Отчетность налоговых агентов по НДФЛ

С.В. Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3 класса

Вопросам, связанным с составлением и представлением налоговыми агентами отчетности по НДФЛ, посвящено интервью с экспертом.

— По какой форме налоговые агенты ведут учет выплаченных физическим лицам доходов и удержанных сумм НДФЛ?

Налоговые агенты должны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, исчисленных и удержанных сумм НДФЛ. Учет ведется в регистрах налогового учета.

Формы таких регистров и порядок отражения в них аналитических данных, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и утверждаются приказом. На практике форма регистра включается в состав приложений к учетной политике для целей налогообложения.

Регистр должен позволять идентифицировать налогоплательщика, вид выплаченных ему доходов и предоставленных налоговых вычетов, суммы дохода и даты их выплаты, налоговый статус налогоплательщика, даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему, реквизиты соответствующего платежного документа.

На основе данных регистра заполняются справки 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ.

— А если такой учет у налогового агента отсутствует?

1На основании статьи 120 НК РФ отсутствие у налогового агента регистров налогового учета признается грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Такое правонарушение наказывается штрафом в размере от 10 тыс. руб.

Нарушением будет являться и систематическое (2 раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в регистрах налогового учета хозяйственных операций.

При этом ошибочное указание в регистрах налогового учета, например, даты фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда как даты его выплаты, не является основанием для привлечения налогового агента к ответственности по статье 120 НК РФ (письмо Минфина России от 18.04.2014 № 03-04-06/17867).

— Признается ли лицо налоговым агентом при выплате доходов, освобождаемых от налогообложения?

Нет. Если физическому лицу выплачивается доход, освобождаемый от НДФЛ, организация в отношении такой выплаты не признается налоговым агентом, поскольку на нее не возлагается обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению в бюджет налога.

Представлять в налоговый орган сведения о таких доходах не нужно.
Вместе с тем, когда речь идет о выплатах, освобождаемых от налогообложения в определенных пределах, то организации рекомендуется вести учет получателей доходов (письмо Минфина России от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155).

Например, при выплате подарка, стоимость которого не превышает 4 тыс. руб. за налоговый период (пункт 28 статьи 217 НК РФ), сведения о нем можно не включать в 6-НДФЛ.

Доход придется отразить в отчетности, если его размер превысил указанный предел. При этом необлагаемую сумму нужно показать как вычет в строке 030 «Сумма налоговых вычетов» раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ.

— Нужно ли представлять сведения о доходах, выплаченных индивидуальному предпринимателю?

О выплатах, произведенных индивидуальному предпринимателю в связи с осуществлением им предпринимательской деятельности, сведения в налоговый орган не представляются. В отношении таких доходов организация налоговым агентом не признается (подпункт 1 пункта 1 статьи 227 НК РФ).

Подтвердить «предпринимательский» статус выплаченного дохода должен гражданско-правовой договор, в который включены реквизиты свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве ИП, или наличие копии свидетельства о такой регистрации (письмо Минфина России от 21.03.2011 № 03-04-06/3-52).

— Какую отчетность по НДФЛ налоговые агенты представляют в налоговые органы?

Собственно форма регистра учета доходов в налоговые органы не представляется, если только она не будет запрошена налоговым органом. Пунктом 2 статьи 230 НК РФ установлено, что налоговый агент представляет в налоговый орган по месту своего учета документы, содержащие сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему за этот налоговый период НДФЛ. Срок представления — ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим.

Когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (пункт 7 статьи 6.1 НК РФ).

За 2017 год с учетом выходных дней последний срок направления сведений — 2 апреля 2018 года.

Действующая форма таких сведений (справка по форме 2-НДФЛ) введена Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.
Справки оформляются по каждому физическому лицу.

Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц утвержден приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@.

При составлении справок по форме 2-НДФЛ используются коды видов доходов и вычетов, приведенные в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

— Названные коды доходов и вычетов были изменены. В чем состоят основные изменения?

Приказом ФНС России от 22.11.2016 № ММВ-7-11/633@ изменены отдельные коды для детских налоговых вычетов, исключены и введены новые коды для доходов.

Для зарплаты сохранен код «2000».
В справках 2-НДФЛ премии нужно отражать отдельно от зарплаты. Производственным премиям теперь соответствует код «2002» (премии за производственные результаты — это составная часть оплаты труда).

