Об обязанностях налоговых агентов по НДФЛ

С.В.Разгулин
действительный государственный советник РФ 3 класса

– Напомните, кто относится к налоговым агентам?

Статьей 226 НК РФ к налоговым агентам отнесены российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы.

Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджетную систему сумму налога.

Особенности удержания налога предусмотрены в отдельных статьях Налогового кодекса, посвященных операциям с ценными бумагами.

– Как обеспечивается исполнение налоговыми агентами указанных обязанностей по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению в бюджетную систему сумм налога?

Налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

С 2011 года форма регистра такого налогового учета и порядок отражения в нем аналитических данных, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно. В форме регистра в обязательном порядке должны содержаться сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика, вид выплачиваемых ему доходов и предоставленных налоговых вычетов, суммы дохода и даты их выплаты, статус налогоплательщика, даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации, реквизиты соответствующего платежного документа.

– Если форма такого учета у налогового агента отсутствует?

С 2014 года в силу статьи 120 НК РФ отсутствие у налогового агента указанного регистра налогового учета признается грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. За такое правонарушение предусмотрен штраф от 10 тысяч рублей.

Отмечу, что нарушением будет являться и систематическое (2 раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций.

– Какую отчетность налоговые агенты представляют в налоговые органы?

Собственно форму ведения учета доходов налоговые агенты в налоговые органы не представляют, если только она не будет запрошена налоговым органом.

Пунктом 2 статьи 230 НК РФ установлено, что в налоговый орган по месту своего учета налоговый агент представляет сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему за этот налоговый период налогов. Срок представления – ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. То есть, за 2013 год сведения должны быть представлены до 2 апреля 2014 года.

Приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ утверждены форма и формат справки 2-НДФЛ и рекомендации по ее заполнению. Следует учитывать актуальные разъяснения ФНС по ее заполнению и актуальное программное обеспечение, так как существующая на данный момент форма справки не отражает ряд изменений, внесенных в Налоговый кодекс.

По этой же форме налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога.

Обращаю внимание, что при выплате доходов индивидуальному предпринимателю в связи с осуществлением им предпринимательской деятельности по реализации товаров (выполнению работ, оказанию услуг), организация налоговым агентом не признается (подпункт 1 пункта 1 статьи 227 НК РФ). И сведения о выплаченных индивидуальному предпринимателю доходах в налоговый орган не представляются.

– В каком порядке представляются справки в налоговые органы?

При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговые агенты могут представлять сведения на бумажных носителях. В ином случае – в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях (на дискетах 3,5", дисках CD, DVD, устройствах flash-памяти).

Приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@ утвержден Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц.

Для каждого способа представления сведений (непосредственно, почтовым отправлением, через электронные каналы связи) определяется своя дата, фиксирующая момент представления.

Если сведения представляются не лично, целесообразно отправлять их не позднее 20 марта. Дело в том, что при направлении сведений по телекоммуникационным каналам связи, представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль и зафиксированные в Реестре, сформированном налоговым органом.

В течение 10 дней с даты отправки сведений налоговый орган должен направить налоговому агенту Реестр сведений о доходах физических лиц за соответствующий год в электронном виде, протокол приема сведений о доходах физических лиц за год в электронном виде, в которых могут содержаться сведения об ошибках. Запас во времени позволит налоговому агенту при необходимости уточнить сведения.

В случае уточнения сведений в налоговый орган представляются только те сведения, которые скорректированы. Таким образом, если при представлении сведений по телекоммуникационным каналам связи в протоколе приема сведений выявлены сведения, содержащие ошибки, то повторно направляются только скорректированные (исправленные) сведения. Повторно весь файл не представляется.

– А если налоговый агент не смог полностью удержать сумму налога за налоговый период. Как отчитываться в этом случае?

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, то есть до 1 февраля, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога. Так установлено пунктом 5 статьи 226 НК РФ.

Обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм налога с доходов, полученных в прошедшем налоговом периоде, после направления указанного сообщения не исполняется, в том числе при выплате доходов в месяцах следующего налогового периода. Указанную сумму налога физическое лицо должно уплатить самостоятельно.

Установлен единый порядок представления сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц по форме 2-НДФЛ.

В письме Минфина России от 29.12.2011 № 03-04-06/6-363 сделан вывод, что исполнение организацией обязанности по сообщению о невозможности удержать налог и сумме налога не освобождает организацию от обязанности представить сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации налогов.

Поскольку речь идет об исполнении двух обязанностей – сообщить о невозможности удержания и сообщить о доходах физического лица, целесообразно дважды направить в налоговый орган соответствующие справки по форме 2-НДФЛ: представить в налоговый орган и справку за 2013 год с признаком «2» до 1 февраля 2014 года, и справку за 2013 года с признаком «1» до 2 апреля 2014 года.

В справке 2-НДФЛ с признаком «1» указываются суммы, включающие доходы и исчисленную сумму налога, а также суммы налога, не удержанные налоговым агентом, которые ранее были отражены в справке с признаком «2» (Письмо Минфина России от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290).

Вместе с тем, предусмотренную статьей 126 НК РФ ответственность за непредставление справки (200 рублей за каждую непредставленную справку) можно избежать, если представленная справка по форме 2-НДФЛ с признаком «2» содержала все необходимые сведения, подлежащие указанию в справке по форме 2-НДФЛ с признаком «1».

