Изменения в порядке обмена электронными счетами-фактурами

Екатерина Колесникова,
Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса
специально для компании «Такском»


С 1 апреля 2016 года вступил в силу новый порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, действующий между участниками делового оборота в РФ. Новый порядок, утвержденный Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, во многом копирует положения старого порядка, существовавшего ранее в соответствии с Приказом Минфина России от 25.04.2011 № 50н, но, при этом, имеет и свои отличительные особенности. Теперь законодательством прямо предусмотрено, что электронный счет-фактура, а также все подтверждающие документы (подтверждения и извещения) подписываются только усиленной квалифицированной электронной подписью. Формирование покупателем извещения о получении счета-фактуры больше не является обязательным. Кроме того, в новом порядке уточнен порядок действий сторон в случаях, когда покупатель не получил счета-фактуры. Об этих и других изменениях и будет говориться в настоящей статье.

Какие есть требования к электронным счетам-фактурам?

Положения Приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» (далее — новый порядок) с ссылками на п. 1, п. 9 ст. 169 НК РФ устанавливают следующие требования к обмену электронными счетами-фактурами: 

  • наличие взаимного согласия сторон сделки на обмен счетами-фактурами в электронной форме;
  • у сторон сделки должны быть совместимые технические средства и возможности для приема и обработки счетов-фактур;
  • формат счетов-фактур должен соответствовать форматам, утвержденным ФНС России;
  • обмен счетами-фактурами осуществляется в соответствии с установленным Порядком.

В связи с тем, что законодательством не описан конкретный способ для выражения согласия сторон на обмен электронными документами, в данном вопросе следует руководствоваться пояснениями Минфина России. Из письма Минфина России от 01.08.2011 № 03-07-09/26 следует, что такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил поведения (обычаев делового оборота), в том числе посредством обмена документами, без составления одного документа, подписанного сторонами, выполнения действий, свидетельствующих о согласии на составление счетов-фактур в электронном виде, и т.п.

Форматы счетов-фактур в электронной форме, в том числе корректировочного, утверждены Приказом ФНС России от 04.03.2015. № ММВ-7-6/93@ (более подробно о форматах документов можно прочитать в статье «Новые форматы для электронных документов»).

Электронный счет-фактура, составленный по утвержденному формату и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, является оригиналом документа. Следовательно, от вас не требуется ни распечатывать его, ни подписывать на бумаге. В случае истребования данного документа в рамках статей 93 и 93.1 НК РФ вы имеете полное право представить его в налоговый орган в электронной форме.

Как подписать электронный счет-фактуру?

Новый порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме призывает нас использовать квалифицированную электронную подпись в любых случаях, не только для подписания самих электронных счетов-фактур, но и для подтверждающих документов (подтверждений и извещений).

Усиленную квалифицированную электронную подпись отличает использование сертификата ключей проверки электронной подписи, созданных аккредитованным удостоверяющим центром. Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Несмотря на то, что положения Нового порядка поменяли формулировки и только теперь прочно закрепили использование именно усиленной квалифицированной подписи в работе с электронными счетами-фактурами, на деле ситуация не поменялась. Ведь в силу требований п. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» мы должны были применять при подписании электронных счетов-фактур усиленную квалифицированную электронную подпись уже с 1 сентября 2013 года, независимо от того, что Приказ Минфина России от 25.04.2011 №50н содержал формулировки по использованию электронной цифровой подписи.

Что необходимо сделать новому участнику электронного документооборота?

Для того, чтобы организация или индивидуальный предприниматель могли начать электронный документооборот со своими контрагентами, в том числе и обмен счетами-фактурами, в первую очередь необходимо приобрести сертификат ключа усиленной квалифицированной электронной подписи для руководителя или иного лица, уполномоченного подписывать счета-фактуры в соответствии с приказом и/или доверенностью. Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур при этом не требуется.

Далее необходимо заключить договор на обслуживание с одним из операторов электронного документооборота (далее – ОЭД или оператор). При этом совершенно не требуется, чтобы организация/индивидуальный предприниматель и все его контрагенты, обслуживались исключительно у одного и того же оператора, достаточно того, чтобы операторы имели совместимые технические средства для передачи документов. Для этого между операторами должен быть установлен роуминг.

Кроме того, в адрес ОЭД представляется заявление об участии в электронном документообороте, в котором указываются определенные данные о деятельности организации/индивидуального предпринимателя, а также контактная информация. С 1 апреля 2016 года в заявлении необходимо указывать сведения о согласии либо о несогласии на предоставление сведений другому оператору документооборота для целей оказания услуг в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Порядок действий продавца при обмене электронными счетами-фактурами (с учетом изменений, действующих с 1 апреля 2016 года) 

После того как произошла отгрузка товаров, работ, услуг, имущественных прав, либо был получен аванс в счет предстоящей поставки, у продавца есть 5 календарных дней на выполнение следующего алгоритма действий: 

  • составить счет-фактуру в электронной форме по утвержденному ФНС России формату;
  • подписать счет-фактуру усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного на то лица (руководителя, либо представителя), предварительно проверив действительность такой подписи;
  • направить покупателю файл счета-фактуры через доверенного ОЭД;
  • сохранить подписанный счет-фактуру в электронной форме;
  • получить подтверждение от ОЭД, подписанное усиленной квалифицированной электронной подписью представителя оператора, в котором будут указаны дата и время поступления файла счета-фактуры в адрес ОЭД;
  • не позднее следующего рабочего дня отправить ОЭД извещение о том, что подтверждение получено;
  • в случае, если продавец не получил в установленный срок подтверждение о поступлении файла со счетом-фактурой от своего оператора (до 1 апреля 2016 года — или извещение от покупателя о получении счета-фактуры), он должен сообщить ему о данном факте, а также повторить отправку файла счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя;
  • при невозможности направить файл счета-фактуры в электронной форме в адрес покупателя через оператора продавец должен выставить покупателю счет-фактуру на бумажном носителе.

