Новые форматы электронных документов

Екатерина Колесникова, советник государственной гражданской службы РФ 3 класса.

Специально для компании «Такском».

Развитие электронного документооборота идет полным ходом и не только среди участников бизнеса, но и во взаимодействии с налоговыми органами. В письме от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315 представители ФНС России отметили, что развитие электронного документооборота с налогоплательщиками является одним из приоритетных направлений деятельности службы. В этой связи ограничение налогоплательщиков в возможности представлять документы в электронной форме недопустимо. А в письме ФНС России от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577 сказано, что представление документов в электронном виде является наиболее предпочтительным из всех способов.

Заметим, большая часть организаций уже давно представляет бухгалтерскую и налоговую отчётность исключительно в электронном виде и не может отрицать эффективности и экономичности данного способа. Следующим этапом оптимизации работы ФНС с налогоплательщиками является налаживание процесса представления в налоговые органы отчётности в электронном виде.

Представление документов в электронном виде в налоговый орган

Нормы истребования налоговым органом документов у налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) установлены в ст.93 НК РФ, по контрагенту или иному лицу, располагающим документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого, приведены в ст.93.1 НК РФ.

При этом, если истребуемые у налогоплательщика документы в рамках ст.93 и ст.93.1 НК РФ составлены в электронной форме по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (далее  ТКС), либо через личный кабинет налогоплательщика. Заметим, представление документов в электронной форме допускается только в том случае, когда они составлены по форматам, утвержденным ФНС России.

Одновременно допускается, что ваша компания может обмениваться со своими контрагентами электронными документами по иным форматам, отличным от тех, которые утверждены ФНС России. Однако, в этих форматах вы не сможете представить документы в налоговую инспекцию по её требованию, их попросту не примут. Соответственно, электронные документы, составленные по форматам, отличным от форматов ФНС России, будут представляться в случае их истребования налоговым органом в виде заверенных копий на бумаге с отметкой о подписании документов электронной подписью. Дабы избежать подобных неудобств и не делать двойной работы, лучше всегда применять в своей работе только те форматы электронных документов, которые утверждены соответствующими нормативно-правовыми актами.

В настоящей статье основной акцент делается на представлении именно электронных документов, а не их сканированных копий, подача которых предусмотрена Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Перечень документов, представление которых возможно в виде сканированных копий, является исчерпывающим и включает: договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения); спецификации (калькуляции, расчеты) цену (стоимость); акты приёмки-сдачи работ (услуг); счета-фактуры, в том числе корректировочные; товарно-транспортные накладные; товарные накладные (ТОРГ-12); грузовые таможенные декларации/транзитные декларации, в том числе добавочные листы к ним.

Чем формат отличается от формы первичного документа

В свете всех нововведений, связанных с расширением электронного документооборота, необходимо отметить, в чём заключается принципиальная разница между форматом представления электронного документа и его формой. Ведь формы первичных учетных документов, в том числе в электронном виде, в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» определяются руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учёта. При этом первичные учётные документы в электронной форме могут подтверждать факты финансово-хозяйственной деятельности организации для целей бухгалтерского учёта и налогообложения только в тех случаях, когда информация в электронном виде, подписанная электронной подписью по правилам, установленным Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

В отличие от формы формат электронного документа утверждается приказом ФНС России и представляет собой закодированную текстовую информацию, которая отвечает за распределение и представление данных в электронном документе и имеет тип расширения «XML». Можно сказать, что формат документа — это его «начинка», тогда как форма — его «лицевая сторона».

При формировании ответа на требование о представлении документов совместно с xml-файлами счёта-фактуры, документа о передаче товара и документа о передаче результатов выполненных работ (оказанных услуг), налогоплательщиком должны передаваться также подтверждающие их файлы электронной подписи (тип расширения — sgn). Xml-файлы и соответствующие им файлы подписи sgn следует выгружать из той программы, в которой ведется электронный документооборот с контрагентами (например, продукты компании «Такском»). Остальные документы, которые можно направлять в описи в виде xml-файлов (книга покупок, книга продаж, журнал полученных и выставленных счетов-фактур, дополнительный лист книги покупок, дополнительный лист книги продаж), передаются без файлов электронной подписи.

