Электронная отчётность для упрощенцев: в чём плюсы и минусы

Шестакова Е.В.
Генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»,
кандидат юридических наук
Специально для компании «Такском».

Сегодня электронная отчётность всё больше входит в нашу жизнь. Вместе с тем, многие сомневаются в том, что нужно переходить на электронный документооборот.

Для некоторых сохраняется многолетняя привычка работать с бумажными документами, а другие просто не задумывались о плюсах электронной отчетности. Однако в бизнесе всегда нужно оценить и плюсы и минусы, чтобы принять правильное решение.

Плюсы электронной отчётности для упрощенцев

Для некоторых компаний и предпринимателей электронная отчетность предусмотрена законодательно.

Во-первых, это случаи, когда «упрощенец» выступает налоговым агентом по НДС, ведь отчётность по НДС требует именно электронного формата. Напомним, что «упрощенцы» будут выступать в качестве налоговых агентов по НДС в случаях, если:

  • «упрощенцы» приобретают товары, местом реализации которых является территория РФ у иностранных компаний или предпринимателей, которые не имеют регистрации в российских налоговых органах;
  • комиссионеры (агенты), применяющие УСН, от своего имени приобретают для комитента (принципала) товары (работы, услуги), имущественные права и составляют для указанных лиц счета-фактуры;
  • малые предприятия и предприниматели арендуют или покупают федеральное или муниципальное имущество, а также продают конфискованное имущество.

Во-вторых, к случаям обязательной подачи электронной отчётности относится случай подачи отчётности в фонды, если численность превышает 25 человек. А если численность компании превышает 100 человек, то и налоговые декларации нужно подавать в электронном виде. Но вот новую форму отчётности 6-НДФЛ необходимо представлять в электронном виде, если производятся выплаты физическим лицам, а численность организации или работников предпринимателя превышает 25 человек.

Если говорить о тех микропредприятиях и индивидуальных предпринимателях, у кого работает менее 25 человек, то следует учитывать следующие плюсы перехода на электронную отчётность.

Первым плюсом является быстрота не только сдачи отчётности, но и проведения сверок взаиморасчетов. Как говорится, «время — деньги». И конечно, многие не понаслышке знают об очередях на почте в период сдачи отчётности, а также проблемы сдачи отчётности, когда из-за неправильной цифры или запятой инспектор отказывается принимать отчётность непосредственно в налоговом органе.

Кроме того, перед подачей отчётности в электронном виде существует возможность её проверить на наличие ошибок, что снижает риски представления пояснений в налоговый орган, а также фонды. Программное обеспечение просто не пропустит отчётность с техническими ошибками, что позволяет снизить всякого рода ошибки «по неосторожности», а также ошибки, связанные с несоблюдением формата отчётности. Например, многие «упрощенцы» сталкивались с проблемой представления не машиночитаемой декларации и в ответ получали требование сдать отчётность в другом формате. А между тем переписка с налоговыми органами и фондами отнимает достаточно много времени..

Вторым плюсом является возможность сдачи отчётности без привязки к конкретному местоположению генерального директора или предпринимателя, а также независимо от графика работы налогового органа или почты. Представим себе ситуацию: предприниматель уехал на переговоры за рубеж и забыл заранее сдать отчётность. Что делать в этом случае? Необходимо поручить сдать отчётность на бумажном носителе ответственному работнику, имеющему соответствующие полномочия, например, доверенность. Или можно отправить отчётность из любой точки планеты в любое удобное время.

Конечно, бывают разные случайности: и сбои программного обеспечения, и проблемы с Интернетом, но в целом ряде случаев при отправке отчётности в электронном виде, суды встают на сторону компаний, указывая, что в этом случае отсутствовала вина компании. В качестве примеров такой судебной практики можно назвать, например, Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 27.10.2014 по делу № А27-3495/2014, оставленное без изменения Определением Верховного Суда РФ от 03.03.2015 № 304-КГ14-6801. В данном решении суд указал, что вина общества в совершении правонарушения не доказана, имел место технический сбой при передаче информации на почтовый сервер. Аналогичный вывод сделан в Постановлении ФАС Московского округа от 21.05.2012 по делу № А40-12200/11-144-121, в котором суд признал, что общество предприняло необходимые меры для представления отчетности в срок, при этом вина общества в несвоевременном представлении отчётности отсутствует. Технический сбой всегда легче доказать, чем невозможность отправки отчетности на бумажном носителе.

