Ежемесячная отчетность в ПФР с апреля 2016 года

Шестакова Е.В.
Генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»,
кандидат юридических наук, специально для компании «Такском»

В 2016 году компании и предприниматели столкнулись с двумя новыми формами отчетности – это отчетность 6-НДФЛ и отчетность в ПФР по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах». Форма, представляемая в Пенсионный фонд с апреля 2016 года, является ежемесячной. Рассмотрим особенности заполнения данной формы в  статье.

Кто должен сдавать ежемесячную отчетность в ПФР?

Фактически обязанность по представлению ежемесячной отчетности распространяется на всех работодателей, производящих выплаты физическим лицам. Введение новой формы призвано контролировать выплаты работающим пенсионерам, поскольку для таких пенсионеров с 2016 года не будет производиться индексация пенсий.

В конце прошлого года были внесены соответствующие изменения в статью 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».

«Страхователь ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчётным периодом – месяцем, представляет о каждом работающем у него застрахованном лице (включая лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации о страховых взносах начисляются страховые взносы) следующие сведения:

  1. страховой номер индивидуального лицевого счёта;
  2. фамилию, имя и отчество;
  3. идентификационный номер налогоплательщика».

Подать первый раз отчетность будет необходимо не позднее 11 мая 2016 года.
Пример заполнения сведений о застрахованных лицах.

При заполнении сведений необходимо проверить персональные данные работника. Напомним, что для того чтобы использовать персональные данные работника, необходимо его согласие. В соответствии со ст. 88 ТК РФ передача персональных данных работника третьей стороне без письменного согласия указанного работника не разрешается, за исключением предусмотренных законом случаев. Соответственно, для передачи персональных данных необходимо письменное согласие работника. 
Кроме того, необходимо проверить правильность заполнения всех данных. Например, у работника произошла смена имени или фамилии, в этом случае в сведения, подаваемые в Пенсионный фонд необходимо также внести изменения. Если работник меняет фамилию в связи с вступлением в брак, то документами, свидетельствующими о перемене им фамилии, будут:

  • свидетельство о заключении брака;
  • новый паспорт.

Если же работник,  состоящий в браке под своей фамилией, решит переменить фамилию на фамилию супруга (что разрешено делать как при вступлении в брак, так и позднее, уже будучи в зарегистрированном браке), то документами, свидетельствующими о перемене работником фамилии, будут:

  • свидетельство о перемене имени;
  • новый паспорт.

Также необходимо внести изменения в свидетельство СНИЛС. Работник может обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства (п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).

В отношении ИНН при изменении фамилии, имени, отчества, пола, даты рождения, места рождения физическому лицу, имеющему Свидетельство, а также в случае утраты физическим лицом Свидетельства новое Свидетельство о постановке на учет физического лица с указанием в нем присвоенного ранее ИНН выдается (направляется заказным письмом) налоговым органом по месту жительства физического лица на основании Заявления о постановке на учет, представленного в установленном порядке (Приказ Минфина России от 05.11.2009 № 114н «Об утверждении Порядка постановки на учет, снятия с учета в налоговых органах российских организаций по месту нахождения их обособленных подразделений, принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортных средств, физических лиц – граждан Российской Федерации, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента»).

Обратите внимание

Следует обратить внимание на некое противоречие. С одной стороны, ИНН работодатель при приеме на работу просить не обязан. К обязательным документам, которые необходимо предъявлять работнику, согласно статье 57 ТК РФ, относятся следующие:

  • паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
  • трудовая  книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
  • страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
  • документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  • справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел.

В этот перечень ИНН не входит. 
С другой стороны, в требованиях к новой отчетности ИНН является обязательным. Но работодателю не обязательно запрашивать ИНН у работника, в настоящее время на сайте налогового органа работает бесплатный сервис «Узнай ИНН», на котором можно узнать ИНН, имея информацию о паспорте работника. Ведь фактически ИНН присваивается каждому гражданину автоматически.
Вышеуказанные данные при подаче новой формы отчетности рекомендуется перепроверить, поскольку за представление недостоверных сведений предусмотрен штраф в размере 500 рублей на каждого работника. При этом минимальная сумма штрафа составляет не менее 2000 рублей.