Вознаграждения, которые выплачиваются за счет чистой прибыли организации (средств спецназначения, целевых поступлений), указываются с кодом «2003». Это премии к юбилейным датам, праздникам, премии в виде дополнительного материального стимулирования и иные премии, не связанные с выполнением трудовых обязанностей (письмо ФНС России от 07.08.2017 № СА-4-11/15473@).

В отношении доходов, для которых не предусмотрен какой-либо конкретный код, как и прежде, указывается код «4800» («иные доходы»). Этот код нужно указать, в частности, при отражении дохода в виде сверхнормативных суточных.

— Уже второй год налоговыми агентами заполняется форма отчетности — расчет сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ)…

Обязанность отчитываться по форме 6-НДФЛ возложена на всех налоговых агентов, в том числе лиц, признаваемых налоговыми агентами при осуществлении операций с ценными бумагами.

Расчет содержит обобщенную информацию в целом по всем физическим лицам (пункт 1 статьи 80 НК РФ), без включения персональных данных налогоплательщиков.

Расчет 6-НДФЛ за первый квартал, полугодие, девять месяцев сдается не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом. За год (налоговый период) — не позднее 1 апреля следующего года (пункт 2 статьи 230 НК РФ). За 2017 год расчет должен быть представлен до 3 апреля 2017 года (с учетом выходных дней).

Рекомендуется представлять и «нулевой» расчет по форме 6-НДФЛ (несмотря на наличие разъяснений ФНС с иной позицией, например, письмо от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Форма, формат, порядок заполнения и представления расчета установлены приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

— Несмотря на внешнюю лаконичность данной формы, с заполнением расчета много сложностей…

Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год на отчетную дату: на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря.

В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий период представления отражаются те операции, которые произведены за последние три месяца этого периода (отдельно за 1 квартал, 2 квартал, 3 квартал, 4 квартал).

Заполнение формы 6-НДФЛ должно учитывать алгоритмы, применяемые при заполнении аналитических регистров налогового учета, предусмотренных статьей 230 НК РФ, справки по форме 2-НДФЛ, приложения № 2 к налоговой декларации по налогу на прибыль организаций. В частности, данные о вычетах по физическому лицу следует указывать в сумме, не превышающей общую сумму полученного таким физическим лицом дохода.

Если налоговый агент производит операцию в одном периоде представления расчета, а завершает ее в другом периоде, то данная операция отражается в том периоде представления, в котором завершена.

По мнению ФНС, операция считается завершенной в периоде представления, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с пунктом 6 статьи 226 и пунктом 9 статьи 226.1 НК РФ.

— Что имеется в виду под датами, указанными в строках 100—120 раздела 2 формы 6-НДФЛ?

Строка 100 раздела 2 «Дата фактического получения дохода» заполняется с учетом положений статьи 223 НК РФ, строка 110 раздела 2 «Дата удержания налога» заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 НК РФ, строка 120 раздела 2 «Срок перечисления налога» заполняется с учетом положений пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 НК РФ.

В отношении различных видов доходов, имеющих одну дату фактического получения, но различные сроки перечисления налога, строки 100—140 раздела 2 формы 6-НДФЛ заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно.

При отсутствии показателей для заполнения строк, например, при выплате дохода в натуральной форме лицам, не являющимся работниками, в строках 110, 120 проставляется 00.00.0000.

— Зарплата выплачена 30 июня 2017 года и в этот же день удержанный НДФЛ перечислен в бюджет. Можно ли не отражать сведения в отношении данного дохода в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие, имея в виду, что срок уплаты налога, указываемый по строке 120 – 3 июля?

Из разъяснений ФНС (в частности, письмо от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@) следует, что можно не отражать в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ операцию по выплате заработной платы за полугодие 2017 года, поскольку срок перечисления НДФЛ (завершение операции) приходится на третий квартал. То есть, налоговый агент включает соответствующие сведения в расчет за 9 месяцев.

Таким образом, значение строки 020 раздела 1 (сумма начисленного дохода нарастающим итогом с начала налогового периода) за полугодие может не равняться сумме значений по строкам 130 раздела 2 расчетов 6-НДФЛ (сумма фактически полученного дохода) за I квартал и полугодие.

— Как отражается удержание и перечисление зарплаты в справке 2-НДФЛ?