Форматы утверждены законодательством

Электронные форматы счетов-фактур, журнала учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, дополнительных листов к ним известны нам с того момента, как вышел Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, который применялся с 23.05.2012 и утратил силу 13.04.2015 в связи с изданием Приказа ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@.

Форматы первичных документов представлены нам с 21.03.2012 , в соответствии с Приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ (изменён в редакции от 02.02.2015). Этим приказом были утверждены форматы электронных товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приёмки-сдачи работ (услуг). Однако, небезызвестно, что с 2013 года Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ определение названия и состава показателей первичных учётных документов, а также форм их представления возложено на руководителя экономического субъекта. В связи с изменениями законодательства утверждение ФНС России форматов и форм первичных учётных документов из альбомов унифицированных форм, утративших обязательность применения, стало не актуальным.

На законодательном уровне уже давно велась работа по приведению форматов электронных документов в соответствие с современными требованиями. «Модернизированные» форматы накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ представлены нам в конце 2015 года в соответствии с Приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Как заявили в ФНС России старые форматы накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ будут действительны на протяжении всего 2016 года. Таким образом, у участников электронного документооборота хватит времени на освоение новых форматов и перенастройку информационных систем компаний для работы с ними.

Новые форматы представления документов о передаче товаров, работ, услуг, действующие с 01.01.2016

Приказы ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, утвердившие новые форматы документов (далее — новые форматы), призваны расширить сферу применения электронного документооборота. Теперь перечень документов, которые налогоплательщики в соответствии с п. 7 ст. 80 и п. 2 ст. 93 НК РФ могут представлять в налоговые органы по ТКС в рамках процедур истребования или вместе с налоговой декларацией, значительно увеличен.

Формат, утверждённый Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, описывает требования к xml-файлам передачи по ТКС первичного учётного документа, оформляющего приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений, регулируемых главой 30 ГК РФ «Купля-продажа». Такой электронной «накладной» можно оформлять передачу любых видов ценностей одного хозяйствующего субъекта другому. Документ о передаче товара представляет собой два файла. Один содержит сведения продавца о сделке и электронную подпись уполномоченного лица. Второй — идентификационные сведения о первом файле, информацию о сделке со стороны покупателя, а также электронную подпись уполномоченного лица.

В свою очередь, формат, утвержденный Приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@, описывает требования к хml-файлам передачи по ТКС первичного документа в электронной форме, оформляющего приёмку-передачу результатов выполненных работ (оказанных услуг). Он тоже состоит из двух файлов. В одном содержится информация исполнителя: сведения передающей стороны о сделке и электронная подпись. В другом — идентификационные сведения о файле исполнителя, данные о сделке со стороны заказчика и его электронная подпись. При этом новым форматом предусмотрена ситуация, в которой возникает необходимость исходя из условий сделки, либо по причине разбирательств с контрагентом в формировании одностороннего акта. В этом случае в электронном документе будет только один файл с квалифицированной электронной подписью отправляющей стороны.

Новые форматы содержат реквизиты, которые были и в ранее рекомендованных форматах, и отвечают требованиям, установленным Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ к первичным документам. При этом новые форматы отличаются гибкостью в своём использовании за счёт наличия в них свободных информационных полей, которые организация может заполнять по собственному усмотрению.

Так называемые свободные поля могут заполняться организациями любыми дополнительными реквизитами (50 символов), позволяющими учитывать специфику оформляемой операции, а также значениями этих реквизитов (2000 символов). Кроме того, налогоплательщикам предоставляется возможность включения в первичный учетный документ отдельного файла любой структуры и вида, позволяющего отразить в документе более полную информацию о факте хозяйственной жизни.

Кроме того, в новых форматах можно формировать различные версии документа с учетом сделанных исправлений. И ещё один плюс новых форм — это возможность изменять наименование типа электронного документа. Например, вместо «Акта выполненных работ» можно написать тип документа «Акт приёма-передачи результата работ», форма которого разработана в организации.

