматизации работы с ними.

Картотека
      Обзор сервиса Подготовка ответа на требования

Если в Вашей компании:

  • Есть необходимость подбирать комплекты документов, например, для ответов на требования ФНС;
  • Используется несколько учётных систем;
  • Документы хранятся в разных системах, например, ЭДО-документы в 1С-бухгалтерии, а сканы в электронном архиве;
  • Есть территориально распределённые филиалы и необходимость собирать документы в центральном офисе;
  • Автоматический сбор документов из различных источников;
  • Выгрузка собранных документов в ПК Такском для передачи в ФНС;

Тогда Картотека Документов – это решение для Вас!

Внедрение продукта «Картотека Документов» позволит получить следующие выгоды:

  • Упрощение поиска необходимых документов, поддержание базы документов компании в актуальном состоянии;
  • Существенное сокращение времени для подготовки ответа на требование ФНС; 
  • Уменьшение ошибки человеческого фактора в процессе подготовки ответов на требования ФНС;
  • Подбор документов для налоговых органов Контроль сроков ответа на требования ФНС и процесса подготовки комплекта документов; 
  • Cнижение операционных затрат компании за счёт отказа от печати документов и курьерской доставки; 
  • Упрощение взаимодействия с ФНС путём перехода на безбумажный обмен документами;
  • Фиксация всей истории взаимодействия с ФНС и списка отправленных документов.

Возможности «Картотеки Документов»

Интеграция с любыми информационными системами (учётные системы, эл.архив, ЭДО)

Благодаря открытому интерфейсу взаимодействия, Картотека может подключаться к любым информационным системам.
В стандартной поставке поддерживается работа с типовыми конфигурациями 1С.

     



Возможности

Быстро и удобно            

Развитый многопользовательский режим

Картотека поддерживает одновременную работу неограниченного количества сотрудников одновременно. Разные сотрудники будут видеть документы только по тем организациям и контрагентам, за которые они отвечают.

Быстрый и удобный поиск документов

По ключевым параметрам можно за доли секунды найти требуемый документ в любых базах, синхронизированных с Картотекой.

      

3_pic.png



4_pic.png
          

Контроль состояния документов

Картотека проверяет целостность документов и наличие необходимых файлов, имеются гибкие настройки уведомления пользователя о событиях и проблемах с документами.

Различные варианты ответа в ФНС

В Картотеке предусмотрена полезная функция печати формализованных документов – это даёт Вам возможность ответить на требование ФНС, в том числе распечатав формализованные документы, полученные через ЭДО. Также Картотека по одному щелчку мыши сразу распечатает все документы и их опись.

           

5_pic.png    

   6_pic.png            

Архивирование документов

Картотека поможет собрать все файлы из разных источников в единый архив. Даже если файл будет случайно удалён из базы-источника, Вы сможете продолжить работать с ним из Картотеки.

Управление бизнес-процессами при интеграции с 1С: Документооборот

Вы можете управлять всеми задачами непосредственно из Картотеки Документов, не переключаясь между программами. 


7_pic.png

8_pic.png

                 

Интеграция с Такском-Спринтер

Такском-Спринтер обеспечит передачу документов налоговую инспекцию по каналам связи в соответствии с регламентом ФНС, что позволит Вам перейти на безбумажный обмен документами с ФНС. Больше не надо никуда возить кипы бумаг!


Базовая tarif_02.png tarif_03.png

Техническая поддержка:

Наши высококвалифицированные специалисты оказывают оперативную помощь в решении ваших вопросов. Выберите оптимальный тариф в зависимости от потребностей:

Стандарт

tarif_tp_1.png

Скачать руководство
пользователя

                  Скачать презентацию
о продукте




Решаете какой тариф выбрать?
Напишите или позвоните нам на 8 (495) 739 07 95


Какие полезные функции есть в Картотеке?

Картотека может:
различными способами подключаться к базам с документами;
— вести подробный журнал синхронизации с базами;
— проводить проверки документов по различным параметрам (наличие прикреплённых файлов, связи с другими документами, отправку в ФНС и т.п.);
— наглядно выводить результаты проверок;
— автоматизировать подбор документов для ответа на требование ФНС;
— сформировать ответ на требование как в электронном виде, так и в печатном;
— вести учёт требований и ответов на них;
— вести архив документов (необходима конфигурация 1С:Документооборот).

У нас модифицированная версия 1С с самописными модулями, подойдёт ли нам Картотека?

Необходим анализ Вашей конфигурации специалистами Такском, на основании которого можно будет сделать вывод о применимости Картотеки для Вашей конфигурации. Возможно потребуется дополнительная доработка.

После приобретения Картотеки, кто всё установит и настроит?

Если заключен договор технической поддержки, то установка и настройка выполняется силами специалистов Такском. Если договора техподдержки нет, то клиент устанавливает и настраивает Картотеку самостоятельно.

Если у нас группа компаний (несколько юрлиц), то будет ли достаточно приобрести 1 лицензию, или нужно по количеству юрлиц?

Будет достаточно 1 лицензии на 1 базу Картотеки, в которой можно вести несколько юрлиц.
Если планируется использовать отдельную базу для каждого юрлица, то и лицензий надо купить несколько.

Можно ли разделить права просмотра документов для различных пользователей Картотеки?

Картотека предусматривает разделение прав пользователей как по контрагентам, так и по организациям. Например, в группе компаний "Цветы России", сотрудник Иванов будет видеть только документы, относящиеся к ООО "Ромашка", а его коллега Петров - только документы по ООО "Лютик".

Можно ли сначала приобрести Картотеку, а через некоторое время - договор ТС?

Да, это возможно. Период действия договора ТС будет исчисляться с момента его приобретения, а не с момента покупки Картотеки.

Предоставляется ли Картотека в демо-режиме?

Есть WEB-интерфейс, который поддерживает основные функции. В демо продукт не предоставляется.

Как планируется проводить обновление Картотеки?

Мы извещаем всех наших клиентов по e-mail о наличии важных обновлений, после чего высылаем необходимые файлы.

Какие конфигурации 1С должны присутствовать, чтобы можно было пользоваться Картотекой?

Для успешной установки и использования Картотеки достаточно наличия любых продуктов 1С. "Из коробки" Картотека работает с конфигурациями 1С:Документооборот, УПП, БП, УТ.

Каковы требования Картотеки к системным ресурсам?

Требования Картотеки к системным ресурсам аналогичны любым продуктам 1С.

С каким максимальным кол-вом документов может работать Картотека?

В ходе одного из внедрений в Картотеку было синхронизировано около 6 миллионов документов. Негативного влияния на производительность при этом не наблюдается. Возрастают требования к серверу; в частности, нужно не менее 16 Гб оперативной памяти.

При очередной синхронизации Картотеки, будут обновлены все документы или только те, которые подверглись изменениям?

Будут обновлены статусы только изменённых документов.

Что делать в том случае, если для затребованных ФНС документов не установлены коды?

В Картотеке возможно завести новые виды документов и отправить эти документы как неформализованные.

Планируется ли введение в Картотеку нового функционала для обмена ФНС, например, предоставление документов для подтверждения нулевой ставки НДС?

Да, данные изменения в настоящий момент находятся в стадии доработки и будут включены в один из очередных релизов программы.