Решение кадровых вопросов с помощью ЭДО

Екатерина Колесникова,
Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса
Специально для компании «Такском»

В настоящее время удаленная работа стала нормой в развитых странах, ведь она позволяет сделать рабочий процесс более эффективным и гибким. Работодатель при этом получает экономические выгоды от работы со своими сотрудниками на расстоянии, так как ему не нужно организовывать рабочие места, предоставлять оргтехнику таким работникам, соответственно снижаются расходы на аренду помещений и оборудование рабочих мест. Работник в свою очередь также остается в плюсе, помимо свободы в организации рабочего дня и процесса, у него существенно сокращаются издержки по времени и оплате проезда до работы и обратно. Как показывает практика, несмотря на то, что контроль со стороны работодателя снижается, уровень ответственности работника наоборот растет при удаленной работе, что положительно сказывается на результате.

Дистанционными работниками считаются лица, с которыми заключается трудовой договор о дистанционной работе. Дистанционной признают работу, которую работник может выполнять вне стационарного рабочего места (например, дома, за границей, в кафе, т.е. где угодно), получая от работодателя задания с помощью сети Интернет и других информационных и телекоммуникационных технологий. На таких сотрудников распространяются все положения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ. Иными словами, «дистанционщики» — это обычные сотрудники, которым два раза в месяц надо выплачивать заработную плату, им гарантируется компенсация расходов, связанных с исполнением служебных обязанностей, а также предоставляются отпуска, пособия по больничным листкам, беременности и родам, уходу за ребенком до полутора лет и т.д.

Особенность организации работы с «дистанционным» работником

В соответствии со ст. 312.1 ТК РФ под дистанционной работой понимается выполнение определенной договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного (структурного) подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Дистанционную работу необходимо отличать от надомной, поскольку различия тут заключаются не только в названии, но и в требованиях законодательства, согласно которым:

  • «надомники» работают у себя дома и, как правило, занимаются производством продукции. Дистанционные работники могут выполнять трудовую функцию, как уже говорилось, где угодно;
  • оформлять документы, касающиеся решения трудовых вопросов, с «надомником» необходимо в его присутствии, так как законодательство требует его личной подписи на документах. С дистанционным работником все гораздо проще: как сам трудовой договор, так и документы, необходимые для его заключения, могут быть в электронной форме. Ознакомление с локальными актами работодателя также осуществляется в электронном виде;
  • при заключении договора о дистанционной работе трудовая книжка может не оформляться, если стороны пришли к соответствующему соглашению ( ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ). В таком случае документом о трудовой деятельности работника и его стаже будет являться трудовой договор. Надомный же труд не предполагает исключений из общих правил, поэтому трудовая книжка такому работнику должна оформляться как и всем; — дистанционные работники выполняют работу лично. «Надомники» же могут привлекать к ее выполнению членов семьи.

«Дистанционщики» включаются в штат организации наравне с обычными работниками по общим правилам, предусмотренным ст. 68 ТК РФ, с соблюдением требований, установленных гл. 49.1 ТК РФ и Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Так, при приеме на работу дистанционного работника работодатель должен получить от него обязательные документы, указанные в ст. 65 ТК РФ (паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования и др.). Эти документы могут быть представлены работником в электронном виде, если они будут подписаны его усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом работодатель вправе потребовать представления нотариально заверенных копий этих документов на бумаге.

Имейте в виду, что если работник поступает на работу впервые и с ним заключается трудовой договор о дистанционной работе путем обмена электронными документами, получать страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования работник должен самостоятельно.

Ознакомить работника с локальными нормативными актами организации также можно на расстоянии, направив ему соответствующие документы в электронном виде. В таком случае, работник, в свою очередь, должен подтвердить факт ознакомления, путем направления соответствующего электронного уведомления.

Таким образом, во всех случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или внутренними нормативными документами организации, работник может ознакомиться с документами, связанными с его трудовой деятельностью (приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами и др.), дистанционно, путем обмена электронными файлами с работодателем.

На что стоит обратить внимание в трудовом договоре с дистанционным работником

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить как в бумажном виде, так и в электронном, через обмен электронными документами с использованием обеими сторонами трудовых отношений усиленной квалифицированной электронной подписи. При электронном заключении договора работодатель обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением экземпляр договора в бумажном виде не позднее 3-х календарных дней с момента его заключения.

