Успешная история одной компании: «Кьези Фармасьютикалс» перешла на ЭДО

Международная фармацевтическая компания «Кьези» основана более 80 лет назад в итальянском городе Парма. Там же находится центральный офис «Кьези». Филиалы расположены в 25 странах мира. Компания разрабатывает и производит оригинальные пульмонологические лекарственные препараты. Ее научно-исследовательские центры размещены в Италии, Франции, США и Великобритании, производство – в Италии, Франции и Бразилии. В ноябре 2005 года «Кьези» открыла в Москве филиал «Кьези Фармасьютикалс». 

В 2012-ом российский филиал «Кьези» начал сотрудничать с лидером отечественного фармацевтического рынка – компанией «Фармстандарт». И уже в начале 2013-го в продаже появились первые упаковки аэрозольных ингаляторов «Кьези» с маркировкой «Сделано в России». Кстати заметим, что компания «Кьези» имеет широкую партнерскую программу и связана лицензионными соглашениями с крупными производителями лекарственных средств – «ГлаксоСмитКляйн», «Новартис», 3М, «Такеда», «АстраЗенека». Благодаря этой программе продукция «Кьези» представлена в 114 странах мира.

Сейчас в штате филиала «Кьези Фармасьютикалс»  – более 100 сотрудников: 35 работают в московском офисе и 80 – в российских регионах, среди них – медицинские представители, менеджеры по работе с органами здравоохранения, региональные и территориальные менеджеры. Все региональные специалисты работают дистанционно. 

– Современные фармацевтические компании должны соответствовать принципу нового менеджмента – следи за результатами, а не за подчиненными! – говорит  менеджер отдела по работе с персоналом Ирина Кораблева. – Однако для того чтобы было удобно регулировать правовые отношения с персоналом, работающим вне офиса, необходим электронный документооборот (ЭДО).

Время пришло

Предложение о переходе «Кьези Фармасьютикалс» на ЭДО поступило от отдела по работе с персоналом компании. Более того, это подразделение стало генератором идеи и основным участником проекта по внедрению ЭДО в компании.

– Мы задумались о переходе на ЭДО еще в 2011-ом, – рассказывает Ирина Кораблева. – Причиной тому были задержки в подписании региональными сотрудниками приказов, дополнительных соглашений  и других кадровых документов и даже их потери, – поясняет она. 

– Терялось около 30% документов, направляемых работникам в регионы почтой или курьером, – сообщает в свою очередь, администратор отдела по работе с персоналом «Кьези Фармасьютикалс» Татьяна Киреенко. – Много документов попросту возвращалось обратно, поскольку  люди, будучи в разъездах, не могли их получить.   

Мотивации для перехода компании на ЭДО было более, чем достаточно. Однако решающим посылом к тому стали новые правовые нормы. В 2013 году вышел Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ, на основании которого  внесены поправки в Трудовой кодекс, в частности введена Глава 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». Нормы только что вступившего в силу законодательства  требовали открытия обособленных подразделений в регионах в случае применения дистанционного труда. У «Кьези Фармасьютикалс» таковых не было. И это влекло за собой  большие риски. Все говорило о том, что компания должна перейти на ЭДО, но сначала подготовиться к этому. Ведь по новому законодательству еще не было разъяснений, отсутствовали судебная практика и  инструменты для использования ЭДО физическими лицами. И, конечно же, форма трудового договора с дистанционными сотрудниками требовала значительной доработки. 

Не так страшен ЭДО, как его..

В том же 2013-ом Ирина Кораблева пошла учиться в Высшую школу экономики, а в июле 2014-го защитила дипломную работу, которая стала теоретической базой для проекта по внедрению ЭДО в «Кьези Фармасьютикалс». В рамках дипломной работы Ирина собрала всю правовую базу под дистанционный труд, исследовала зарубежное законодательство и практику его применения. Дипломная работа также содержала расчет финансовой выгоды «Кьези Фармасьютикалс» при переходе на ЭДО.

– Так все удачно совпало, что я училась в Высшей школе экономики и параллельно вместе с коллегами  готовила проект по внедрению ЭДО в нашей компании и затем участвовала в его реализации, – говорит Ирина Кораблева. – Я рассчитала, что ЭДО  очень выгоден для нас, поскольку уменьшает правовые риски и снижает издержки на документооборот.

Неисповедим путь к оператору

В апреле 2014-го «Кьези Фармасьютикалс» приступила к выбору оператора ЭДО. 