Третьим положительным моментом является оперативность и точность обработки информации. В отличие от бумажной отчётности подобная информация обрабатывается в автоматическом режиме, а камеральная проверка будет проводиться в более короткие сроки. И как результат, налогоплательщик может получить информацию об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом мгновенно. Для чего это нужно? Целый ряд компаний, являющиеся субъектами малого предпринимательства, участвуют в тендерах, госзакупках и муниципальных закупках. А для этого необходимо представление справок об отсутствии задолженности по налогам и сборам. Электронная отчетность и сверка по налогам и сборам позволяют оперативно получать ту или иную информацию, не обращаясь по нескольку раз в налоговый орган.

Четвёртый плюс — это возможность быстрого поиска отчётности за любой период. Кто-то сдаёт отчётность и сразу же забывает о ней, однако часто необходимо вернуться к прошедшему периоду, например, при планировании работы компании на будущее, при подготовке возражений на акт налоговой проверки или при ответах на требование налогового органа. Кроме того, при проведении финансового анализа также необходимо оценить отчётность за прошлые периоды. И в этом плане не очень удобно пересматривать папки с бумажными документами, искать долго в компьютере отсканированные копии документов или не подписанные проекты деклараций, ведь проект документа может отличаться от той версии, которую вы направили в налоговый орган или фонд, а такие различия вызовут дополнительные вопросы. Все гораздо проще с электронной отчётностью, которая хранится на сервере, всегда можно оперативно найти тот отчёт, который был представлен.

Пятый плюс заключается в сохранении большей конфиденциальности, поскольку за подготовку и отправку отчётности отвечает один человек, который имеет электронные ключи, доступ к бухгалтерской программе, а конфиденциальная информация не получает разглашения. В случае с отчётностью на бумажных носителях очень часто отправкой отчётности занимаются курьеры, стажёры и другие люди, которые могут разгласить очень важные для компании или предпринимателя сведения, такие как: данные о доходах, чистой прибыли или убытках, которые могут стать достаточно серьёзными проблемами в будущем. В этой связи данные финансовой отчётности очень важно держать втайне от случайных не посвященных лиц, и именно этой цели способствует электронная отчётность.

Шестой плюс состоит в том, что можно оперативно устранить ошибку, не нужно еще раз бегать на почту или в налоговый орган, достаточно исправить ошибку и быстро отправить отчётность по электронным каналам. Ведь всегда хочется быстрее исправить свою ошибку и не допускать её вновь.

Конечно, нельзя забывать и о некоторых минусах электронной отчётности.

Минусы электронной отчётности для упрощенцев

Как и любой процесс, электронная отчетность имеет и некоторые минусы.

Первым минусом, который пугает «упрощенцев», являются дополнительные расходы. Конечно, в условиях кризиса все пытаются сэкономить и дополнительные расходы всегда оцениваются с критической стороны. Однако в настоящее время дополнительные расходы не столь значительны, ведь сегодня можно найти предложение, соответствующее критериям «цена — качество», а кроме того, электронная отчётность экономит время.

Вторым минусом является необходимость обучения сотрудников. Что-то новое и не понятное всегда вызывает дополнительные вопросы, сложности, ведь если даже очень хороший бухгалтер в сельской местности или в маленьком городе никогда не сталкивался с электронной отчётностью, то сразу перестроиться достаточно сложно. Понимая это разработчики программного обеспечения делают электронные формы для заполнения отчётности максимально похожими на уже привычные бумажные, а интерфейс простым и дружелюбным. Также многие из них оказывают круглосуточную техническую поддержку по вопросам пользователей и размещают полезную информацию по изменениям законодательства на сайте компании.

Конечно, взвесить плюсы и минусы должно руководство, возможно найдется и больше плюсов или минусов в конкретной ситуации с учётом и количества работников и специфики работы. Но неизбежно как новые мобильные телефоны, компьютеры и программы когда-нибудь электронная отчётность придёт к каждому из нас, рано это произойдёт или поздно — решать вам.

В учебном центре «Такском» можно дистанционно или очно научиться отправлять отчётность через Интернет, проводить сверку с ФНС и представлять истребуемые документы с помощью программных средств «Такском».

Дата публикации: 25.05.2016