Сроки представления отчетности 6-НДФЛ в электронном виде

Шестакова Е.В.
Генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»,
кандидат юридических наук
Cпециально для компании «Такском»

Отчетность по форме 6-НДФЛ была введена с 2016 года. Новая отчетность всегда вызывает проблемы и вопросы у специалистов компании и индивидуальных предпринимателей. И отчетность 6-НДФЛ не исключение.

Сроки представления отчетности

Ранее по отчетности по налогу на доходы физических лиц налогоплательщики представляли отчет по форме 2-НДФЛ. Отчет представляется не позднее 1 марта в отношении доходов, с которых невозможно удержать НДФЛ, и не позднее 1 апреля в отношении доходов сотрудников и лиц, занятых по гражданско-правовым договорам.

А вот отчетность по форме 6-НДФЛ необходимо сдавать ежеквартально:

  • за 1 квартал — до 30 апреля;
  • за полугодие — до 30 июля;
  • за 9 месяцев — до 30 октября;
  • за год — до 1 апреля.

Расчет представляется всеми организациями — налоговыми агентами независимо от основания, по которому организация была признана налоговым агентом.

Кроме самих сроков представления отчетности важно учитывать сроки перечисления НДФЛ и отражения дохода в отчетности. На основании пункта 4 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Согласно пункту 6 статьи 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках. Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного налога на доходы физических лиц, содержащихся в регистрах налогового учета.

Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год. В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого отчетного периода.

По общему правилу крайний срок перечисления удержанного НДФЛ — день после даты, когда физлицу выплачен доход. Если окончание срока приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то в строке 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» указывается следующий рабочий день (Письмо ФНС России от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@).

К рискам несоблюдения сроков можно отнести следующие:

  • неперечисление сумм налога в бюджет;
  • несвоевременное перечисление сумм налога в бюджет (с опозданием);
  • перечисление авансовых платежей без начисления заработной платы. Перечисление налога на доходы физических лиц налоговым агентом в авансовом порядке, то есть до даты фактического получения налогоплательщиком дохода, не допускается. Такая сумма налога не будет рассматриваться в качестве уплаченной суммы налога (Письмо Минфина России от 16.09.2014 № 03-04-06/46268);
  • перечисление НДФЛ с аванса.

В последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход в виде оплаты труда, налоговым агентом производится исчисление сумм налога. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным налогоплательщиком. Соответственно, до окончания месяца налог не может быть исчислен и удержан.

Но при этом также существуют особенности, связанные со сроками внесения данных по отдельным видам выплат.

Сроки внесения сведений об отдельных видах выплат
(дивиденды, отпуска и пособия по нетрудоспособности)

Обязанность по включению отдельных видов выплат в отчетность предусматривается в том периоде, в котором они были осуществлены.

Особенности отражения сведений о дивидендах

Если говорить о дивидендах, то организация в качестве налогового агента должна представить в налоговый орган по месту своего учета:

  • по каждому участнику — физическому лицу сведения о полученных им дивидендах и о суммах начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ по форме 2-НДФЛ с кодом дохода 1010 не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим годом (Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@);
  • начиная с отчета за I квартал 2016 года — ежеквартальный расчет по форме 6-НДФЛ, в котором указывается обобщенная по всем физическим лицам сумма начисленных дивидендов и удержанного НДФЛ.

Пример
Организация производит выплату физическим лицам дивидендов только во втором квартале. Расчет по форме 6-НДФЛ представляется налоговым агентом в налоговый орган за полугодие, девять месяцев и год соответствующего налогового периода. При отсутствии выплат в третьем и четвертом кварталах налоговым агентом заполняется только раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ за девять месяцев и год соответствующего налогового периода. Раздел 2 расчета в данном случае не заполняется (Письмо ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4958@).

Особенности отражения сведений об оплате отпусков

При выплате налогоплательщику доходов в виде оплаты отпусков налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

В случае, когда организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы налога на доходы физических лиц, то в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета (Письмо ФНС России от 24.05.2016 № БС-4-11/9248).

Особенности отражения сведений о выплате пособия по нетрудоспособности

При заполнении информации о выплате пособия по нетрудоспособности строка 100 «Дата фактического получения дохода» раздела 2 заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ. Применительно к пособиям по временной нетрудоспособности датой получения дохода будет являться дата фактической выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц. Строка 110 «Дата удержания налога» заполняется с учетом, в частности, положений п. 4 ст. 226 НК РФ. Так, налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Строка 120 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений, в том числе п. 6 ст. 226 НК РФ.

Существуют и другие особенности отражения отдельных видов выплат.

Сроки внесения сведений об отдельных видах выплат
(подарки, призы, скидки)

Если компания предоставляет различные льготы работникам, в том числе в виде подарков, призов при проведении корпоративных праздников, предоставляет скидки на продукцию собственного производства, то все это будет являться доходом работника, который нужно отразить в отчетности 6-НДФЛ.

Если компания проводит различные акции для сторонних лиц, например, покупателям магазина предоставляются скидки или вторая пара товара бесплатно, то начислить НДФЛ компания или предприниматель физически не могут, поскольку рекламные акции проводятся для сторонних лиц, не являющимися сотрудниками. Следовательно, налог не начисляется, в расчете 6-НДФЛ данные не указываются.