– Мы обращались к разным IT-компаниям. И все они были готовы работать с нами, – рассказывает IT-директор «Кьези Фармасьютикалс» Павел Карасев. – Но, поскольку на тот момент в бухгалтерии и кадрах мы использовали программу «1С», чтобы не начинать с нуля мы искали оператора, у которого есть готовая интеграция с «1С». Таким оказался «Такском». Его сервис ЭДО уже был встроен в «1С», но, правда, тогда позволял обмениваться только бухгалтерскими документами, – вспоминает Павел Карасев. 

 Для того чтобы электронная система предоставила возможность обмениваться еще и кадровыми документами с физическими лицами нужно было серьезно поработать. Кроме того, было очень сложно определиться с процедурой подготовки бумаг, необходимых  для оформления электронной подписи (ЭП) на физических лиц. Но и с этой задачей справились. Пришли к тому, что отдел по работе с персоналом будет самостоятельно за дистанционных сотрудников комплектовать документы, а тем предстоит только подписывать их. Для этого с каждым региональным работником было заключено дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора и собраны заявления на оформление ЭП.

Система ЭДО  в «Кьези Фармасьютикалс» стартовала в августе. Тогда же в центральном офисе в Москве был проведен тренинг региональных работников, после чего они  уехали с настроенными ноутбуками и токенами с ключом ЭП, а с 1 сентября стали работать по новому бизнес-процессу. 

Мы будем жить теперь по-новому

Сегодня специалист отдела по работе с персоналом отправляет сообщение сотруднику, работающему вне офиса, в программе «1С» посредством модуля  «1С-Такском». В свою очередь, работник, открывая «Личный кабинет» в сервисе «Такском-Файлер» на персональном компьютере, получает документ, подписывает его ЭП и при необходимости распечатывает. В результате  трудовые отношения с персоналом находятся в строгом правовом русле. Документы не теряются. Они доступны в любой момент, поскольку их путь хорошо прослеживается. Период обращения укладывается в законодательные нормы. Отработанные документы находятся в электронном хранилище. Ну, и, конечно, налицо экономия на расходных материалах. 

Удобно стало и региональным работникам. Теперь им не надо ждать курьера или ходить на почту. Конечно же, поначалу с введением ЭДО, у персонала, работающего вне офиса, были трудности, другой раз, самые нелепые. Люди забывали токены, теряли их, зачастую не понимали алгоритм действий в электронном сервисе. Но сейчас все наладилось. 

– Мы разработали собственную инструкцию для сотрудников, – говорит Татьяна Кириенко. – После того, как  берем на работу человека, передаем ему токен, подключаем, регистрируем и направляем инструкцию, в которой максимально понятно изложены все действия в сервисе «Такском-Файлер».

Практически все документы отдел по работе с персоналом направляет сотрудникам в электронном виде.  На бумаге остались только трудовой договор либо дополнительное соглашение к нему, а также заявление на оформление ЭП и авансовый отчет с чеками. 

Нет предела совершенству или держим курс в «облака»

Проект по внедрению ЭДО в «Кьези Фармасьютикалс»  уникален. Он не имеет аналогов на IT-рынке. Система «Такском-Доклайнз» – облачный сервис для юридически значимого ЭДО с контрагентами – теперь позволяет обмениваться не только бухгалтерскими, но и кадровыми документами.

Сегодня у каждого удаленного сотрудника «Кьези Фармасьютикалс» в компьютере установлена программа «КриптоПро CSP», есть токен с ключом ЭП, настроен «Личный кабинет». Но, как говорится, нет предела совершенству. Совсем скоро компания «Кьези Фармасьютикалс» начнет использовать облачную электронную подпись. 

– Новая облачная технология позволит нашим региональным работникам открывать свой «Личный кабинет» с любого компьютера, в том числе с планшета без всякого токена. Для этого им потребуется иметь при себе только телефон, на который будут приходить сообщения об отправке  документов и одноразовые пароли для доступа к ключу ЭП, – говорит Павел Карасев.

– В настоящий момент  компания «Такском» внедряет решение облачной электронной подписи, – сообщает технический директор компании «Такском» Александр Тупицын. – Удостоверяющий центр берет на себя установку и обслуживание сертифицированного оборудования для выпуска, хранения и использования ключей электронной подписи. Клиенту же будет предоставлено простое в работе приложение, которое позволит ставить электронную подпись на документ сразу же после того, как с помощью дополнительных кодов проверится личность пользователя. 

Для тех, кто зачастую работает вне офиса, облачная электронная подпись является незаменимым помощником, поскольку доступна в применении с любого стационарного компьютера или мобильного планшета, а также смартфона. Так что держим курс в «облака»!