Налоговые споры в отношении бумажных документов или чем полезнее электронный документ?

Шестакова Е.В.
Генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»,
кандидат юридических наук
Cпециально для компании «Такском»

Многие компании и предприниматели по старинке отправляют отчетность на бумажных носителях. Но при этом у компании возникает больше рисков при представлении в ИФНС бумажных документов. И вот почему.

Декларации, поданные на бумажных носителях, не считаются поданными

В соответствии с пунктом 5 статьи 174 НК РФ налогоплательщики, в том числе являющиеся налоговыми агентами, обязаны представить в налоговые органы по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию по НДС по установленному формату в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота в срок не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом.

Даже если компания или предприниматель только зарегистрированы, то представленный расчет по почте не будет считаться направленным в налоговый орган.

Сложилась отрицательная судебная практика, которая говорит о том, что если законодательно предусмотрена обязанность по направлению декларации в электронном виде, то представить ее на бумажном носителе уже нельзя.

В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 15.08.2016 № Ф05-11459/2016 по делу № А40-168230/2015 суд указал, что поскольку налогоплательщик обязан был представить декларации в электронном виде, то представленные декларации на бумажном носителе не считаются поданными. Аналогичный вывод сделан в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.08.2016 № 09АП-30292/2016-АК по делу № А40-24922/16. Суды исходят из того, что налогоплательщики, обязанные в силу пункта 3 статьи 80 НК РФ представлять декларации только в электронной форме по ТКС, при направлении или представлении деклараций по почте на бумажном носителе данные декларации не будут считаться представленными в налоговый орган, что дополнительно подтверждается положениями пункта 5 статьи 174 НК РФ, в которых прямо предусмотрено, что «при представлении налоговой декларации по НДС на бумажном носителе в случае, если настоящим пунктом предусмотрена обязанность представления налоговой декларации (расчета) в электронной форме, такая декларация не считается представленной».

Сложности внесения исправлений в декларацию на бумажном носителе

Если декларация, первичный документ составлены в бумажном виде, то в такую декларацию достаточно сложно внести исправления. Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, а также двусторонняя печать декларации на бумажном носителе и скрепление листов декларации, приводящее к порче бумажного носителя. Каждому показателю декларации соответствует одно поле, состоящее из определенного количества знакомест. В каждом поле указывается только один показатель.

Фактически, если вы заметили ошибку, ее нужно исправить в декларации или расчете и распечатать заново документ.

Кроме того, если будет в дальнейшем замечена ошибка, придется снова распечатывать, подписывать декларацию и подавать лично в налоговый орган или направлять по почте. При этом ошибки придется искать самостоятельно, а вот электронный документооборот предусматривает выявление и исправление технических ошибок.

Могут возникнуть и споры в отношении подачи первичных и уточненных деклараций на бумажных носителях, если бухгалтерия ведется на аутсорсинге. Ведь в этом случае не всегда понятно, кто должен обеспечить хранение документов. В Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.07.2016 № 19АП-2695/2016 по делу № А64-5556/2015 суд рассматривал налоговый спор, при котором услуги по подаче деклараций оказывала аутсорсинговая компания, которая не брала на себя обязанности хранить представленные налогоплательщиком бумажные экземпляры налоговых деклараций.

А вот в случае с электронном документооборотом всегда останется подтверждение подачи и приема первичной и уточненной декларации.

Привлечение к ответственности за непредставление истребуемых документов

Согласно статье 93.1 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), эти документы (информацию). Но понятно, что требование, направленное на бумажном носителе, может затеряться на почте или  не быть передано по назначению руководителю компании. Кроме того, понятно, что не всегда возможно оперативно ответить и направить документы, что влечет штрафные санкции.

Очень частым основанием для споров с налоговой является спор о том, что документы не были представлены налогоплательщиком в срок. В качестве примера подобного спора можно назвать Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 24.03.2016 № Ф08-1325/2016 по делу № А25-1548/2015.

Необходимость заверения копий документов на бумажных носителях

В случае необходимости представления в налоговый орган документов, при представлении документов на бумажных носителях потребуется проделать дополнительную работу: сделать копии документов, правильно их заверить.

Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Конечно,  нотариального заверения документов, которые инспекция может запросить в ходе выездной проверки, не требуется (Письмо Минфина России от 07.12.2009 № 03-04-05-01/886).

Но важно соблюдать порядок заверения бумажных документов. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется заверительная надпись «Верно», указывается должность лица, заверившего копию, приводятся его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), ставится дата заверения (пункт 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).

Одновременно существуют требования к прошивке документов.

При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:

  • сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;
  • все листы в сшиве прошиваются на 2-4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40-60 мм на 40-50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2-2,5 см;
  • на бумажной наклейке проставляется заверительная надпись, в которой указывается количество (арабскими цифрами и прописью) пронумерованных листов. Заверительная надпись подписывается руководителем или иным представителем организации с указанием его фамилии и инициалов, должности, даты подписания;
  • заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения (Письмо Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»).

А дополнительные требования, как известно, могут привести к дополнительным рискам и дополнительным ошибкам.

При представлении документа в электронном виде риски отсутствуют, поскольку какой-то определенный порядок заверения документов в электронном виде не установлен. Соответственно и снижаются риски судебных споров.

При представлении документов на бумажных носителях возможны споры в отношении правильности заверения, и суд может согласиться с ИФНС в том, что документы не заверены надлежащим образом. В Постановлении ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 по делу № А41-18214/08 судом установлено, что заявителем представлена была в налоговый орган и в материалы дела подшивка документов, содержащая на оборотной стороне одного из документов следующую запись: «Всего пронумеровано, и прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО "Тривиум-ХХ1" экономист Лазуткина Е.Г. 05.08.2008 г.». Данный факт свидетельствует о представлении обществом копий документов, не заверенных должным образом.

А вот в Постановлении ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012 суд поддержал налогоплательщика. Своевременное представление Обществом копий истребованных налоговым органом документов, оформленных в виде подшивки, содержащей удостоверительную надпись уполномоченного лица, не является отказом от их представления и не может быть расценено как непредставление документов (сведений) вообще, то есть не образует состава правонарушения, предусмотренного пунктом 1 статьи 126 НК РФ.

Но подобных споров могло бы и не быть в случае представления электронных документов.

Таким образом, электронный документооборот не просто «дань моде». Он позволяет снизить риски налогоплательщиков в отношении налоговых споров, упростить порядок представления документации при направлении деклараций, а также при ответе на запрос налоговых органов.


Компания «Такском» предлагает широкую линейку специализированного программного обеспечения для сдачи отчетности, гарантирует информационную безопасность при передаче документов и круглосуточную техническую поддержку своим абонентам. Присоединяйтесь!

Дата публикации: 14.10.2016