Как и прежние форматы, установленные для первичных документов (накладных ТОРГ-12 и актов приёмки-сдачи работ), новые форматы лишь рекомендованы нам к применению в работе, а их утверждение не требует их обязательного использования. Иначе говоря, организации могут обмениваться документами в любых форматах, в том числе и разработанных самостоятельно. Но, ещё раз хочу отметить, что будет целесообразнее использовать рекомендованные ФНС России форматы, поскольку такие электронные документы можно будет передавать в налоговую инспекцию по требованию о представлении документов без лишних трудозатрат.

Новый формат первичного документа, включающего в себя счёт-фактуру

Приказом ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@ утверждён формат счёта-фактуры и формат представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), включающего в себя счёт-фактуру, в электронной форме.

При этом, утверждённый формат имеет различные варианты документального оформления факта финансово-хозяйственной жизни организации:

Вариант № 1.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией счёта-фактуры, используемого при расчётах по налогу на добавленную стоимость, представляет собой файл обмена от продавца и содержит сведения, предусмотренные для счетов-фактур соответствующими нормативно-правовыми документами. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур.

Вариант № 2.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией счёта-фактуры, используемого при расчётах по налогу на добавленную стоимость, и документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей сторон. Документ включает:

  • файл обмена для представления информации продавца, включающий в себя счёт-фактуру, применяемый при расчётах по налогу на добавленную стоимость, а также дополнительные сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки. Файл подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на подписание счетов-фактур, а также электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности со стороны передающего субъекта;
  • файл обмена для представления дополнительной к счёту-фактуре информации покупателя в виде сведений принимающей стороны по оформляемой сделке. Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной деятельности со стороны принимающего субъекта.

Вариант № 3.
Счёт-фактура с дополнительной информацией с функцией документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документ об оказании услуг), результатом которых является изменение финансового состояния передающей и принимающей сторон. Документ включает:

  • файл обмена для представления информации продавца, включающий в себя сведения передающей стороны об участвующих в сделке экономических субъектах, предмете сделки и иных существенных обстоятельствах оформляемой сделки в структуре файла обмена счёта-фактуры (информации продавца). Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны передающего субъекта;
  • файл обмена для представления дополнительной к информации продавца информации покупателя в виде сведений принимающей стороны по оформляемой сделке. Файл подписывается электронной подписью лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни со стороны принимающего субъекта. Данный файл может отсутствовать, если в соответствии с гражданским законодательством составление двустороннего документа не требуется.

Следовательно, в зависимости от своего назначения набор обязательных реквизитов xml-файла документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) будет разным.

Для составления счёта-фактуры это будет файл обмена со сведениями, предусмотренными Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 и ст. 169 НК РФ, подписанный уполномоченным лицом. При этом ощутимых отличий с действующим в соответствии с Приказом ФНС России от 04.03.2015г. № ММВ-7-6/93@ форматом счёта-фактуры в электронном виде нет.

Для составления первичного документа файл будет содержать реквизиты, заданные требованиями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, и состоять из двух файлов обмена с информацией об экономических субъектах, участвующих в ней, и о предмете сделки. Один титул будет подписываться ответственным лицом за оформление факта хозяйственной деятельности с отправляющей стороны, другой — ответственным с принимающей.

Для составления подобного универсального документа, который объединяет в себе функции счёта-фактуры и первичного документа, файл должен состоять из двух файлов обмена и содержать обязательные реквизиты обоих документов.

Таким образом, к настоящему моменту у организации имеется полный набор форматов документов для оформления в электронном виде любой ситуации её финансово-хозяйственной деятельности, связанной с передачей товаров, работ, услуг, имущественных прав от одного хозяйствующего субъекта другому. Форматы разработаны для всех документов, которые наиболее часто запрашиваются налоговыми органами у налогоплательщиков, что в конечном итоге приводит к оптимизации процесса работы между ними.

Обмениваться электронными документами с контрагентами намного быстрее, чем бумажными. Их удобно хранить, искать и представлять по требованию ФНС. Узнайте о преимуществах использования электронного документооборота для вашей компании.

Дата публикации: 24.05.2016