В трудовом договоре с дистанционным сотрудником необходимо уделить внимание следующим условиям:

  • обязательно нужно указать, что видом выполняемой работы является дистанционная работа (формулировка договора свободная);
  • место заключения договора указывается как место нахождения работодателя;
  • отдельно указывается, что место выполнения работы, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в самом договоре (при этом из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника местом постоянной работы является место его нахождения);
  • можно предусмотреть, что правила внутреннего трудового распорядка организации распространяются на работника в части, не противоречащей сути заключенного с ним трудового договора;
  • лучше прописать порядок внесения записей в трудовую книжку работника;
  • следует указать порядок и сроки обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя;
  • дополнительно можно включить положения о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует собственные или арендованные оборудование и иные программные и технические средства;
  • стоит расписать порядок использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя; описать процесс документооборота с  сотрудником (в т.ч. использование усиленной квалифицированной электронной подписи);
  • в интересах работодателя подробно изложить порядок, сроки и форму представления работником отчетов о выполненной работе;
  • можно также указать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

Важным отличием договора о дистанционной работе является то, что в нем можно предусмотреть дополнительные основания для расторжения трудовых отношений, помимо общеустановленных в соответствии со ст. 77 ТК РФ. Иными словами, уволить работника можно по основаниям, имеющим принципиальное значение для работодателя, как, например, количество допущенных ошибок сверх установленного лимита, регулярная просрочка сдачи результатов работ, отсутствие необходимого объема работ и т.п. При этом дополнительные основания для расторжения договора не должны носить дискриминационного характера, они не могут зависеть от обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.

Как показывает судебная практика ситуации, когда трудовые договоры вообще не подписываются, случаются нередко, что вызывает множество нерегулируемых вопросов и споров. Замечу, что трудовой договор, пусть даже не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома работодателя (либо его уполномоченного представителя) или по его поручению.

Сразу скажу, что небрежность работодателя при оформлении документов с дистанционным работником зачастую в суде играет против него самого. Таким образом, при всевозможных плюсах дистанционной работы есть и минусы: на практике работодатели сталкиваются с тем, что привлечь безответственного работника к дисциплинарной ответственности вызывает трудности. Так, отсутствие подписанного договора о дистанционной работе между работником и работодателем препятствует привлечению к дисциплинарной ответственности такого работника по основаниям неисполнения возложенных на него должностных обязанностей. Поэтому, мой вам совет, будьте бдительны и серьезно отнеситесь к документальному оформлению всех трудовых отношений со своими работниками.

Усиленная квалифицированная электронная подпись работника

Обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование сторонами усиленной квалифицированной электронной подписи, это закреплено в ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ.

Электронная подпись представляет собой средство идентификации личности подписанта, полученное посредством шифровального изменения набора данных. Именно возможность произвести идентификацию собственной личности в сети Интернет и обеспечивает ее владельцу легитимность действий, производимых на расстоянии. Кроме того, средствами криптографии электронная подпись защищает подписанный документ от несанкционированных изменений. Электронный документ, подписанный такой подписью, приравнивается законодательством к бумажному документу с собственноручной подписью (если законом не предусмотрено иное).

Усиленная квалифицированная электронная подпись, наделяющая физическое лицо правом совершать конкретные действия в сети Интернет, может быть получена только в специальном аккредитованной организации.


Многие известные компании, чей штат состоит из большого количества удаленных сотрудников, используют в своей работе ключи электронной подписи, полученные в Удостоверяющем центре «Такском».


При получении электронной подписи Удостоверяющий центр выдает специальные ключи. Электронная подпись состоит из двух ключей: закрытого и открытого. Закрытый ключ — это личный ключ, который знает только владелец, он предназначен для самой подписи документов. Открытый ключ — это специальный ключ проверки. Этот ключ могут видеть все участники электронного документооборота, он предназначен для проверки достоверности электронной подписи подписчика. Сертификатом ключа электронной подписи называется файл, который подтверждает достоверность ключей. Этот документ может быть составлен как в бумажной, так и в электронной форме. Сертификат содержит в себе открытый ключ, а также данные о владельце подписи и об Удостоверяющем центре, который выдал ключ. Данный сертификат является специфическим «удостоверением личности» участника документооборота. Квалифицированная электронная подпись кодируется только при наличии такого сертификата. Сертификат выдается сроком на 1 год, по истечении этого времени он становится недействительным, и подпись теряет свою достоверность. Для дальнейшей работы с документами такой сертификат необходимо продлить.

Процедура получения сертификата и ключей электронной подписи достаточно проста, для ее прохождения физическому лицу нужны только оригинал паспорта и подтверждение оплаты данной услуги. При получении квалифицированного сертификата его владелец должен под расписку ознакомиться с информацией, включенной в сертификат, а также получить руководство по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи.

С получением вашим дистанционным сотрудником усиленной квалифицированной электронной подписи проблем в надлежащем оформлении документов, касающихся выполнения им его трудовых функций, возникнуть не должно, а значит, не будет лишних вопросов и к работодателю.

Дата публикации: 21.11.2016