Большинство операций, перечисленных выше, автоматизированы и не требуют участия пользователя. К примеру, на веб-портале для обмена электронными документами «Такском-Файлер» получение подтверждений и отправка извещений выполняются автоматически при входе. В учетной системе 1С модуль 1С-Такском также выполняет эти операции автоматически, показывая пользователю статус — успешно или с наличием ошибок.

Датой выставления счета-фактуры считается дата поступления файла счета-фактуры в адрес ОЭД, которая указывается в подтверждении оператора. Таким образом, счет-фактура считается выставленным после получения продавцом подтверждения о его получении от оператора электронного документооборота.

До 1 апреля 2016 года вторым условием для признания счета-фактуры выставленным являлось получение продавцом от покупателя извещения о получении им файла счета-фактуры. Согласно Новому порядку стороны также могут договориться, что покупатель будет отправлять продавцу извещение о получении им счета-фактуры через ОЭД, но данное положение уже не носит обязательного для всех характера применения.

Порядок действий покупателя при обмене электронными счетами-фактурами (с учетом изменений, действующих с 1 апреля 2016 года)

Алгоритм действий покупателя при приобретении им товара (работ или услуг, имущественных прав) или уплате аванса следующий:

  • получить от ОЭД файл счета-фактуры продавца, а также подтверждение оператора с указанием даты и времени отправки этого файла;
  • не позднее следующего рабочего дня проверить подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи продавца (соответствие электронной подписи файлу счета-фактуры, полученного от продавца, а также соответствие фамилии и инициалов подписанта счета-фактуры владельцу квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи);
  • проверить полученный файл счета-фактуры на соответствие утвержденному формату, а также наличие и правильность заполнения реквизитов документа;
  • сохранить подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица продавца счет-фактуру;
  • в случае, когда между продавцом и покупателем есть договоренность о направлении последним извещения о получении файла счета-фактуры, покупатель формирует, подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью и направляет в адрес ОЭД извещение о получении счета-фактуры. Кроме того, покупатель может отправить продавцу и иные дополнительные сведения к полученному счету-фактуре, которые он сочтет необходимыми. Такой порядок действует с 1 апреля 2016 года (до этого времени покупатель был обязан формировать и направлять извещение о получении им счета-фактуры в любом случае);
  • в случае, если покупатель не получил от продавца в установленный срок счет-фактуру, он сообщает о данном факте продавцу.

Если у продавца есть подтверждение поступления файла счета-фактуры от него оператору, то продавец и/или покупатель сообщают своим операторам о данном упущении. В этом случае оператор продавца должен повторить процедуру направления покупателю полученного от продавца файла счета-фактуры.

Если оператор не может выполнить повторной отправки файла счета-фактуры продавца в адрес покупателя, сам продавец должен повторить процедуру направления ранее составленного счета-фактуры, ничего не меняя в его реквизитах.

Если на дату повторного направления ранее составленного продавцом счета-фактуры возникла необходимость внесения изменений в этот счет-фактуру, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру усиленной квалифицированной электронной подписью, то покупателю направляется счет-фактура с исправленными реквизитами. Аналогично порядку учета, установленного для продавца, датой получения счета-фактуры у покупателя считается дата направления покупателю в адрес ОЭД файла счета-фактуры продавца, данная дата указывается в подтверждении оператора. Соответственно, счет-фактура в электронной форме считается полученным покупателем, если ему поступило соответствующее подтверждение от оператора.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, действующий с 1 апреля 2016 года на основании Приказа Минфина России от 10.11. 2015 № 174н, не сильно меняет уже известный нам и отработанный механизм обмена электронными документами с контрагентами. При этом со 2 квартала 2016 года лучше урегулировать вопрос со своими контрагентами о том, должен ли покупатель направлять продавцу извещение о получении файла счета-фактуры в дальнейшем или нет. Если вы придете к обоюдному согласию о необходимости такого извещения, тогда следует заключить соответствующее соглашение в письменной форме. Несмотря на то, что теперь в ситуации, когда покупатель не получил счет-фактуру, обязанность по повторной отправке в первую очередь возложена на оператора электронного документооборота, данное нововведение не должно ослаблять бдительности продавца к решению проблемы. Ведь при этом новым порядком не предусматривается обязанность оператора по хранению счетов-фактур, направляемых через них продавцами покупателям, оператор должен хранить только полученные и направленные им подтверждения и извещения. И, если оператор не может выполнить повторной отправки, данная обязанность возлагается на самого продавца.

Дата публикации: 26.04.2016