Новый документооборот при переходе на онлайн-кассы

Шестакова Е.В.

Генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»,
кандидат юридических наук

Специально для компании «Такском»

В прошлом году были внесены серьезные поправки в законодательство о контрольно-кассовой технике (Федеральный закон от 03.07.2016 № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" и отдельные законодательные акты Российской Федерации»). И многие уже прошли через ряд организационных изменений в работе: замена контрольно-кассовой техники или ее модернизация, приобретение программного обеспечения, выбор оператора фискальных данных. Однако стоит задуматься и о том, что документооборот при применении ККТ также поменяется и значительно

Электронный документооборот при регистрации ККТ

Все, кто уже приобрели кассы нового образца или модернизировали старые, знают, что для работы мало приобрести ККТ, нужно зарегистрировать ее в налоговом органе.

Сделать это можно, придя в отделение ФНС или, что гораздо удобнее, с помощью электронных документов на сайте налоговой службы.

Для этого нужно воспользоваться разделом Личного кабинета на сайте ФНС или Личным кабинетом ОФД «Такском», в котором теперь также можно зарегистрировать контрольно-кассовую технику.

Для регистрации ККТ необходимо заполнить в Личном кабинете требуемые формы и подписать их сертификатом электронной подписи.

В заявлении о регистрации контрольно-кассовой техники должны быть указаны основные сведения об организации и регистрируемом кассовом аппарате, включая заводские номера ККТ и фискального накопителя.

На основании заполненных данных налоговый орган присваивает кассовому аппарату регистрационный номер и присылает его налогоплательщику.

Данный номер вводится в фискальный накопитель, формируется отчет о фискализации и направляется в ФНС. На основании данных отчета налоговый орган формирует регистрационную карточку.

То есть с вступлением в силу 54-ФЗ весь цикл взаимодействия с ФНС при регистрации ККТ теперь возможен полностью в электронном виде. Всю процедуру регистрации или перерегистрации ККТ можно совершить, не посещая инспекцию, что очень удобно для тех, кто находится достаточно далеко от районных отделений ИФНС.

Изменение договорных отношений при использовании кассы

Если ранее при использовании контрольно-кассовой техники необходимо было в обязательном порядке заключить договор с центром технического обслуживания, то в настоящее время возможно работать без такого договора. Необходимо только решить, кто будет осуществлять гарантийный ремонт и осуществлять техническую поддержку модели ККТ.

Но при этом новым обязательным документом является договор с оператором фискальных данных.

Договор на обработку фискальных данных является публичным и должен содержать следующие обязательные условия:

  • размер, условия и порядок оплаты услуг, предоставляемых оператором фискальных данных;
  • срок действия договора;
  • порядок расторжения договора.

Оператор фискальных данных уведомляет уполномоченный орган о заключении или расторжении договора на обработку фискальных данных с указанием следующих сведений:

  • полное наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя-пользователя;
  • идентификационный номер налогоплательщика пользователя;
  • регистрационный номер каждого экземпляра модели контрольно-кассовой техники и заводской номер каждого экземпляра модели контрольно-кассовой техники;
  • заводской номер каждого экземпляра модели фискального накопителя;
  • дата заключения договора;
  • срок действия договора или дата расторжения договора.

Заключить договор с ОФД «Такском» можно ровно за пять минут с помощью  ключа электронной подписи. Если у вас нет ключа электронной подписи, вы всегда можете приобрести его в Удостоверяющем центре «Такском» или заполнить, распечатать и заверить обычной подписью и печатью Заявление о заключении Договора на обработку фискальных данных.

Новые кассовые чеки

Кассовый чек является основным первичным документом, который образуется при использовании ККТ. С другой стороны, чек является подтверждением сделки купли-продажи. Например, в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 15.11.2016 № 10АП-8587/2016 по делу № А41-3434/15 суд установил, что факт оплаты покупателем стоимости товара по договору розничной купли-продажи подтверждается чеками. К данному документу также предъявляются законодательные требования. Новые чеки теперь содержат максимально полную информацию о совершенных расчетах. Так, чек теперь в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:

  • наименование документа;
  • порядковый номер за смену;
  • дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
  • наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя-пользователя;
  • идентификационный номер налогоплательщика-пользователя;
  • применяемая при расчете система налогообложения;
  • признак расчета;
  • наименование товаров, работ, услуг;
  • сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
  • форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
  • должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
  • заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
  • фискальный признак документа;
  • адрес сайта уполномоченного органа в сети «Интернет», на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
  • номер смены;
  • фискальный признак сообщения.

К новым особенностям документооборота относится возможность покупателя получать и хранить чеки в электронном виде, а также возможность проверять чеки в режиме онлайн. При этом сам покупатель при необходимости может отправить жалобу в ФНС в случае, если чек нельзя отследить в системе.

Отмена применения дополнительных кассовых документов

При использовании касс нового образца отпадает необходимость ведения ранее утвержденных документов, которые были разработаны еще Госкомстатом:

  • Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4),
  • Справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6).
  • Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (форма КМ-1).
  • Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма КМ-2).
  • Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма КМ-3).
  • Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (форма КМ-7).

По мнению Минфина, постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ, и поэтому оно не относится к законодательству Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники, и, следовательно, не подлежит обязательному применению (Письмо ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ «О направлении разъяснений»).

После перехода на онлайн-кассы перечисленные формы первичных учетных документов, применяемых для кассового учета, заполнять необязательно, так как новая ККТ будет в онлайн-режиме передавать сведения о выручке организации через оператора фискальных данных в ФНС России. Теперь все данные о совершенных операциях хранятся в течение пяти лет в памяти фискального накопителя, у оператора фискальных данных и в Федеральной налоговой службе.

Таким образом, с переходом на онлайн-кассы у компаний снизятся трудозатраты, связанные с оформлением лишних документов.

Можно смело сказать, что все изменения в документообороте при применении ККТ полностью отвечают последним мировым тенденциям перехода на электронную систему документации.


Больше информации о переходе на новый порядок применения контрольно-кассовой техники, ответы на часто задаваемые вопросы, расписание семинаров и вебинаров с экспертами в сфере ККТ и представителями ФНС, а также условия сотрудничества, можно найти на сайте ОФД «Такском».

Дата публикации: 08.09.2017