Особенности отражения сведений о подарках

Если подарок делается работнику, то стоимость подарка, превышающая 4000 руб., а конкретно 10 000 руб. - 4000 руб. = 6000 руб., подлежит налогообложению НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). В соответствии с п. 4.2 Порядка заполнения и представления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ (утв. Приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@):

в разделе 2 в периоде выплат или неденежного подарка указывается:

  • по строке 100 — дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
  • по строке 110 — дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
  • по строке 120 — дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
  • 1по строке 130 — обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату;
  • по строке 140 — обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.

В строке 030 «Сумма налоговых вычетов» раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ надо указать вычет из стоимости подарка (код 501) — 4000 руб. (Письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).

В отношении подарков агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее последнего числа месяца, в котором дарился подарок.

Если говорить о подарочных картах, то такая карта не будет облагаться НДФЛ. Дело в том, что сумма, полученная при реализации подарочной карты, рассматривается в качестве предварительной оплаты в счет розничной продажи товаров (оказания услуг, выполнения работ), которые будут приобретены (оказаны, выполнены) в будущем (Письма Минфина России № 03-03-06/1/268, УФНС России по г. Москве от 17.09.2010 №  17-15-098018, от 04.08.2009 № 17-15/080428).

Особенности отражения сведений о призах

В отношении призов удержать НДФЛ можно только при получении дохода работником на сумму законодательно предусмотренного вычета в размере 4000 рублей.

Если говорить о выигрышах, полученных третьими лицами, то в этом случае отражать доход в форме 6-НДФЛ и уплачивать налог не нужно. Но компания должна подать заявление о невозможности удержать налог. Выигрыши, полученные в конкурсах и играх, проводимых в рекламных целях, облагаются по ставке 35%. А вот само лицо, получившее приз, должно уплатить налог. Согласно п. 5 ст. 228 НК РФ налогоплательщики, получившие доходы, сведения о которых представлены налоговыми агентами в налоговые органы, уплачивают налог не позднее 1 декабря года, следующего за истекшим налоговым периодом, на основании направленного налоговым органом налогового уведомления об уплате налога. А налоговики, в свою очередь, вышлют физлицу, получившему приз, налоговое уведомление.

Таким образом, в электронном расчете 6-НДФЛ сумма приза и НДФЛ при проведении рекламной акции с вручением призов не указывается.

Особенности отражения сведений о скидках

Если скидка предоставляется работнику, то такая скидка будет признана доходом работника и отражена в том месяце в форме 6-НДФЛ, в котором она предоставлена. Например, оплата организацией за работников 50% стоимости электрической и тепловой энергии является их доходом, полученным в натуральной форме. Скидка на оплату тепловой и электрической энергии на основании отраслевого соглашения признается доходом в натуральной форме. Она подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке и отражается в форме 6-НДФЛ в том периоде, когда предоставлена.

Если скидка предоставляется при реализации товара, то она не будет являться доходом лица, которое приобрело товар по сниженной цене. Такая скидка будет входить в цену реализации, а следовательно, скидку не нужно будет отражать в форме 6-НДФЛ.

Сроки исправления ошибок в отчетности

По общему правилу, если ошибка привела к недоимке налога, то нужно обязательно исправить отчет и подать уточненную форму.. Если ошибка не привела к недоимке, то налогоплательщик не обязан подавать исправленный отчет.

Уточненный отчет необходимо предоставить тогда, когда налогоплательщик обнаружил ошибку за тот период, в котором она произошла.

Ошибкой, при которой нужно представлять уточненный расчет по форме 6-НДФЛ, может быть, например, неотражение структурного подразделения. Или, когда организация, имеющая обособленные подразделения, некорректно указала КПП. Представляя уточненный расчет по форме 6-НДФЛ по строке «Номер корректировки» нужно указать номер соответствующей корректировки («001», «002» и т.д.) (Письмо ФНС России от 23.03.2016 № БС-4-11/4900@).

В случае, если налоговый агент производит возврат суммы налога на доходы физических лиц, то Порядком заполнения раздела 1 «Обобщенные показатели» формы 6-НДФЛ предусмотрено, что общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 НК РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода отражается по строке 090 (Письмо ФНС России от 18.07.2016 № БС-4-11/12881@).

В заключение необходимо отметить, что сроки подачи отчетности, фиксации отдельных видов доходов в отчете 6-НДФЛ чрезвычайно важны. И понятно, что ошибки и недочеты легче исправлять в электронном расчете, что позволит избежать штрафных санкций и быстрее реагировать на запросы ИФНС о предоставлении пояснений, а также быстрее подать уточненный расчет в случае обнаружения ошибок.


Сдать отчет по форме 6-НДФЛ помогут программные средства «Такском».

С помощью «Онлайн-Спринтера» можно подготовить и отправить отчётность в ФНС с любого компьютера из любой точки мира.

«Доклайнер» — это решение для работы одного или нескольких бухгалтеров и сдачи отчетности в государственные органы.

«1С-Спринтер» — представление отчетности в ФНС, не выходя из программы «1С:Предприятие 8». Дата публикации: 13.10.2016