Если заработная плата за декабрь 2017 года начислена работникам и выплачена в январе 2018 года, то при заполнении раздела 3 «Доходы, облагаемые по ставке __%» Справки должны быть отражены все доходы, начисленные и выплаченные работнику за выполнение трудовых обязанностей, в том числе доходы за декабрь, выплаченные в январе. В строке 5.5 «Сумма налога перечисленного» Справки указывается сумма налога, перечисленного за налоговый период, включая сумму налога, перечисленного за декабрь в январе (письма ФНС России от 03.02.2012 № ЕД-4-3/1692@, № ЕД-4-3/1698@).

Когда сумма НДФЛ была удержана после завершения налогового периода и представления в налоговый орган справки 2-НДФЛ, то необходимо представить скорректированную справку (письмо ФНС России от 02.03.2015 № БС-4-11/3283).

Если удержание суммы НДФЛ с заработной платы, начисленной за декабрь 2017 года, налоговым агентом произведено в январе 2018 года при выплате заработной платы, то данная сумма налога отражается только по строке 040 формы 6-НДФЛ за 2017 год, а по строкам 070, 080 раздела 1 не отражается. Она должна быть отражена по строке 070 раздела 1, а также сама операция в разделе 2 в форме 6-НДФЛ, представляемой за первый квартал 2018 года (письмо ФНС России от 29.11.2016 № БС-4-11/22677@).

На мой взгляд, если зарплата за декабрь 2017 года начислена и фактически выплачена в декабре (например, 29 числа), то указанная операция может быть отражена в расчете по форме 6-НДФЛ за 2017 год. Это соответствует срокам, указанным в пунктах 4, 6 статьи 226 НК РФ. Вместе с тем, в похожей ситуации ФНС считает, что независимо от даты непосредственного перечисления налога в бюджет операция должна отражаться в разделе 2 расчета 6-НДФЛ следующего периода (письмо от 15.12.2016 № БС-4-11/24063@).

При этом ФНС также считает, что если отражение операции в форме 6-НДФЛ не привело к занижению или завышению суммы налога, подлежащей перечислению, то представление уточненного расчета не требуется (письмо от 15.12.2016 № БС-4-11/24065@).

— Как заполняется расчет при выплате премии за производственные результаты?

Предположим, такая премия выплачивается 10 октября за сентябрь 2017 года. Датой ее получения будет 30.09.2017. Соответственно она отражается в расчете 6-НДФЛ за девять месяцев 2017 года по строкам 020, 040, 060. По строке 070 данная операция отразится в расчете за год.

В разделе 2 расчета за год по строке 100 указывается 30.09.2017, по строке 110 — 10.10.2017, по строке 120 — 11.10.2017. Аналогичная точка зрения отражена в письме ФНС России от 14.09.2017 № БС-4-11/18391.

— При обнаружении в конце года ошибок в расчете по форме 6-НДФЛ, допущенных в первом квартале, нужно ли представлять уточненный расчет за каждый истекший в текущем году период представления расчета?

Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ составляется нарастающим итогом. Поэтому в случае обнаружения ошибки в части занижения суммы налога в расчете за первый квартал, налоговому агенту следует представить в налоговый орган уточненные расчеты за каждый период 2017 года: квартал, полугодие и девять месяцев.

— На что обратить внимание при представлении отчетности по НДФЛ в налоговые органы?

При численности физических лиц, получивших в налоговом периоде доходы, подлежащие налогообложению, 24 человека и менее, налоговый агент может в отношении указанных лиц представить справки по форме 2-НДФЛ на бумажном носителе лично, через представителя либо отправить по почте почтовым отправлением с описью вложения.

Для целей представления 6-НДФЛ названная численность (до 25 человек) проверяется за квартал, полугодие, девять месяцев, год.

С 2016 года отчетность, предусмотренная главой 23 НК РФ (2-НДФЛ и 6-НДФЛ), представляется налоговыми агентами в электронной форме исключительно по ТКС. Электронные носители (диски CD, DVD, устройства flash-памяти) не используются.

Но несоблюдение способа представления не означает, что обязанность представить отчетность налоговым агентом не исполнена.

Налоговый орган не вправе отказать в приеме 6-НДФЛ на бумажном носителе налоговому агенту с численностью физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, более 24 человек. За непредставление в этом случае расчета в электронной форме по ТКС с налогового агента будет взыскиваться штраф в размере 200 рублей на основании статьи 119.1 НК РФ.