– Установлены ли в Налоговом кодексе особенности представления налоговым агентом сведений о доходах физических лиц?

По доходам 2014 года при осуществлении операций с ценными бумагами, операций с финансовыми инструментами срочных сделок, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов налоговыми агентами отчетность будет представляться по формам, в порядке и сроки, которые установлены статьей 289 НК РФ для представления налоговых расчетов налоговыми агентами по налогу на прибыль организаций. Эти же налоговые агенты сообщения о невозможности удержания суммы налога по итогам налогового периода станут направлять в налоговые органы в срок до 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом (статья 226.1 НК РФ).

– В какой налоговый орган представляется справка 2-НДФЛ, если в состав организации входят обособленные подразделения?

Организации, являющиеся налоговыми агентами и имеющие обособленные подразделения, сведения о доходах физических лиц в отношении работников головной организации представляют в налоговые органы по месту своего учета (месту нахождения), а в отношении работников обособленных подразделений – по месту учета организации по соответствующему обособленному подразделению, в котором работникам этого подразделения производится начисление и выплата дохода. Эта официальная позиция отражена, в частности, в Письме ФНС России от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816@ «О представлении сведений о доходах физических лиц в налоговые органы». Она основана на том, что уплата налога и представление сведений должны корреспондировать друг другу.

Представление сведений в соответствующие налоговые органы может быть осуществлено как головной организацией, так и непосредственно обособленными подразделениями.

Если работник в течение налогового периода или даже в течение месяца налогового периода работал в обособленном подразделении и головной организации, то уплату налога и представление сведений следует производить с учетом дохода, начисленного пропорционально отработанному времени в обособленном и головном подразделении. Наличие или отсутствие у обособленного подразделения отдельного баланса, расчетного счета, а также место жительства физического лица значения не имеют.

Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется справка, получало доходы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько справок 2-НДФЛ (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы).

– А важно ли место заключения с физическим лицом трудового договора?

Более важно место работы, указанное в трудовом договоре. Но если работа носит разъездной характер, налог следует перечислять по месту нахождения того подразделения, в котором заключен договор.

– При заключении организацией договора аренды с физическим лицом, в какой налоговый орган следует производить перечисление удержанного налога?

Если договор был заключен головной организацией, то удержанный налог следует перечислять в налоговый орган по месту учета организации в налоговом органе. Данный порядок применяется независимо от места жительства физических лиц и места нахождения имущества, сдаваемого ими в аренду. В этот же налоговый орган следует направлять сведения о выплаченном физическому лицу доходе.

– Предусмотрена ли ответственность за представление сведений не в тот налоговый орган?

Нет. Ответственность не будет применяться, если все 100% сведений о доходах физических лиц представлены в любой налоговый орган, в котором организация состоит на учете. Ответственности за представление сведений не в тот налоговый орган, когда, предположим, все сведения представлены исключительно в налоговый орган по месту учета головной организации, не предусмотрено. Просто представление сведений в ином порядке, который рекомендован Минфином и ФНС, вызовет необходимость представления налоговым агентом пояснений в связи с неполучением налоговым органом сведений по соответствующему месту учета налогового агента.

– Если налоговый агент уплатил всю сумму удержанного налога в налоговый орган по месту учета головного подразделения, взыскивается ли штраф по статье 123 НК РФ на ту часть налога, которая подлежала перечислению по месту нахождения обособленного подразделения?

Напомню, что российские организации, имеющие обособленные подразделения, обязаны перечислять исчисленные и удержанные суммы налога в бюджет как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения. Сумма налога, подлежащая уплате в бюджет по месту нахождения обособленного подразделения, определяется исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этих обособленных подразделений.

Правоприменительная практика исходит из того, что статьи 45, 75, 123 НК РФ не предусматривают взыскания не только штрафа, но и пени за нарушение порядка перечисления удержанного НДФЛ. Таким образом, если налог организацией был удержан и перечислен своевременно и в полном объеме, то основания для уплаты пени и штрафа отсутствуют. Такой вывод сделан в Постановлении Президиума ВАС РФ от 24.03.2009 № 14519/08 и Письме ФНС России от 02.08.2013 № БС-4-11/14009.

– А если в результате неправильного указания ОКТМО суммы НДФЛ были перечислены в бюджет административно-территориального образования, в котором не расположены ни головное, ни обособленное подразделение организации?

Неправильное указание кода ОКТМО не предусмотрено в пункте 4 статьи 45 НК РФ в качестве случая, когда обязанность по уплате налога признается неисполненной.

Если в платежных документах счет Федерального казначейства указан правильно и сумма налога, удержанная с доходов, выплаченных сотрудникам обособленных подразделений, находящихся на территории муниципальных образований, поступила в бюджетную систему Российской Федерации, то налог считается уплаченным.

Перечисление правильно исчисленной и удержанной в полном объеме суммы НДФЛ в бюджеты административно-территориальных образований вне зависимости от соотношения сумм налога, «приходящихся» на соответствующие подразделения организации, не является основанием для начисления пени.

Такое толкование содержится в Постановлении Президиума ВАС РФ от 23.07.2013 № 748/13 по делу № А06-9384/2011. И хотя это решение было принято в отношении кода ОКАТО, оно вполне применимо в отношении кодов Общероссийского классификатора территорий муниципальных образований (ОКТМО).

Дата публикации: 28.02.2014