Как сдавать отчетность в ПФР в 2016 году?

Отчетность можно представить как на бумажном носителе, так и в электронном виде. 
Так, в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, должны быть представлены расчеты плательщиков страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек (ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ о страховых взносах).
Если в компании работает менее 25 человек, то отчетность можно подать на бумажном носителе. 

Сроки сдачи отчетности в ПФР в 2016 году 

Расчет подается в следующие сроки:

  • Расчет в форме электронного документа – не позднее 20-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом;
  • Расчет на бумажном носителе –  не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом.
    Поскольку порог для сдачи отчетности в электронном виде небольшой, то лучше сдавать отчетность заранее.

Что делать со старыми формами?

К сожалению, старые формы не отменяются, то есть их также нужно сдавать.
Сведения по персонифицированному учету, предусмотренные пунктом 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», отражаются вразделе 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» формы РСВ-1.
Заполненный раздел 6 формируется в пачки документов. В каждой пачке количество документов не может превышать 200 штук (абз. 2 п. 33 Порядка заполнения формы РСВ-1 ПФР).
Кроме того, действуют также формы персонифицированного учета:

  • форма СЗВ-6-4 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица»;
  • форма АДВ-6-5 «Опись документов сведений о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица»;
  • форма АДВ-6-2 «Опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР».

Форма СЗВ-6-4 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица».
Форма заполняется на каждого сотрудника. В ней отражаются следующие сведения за последние три месяца отчетного периода:

  1. суммы выплат и вознаграждений;
  2. суммы выплат, на которые начислены взносы по дополнительному тарифу;
  3. суммы страховых взносов, которые начислены с базы в пределах установленного лимита, а также суммы взносов, фактически уплаченных в последние три месяца отчетного периода, даже если они были начислены в предыдущие периоды;
  4. периоды работы, которые:
    • включаются в страховой стаж;
    • влияют на досрочное назначение трудовой пенсии.

Особенности сдачи ежемесячной отчетности в ПФР 2016

При сдаче ежемесячной отчетности в Пенсионный фонд необходимо учитывать следующие особенности, о которых говорит ПФР.
Во-первых, необходимо подавать сведения не только на штатных работников. Страхователь ежемесячно не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, представляет сведения о каждом работающем у него застрахованном лице. Данные сведения должны включать сведения о лицах, которые заключили договора гражданско-правового характера. При этом на сумму вознаграждений начисляются страховые взносы в соответствии с законодательством Российской Федерации о страховых взносах. (<Информация> ПФ РФ <О введении новой формы отчетности по персонифицированному учету с 1 апреля 2016 года>).
Во-вторых, введение ежемесячной отчетности связано с тем, что работающие пенсионеры будут получать страховую пенсию и фиксированную выплату к ней без учета плановых индексаций. Чтобы избавить пенсионеров от необходимости подтверждать факт увольнения, для работодателей вводится ежемесячная отчетность (<Информация> ПФ РФ от 20 января 2016 года).
В-третьих, отчетность необходимо готовить заблаговременно, поскольку сдача первой отчетности выпадает на майские праздники.
В заключение необходимо отметить, что конечно, введение новой отчетности всегда неприятно для работодателей, поскольку потребует дополнительных усилий. Вместе с тем, форма не так сложна, в ней содержится не так много данных, однако все работодатели должны провести проверку предоставляемых данных во избежание штрафных санкций. 


Подробнее о том, как сформировать и отправить отчетность в ПФР читайте в инструкциях для пользователей «Такском-Доклайнера», «Референта» или «Онлайн-Спринтера».

Дата публикации: 13.05.2016