— Успешная отправка сведений свидетельствует об их приеме налоговым органом?

Для каждого способа представления сведений (непосредственно, почтовым отправлением, по ТКС) определена своя дата, фиксирующая момент представления.

При этом представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль (пункты 11, 17, 30 Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утвержденного Приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).

В зависимости от причин, вызвавших непрохождение контроля, будет решаться вопрос о привлечении налогового агента к ответственности.

Поэтому, когда сведения представляются не лично, а по ТКС, целесообразно отправлять их заранее, в частности, справки 2-НДФЛ до 17 марта.

В течение 10 рабочих дней с даты отправки сведений налоговый орган должен направить налоговому агенту Реестр сведений о доходах физических лиц за соответствующий год в электронной форме, протокол приема сведений о доходах физических лиц за год в электронной форме, в которых могут содержаться сведения об ошибках. Запас во времени позволит налоговому агенту при необходимости уточнить сведения.

В случае уточнения в налоговый орган представляются только те сведения, которые скорректированы. Если при представлении сведений в протоколе приема выявлены сведения, содержащие ошибки, то повторно направляются только скорректированные (исправленные) сведения. Повторно весь файл не представляется.

— В какой налоговый орган представляется отчетность организацией, в состав которой входят обособленные подразделения?

Адреса сдачи справок — 2-НДФЛ и расчетов 6-НДФЛ закреплены в пункте 2 статьи 230 НК РФ и предусматривают, в том числе место нахождение обособленных подразделений организации.

Иными словами, статья 230 НК РФ предписывает представлять отчетность в налоговые органы по месту нахождения организации и в налоговые органы по месту нахождения ее обособленных подразделений (в отношении работников обособленного подразделения, а также физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, заключенным с организацией в лице такого подразделения).

Если работник в течение налогового периода или даже в течение месяца налогового периода работал в обособленном подразделении и головной организации, то уплату НДФЛ и представление сведений следует производить с учетом дохода, начисленного пропорционально отработанному времени в обособленном и головном подразделениях (письмо Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/55).

Отчетность формируется отдельно по каждому обособленному подразделению независимо от того, что организация может состоять на учете по месту нахождения обособленных подразделений в одном налоговом органе.

Представление сведений в соответствующие налоговые органы может быть осуществлено как головной организацией, так и непосредственно обособленными подразделениями.

Для целей представления сведений наличие или отсутствие у обособленного подразделения отдельного баланса, расчетного счета значения не имеет. Также не имеет значения место жительства физического лица.

— Предусмотрена ли ответственность за представление сведений в ненадлежащий налоговый орган?

Направление налоговым агентом сведений в налоговый орган не по месту учета может повлечь отказ в приеме такой отчетности. Соответственно, возникает риск привлечения к ответственности, если, предположим, все сведения о доходах физических лиц, в том числе по обособленным подразделениям, направлены по месту учета головной организации. Но когда документы налоговым органом приняты, то оснований для привлечения к ответственности нет.

Обратите внимание, что помимо российских организаций, имеющих обособленные подразделения, места представления налоговым агентом отчетности по НДФЛ определены пунктом 2 статьи 230 НК РФ для крупнейших налогоплательщиков, индивидуальных предпринимателей, которые состоят в налоговом органе на учете в связи с применением ЕНВД, патентной системы налогообложения.

— Как отчитываться при закрытии обособленного подразделения?

Данная ситуация в Налоговом кодексе не отражена. При закрытии обособленного подразделения в течение налогового периода можно рекомендовать до момента снятия с учета представить отчетность по месту нахождения такого подразделения за период с начала календарного года по день закрытия. Повторного представления сведений по окончании календарного года не требуется.

— А если место нахождения обособленного подразделения меняется?

В случае постановки на учет по новому месту нахождения обособленного подразделения в налоговом органе по новому месту нахождения открываются одновременно карточки расчетов с бюджетом с ОКТМО по прежнему месту нахождения и с ОКТМО по новому месту нахождения обособленного подразделения.

С учетом данного обстоятельства, ФНС в письме от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@ предлагает налоговому агенту представлять в налоговый орган по новому месту нахождения справки по форме 2-НДФЛ и расчет по форме 6-НДФЛ:

  • за период постановки на учет в налоговом органе по прежнему месту нахождения, указывая ОКТМО по прежнему месту нахождения обособленного подразделения;
  • за период после постановки на учет в налоговом органе по новому месту нахождения, указывая ОКТМО по новому месту нахождения обособленного подразделения.

При этом в справках и расчете указывается КПП обособленного подразделения, присвоенный налоговым органом по новому месту нахождения.

— Какие особенности представления сведений о доходах физических лиц от операций с ценными бумагами?

Лица, указанные в статье 226.1 НК РФ (брокеры, депозитарии, доверительные управляющие), при осуществлении операций с ценными бумагами, операций с финансовыми инструментами срочных сделок, при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов (купоны, дивиденды по акциям) представляют сведения о доходах по форме, утвержденной Приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@.

Такие сведения в качестве приложения № 2 к налоговой декларации по налогу на прибыль организаций сдаются только за налоговый период. За 2017 год — не позднее 28 марта 2018 года. Справки 2-НДФЛ по соответствующим доходам не представляются.

В отношении каждого отдельного физического лица составляются отдельные справки. Причем, в отличие от справки по форме 2-НДФЛ, по доходам физического лица от ценных бумаг и производных финансовых инструментов, облагаемым по разным ставкам, составляются отдельные справки.

Несмотря на то, что сведения представляются по форме, являющейся приложением к налоговой декларации, ответственность, связанная с их непредставлением, наступает на основании статьи 126 НК РФ, посвященной документу, а не декларации.

Если по итогам 2017 года удержание НДФЛ по операциям с ценными бумагами оказалось невозможным, налоговые агенты в соответствии с пунктом 14 статьи 226.1 НК РФ должны до 1 марта 2018 года письменно сообщить об этом в налоговые органы. Форма такого сообщения может быть произвольной.

Сведения о выплаченных дивидендах, не относящихся к дивидендам по акциям российских организаций, представляются по форме 2-НДФЛ в порядке пункта 2 статьи 230 НК РФ (письмо Минфина России от 29.01.2015 № 03-04-07/3263).

— Как проверяется представленная налоговым агентом отчетность?

Правоприменительная практика исходит из того, что справки 2-НДФЛ декларацией (расчетом) не являются и камеральной проверке не подлежат (письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

С учетом статей 80 и 88 НК РФ представление формы 6-НДФЛ влечет камеральную проверку такого документа. Налоговый орган, в частности, вправе запросить пояснения в случаях выявления ошибок, противоречий между сведениями, содержащимися в представленных документах, выявления несоответствий между ними и сведениями, полученными налоговым органом в ходе налогового контроля. Налоговый агент должен в течение 5 дней предоставить необходимые пояснения или внести исправления.

Истребовать документы в рамках камеральной проверки 6-НДФЛ налоговые органы не вправе.

При обнаружении правонарушений по итогам камеральной проверки составляется акт (пункт 1 статьи 100 НК РФ).

Напомню, что просрочка перечисления НДФЛ приводит не только к начислению пени, но и к взысканию с налогового агента штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению (статья 123 НК РФ). Штраф подлежит взысканию применительно к каждому факту неудержания, в том числе допущенного до истечения налогового периода.

— Может так сложиться, что налоговый агент не смог полностью удержать сумму налога за налоговый период. Какие сведения сдаются в этом случае?

О невозможности удержать исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент письменно сообщает налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета.

О невозможности удержать сумму НДФЛ по итогам 2017 года нужно сообщить не позднее 1 марта 2018 года (пункт 5 статьи 226 НК РФ).

В письме Минфина России от 29.12.2011 № 03-04-06/6-363 сделан вывод, что исполнение обязанности по сообщению о невозможности удержать налог и сумме налога не освобождает налогового агента от обязанности представить сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджет налогов. Аналогичной позиции придерживается ФНС (письмо от 30.03.2016 № БС-4-11/5443).

Поскольку речь идет об исполнении двух обязанностей — сообщить о невозможности удержания и сообщить о доходах физического лица, целесообразно дважды направить в налоговый орган соответствующие справки по форме 2-НДФЛ: представить в налоговый орган и справку за 2017 год с признаком «2» до 2 марта 2018 года и справку за 2017 год с признаком «1» до 3 апреля 2018 года.

В справке 2-НДФЛ с признаком «1» указываются суммы, включающие доходы и исчисленную сумму налога, а также суммы налога, не удержанные налоговым агентом, которые ранее были отражены в справке с признаком «2» (письмо Минфина России от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290).

Вместе с тем, предусмотренную статьей 126 НК РФ ответственность за непредставление справки можно избежать, если представленная справка 2-НДФЛ с признаком «2» содержала все необходимые сведения, подлежащие указанию в справке 2-НДФЛ с признаком «1» (Постановление ФАС Уральского округа от 24.09.2013 № Ф09-9209/13).

После направления сообщения о невозможности удержания налоговый агент не удерживает сумму налоговой задолженности из доходов, выплачиваемых в следующем налоговом периоде.

В случае невозможности удержания налога налоговым агентом с доходов, выплаченных в 2017 году, физлицо уплачивает налог на основании уведомления налогового органа в срок не позднее 1 декабря 2018 года (пункт 6 статьи 228 НК РФ).

— Когда налоговый агент должен предоставить налогоплательщику справку о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ?

В соответствии с пунктом 3 статьи 230 НК РФ налоговые агенты выдают справки о полученных доходах и удержанных суммах налога физическим лицам по их заявлениям. Налоговым кодексом не установлены сроки выдачи такой справки, а также ответственность налогового агента за невыдачу (несвоевременную выдачу) справки.

В соответствии со статьей 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, к которым могут быть отнесены и справки 2-НДФЛ. Иными словами, справку надлежит выдать не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления работником.

Согласно статье 20 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» оператор, которым в том числе является организация, организующая и (или) осуществляющая обработку персональных данных физического лица, обязан предоставить возможность ознакомления с персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо в течение 30 дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.

Если речь идет о выдаче справки 2-НДФЛ по заявлению физического лица — стороны по гражданско-правовому договору, то налоговому агенту как оператору персональных данных следует исходить из того, что срок выдачи справки не должен превышать 30 дней.

— По какой форме налоговый агент выдает физическому лицу справку о его доходах?

Утвержденная Приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ форма 2-НДФЛ используется и для случаев направления сообщений о невозможности удержать исчисленную сумму налога, и для направления сведений о доходах, начисленных, удержанных, перечисленных налогов, и собственно в качестве справки, выдаваемой физическим лицам о полученных доходах и удержанном налоге.

В письме Минфина России от 01.12.2014 № 03-04-06/61255 сказано, что справки по форме 2-НДФЛ обязаны выдавать по заявлению налогоплательщика все налоговые агенты независимо от вида выплачиваемого ими физическим лицам дохода. Вместе с тем, пункт 4 статьи 230 НК РФ предписывает для налоговых агентов по операциям с ценными бумагами представлять сведения о доходах физического лица в составе налоговой декларации по налогу на прибыль организаций. Порядок заполнения формы этих сведений существенно отличается от порядка заполнения формы 2-НДФЛ.

— Но если налоговый агент выдаст физическому лицу справку по форме 2-НДФЛ, в которую будут включены сведения по доходам от операций с ценными бумагами, она будет отличаться от той формы, которая направлена в налоговый орган?

При включении в справку 2-НДФЛ доходов от операций с ценными бумагами получится, что у налогового агента два типа справок 2-НДФЛ: одна для налогового органа, другая — для налогоплательщика.

Налоговый агент может выдавать налогоплательщикам справки о доходах, полученных от операций с ценными бумагами:

  • по форме 2-НДФЛ, в которой доходы от операций с ценными бумагами отражены наряду со сведениями о других доходах, полученных физическим лицом;
  • по форме приложения № 2 к налоговой декларации по налогу на прибыль организаций при ее дополнении данными о налоговом агенте (при наличии доходов только от операций с ценными бумагами);
  • две справки: соответственно об «обычных» доходах и сведения о доходах от операций с ценными бумагами (естественно, при наличии таких доходов).

В принципе, можно выдать справку по форме налогового регистра или в произвольной форме, которая учитывает требования пункта 1 статьи 230 НК РФ.

— А может налоговый агент выдать налогоплательщику справку по другой форме, чем 2-НДФЛ?

Ответственность налогового агента за несоблюдение формы справки о полученных доходах и удержанных суммах налога, выдаваемой физическим лицам, Налоговым кодексом не установлена. Но если справка необходима физическому лицу для представления в налоговые органы, то лучше использовать форму справки, утвержденную ФНС России.

Дата публикации: 02.10.2017