Курс на электронные документы в компании «Эковер».

спикер.jpg

Анастасия Семенова,
начальник отдела сбыта «Эковер»

«Если раньше документ мог изменяться и согласовываться бухгалтерией неделю, то теперь мы закрываем его день в день!», — Анастасия Семенова, начальник отдела сбыта «Эковер».

Завод ЭКОВЕР – это современное предприятие по выпуску высокоэффективной базальтовой тепло- и звукоизоляции. Завод находится в Свердловской области вблизи Баженовского месторождения, где добывается горная порода габбро, используемая в производстве изоляции «Эковер».

Высокая клиентоориентированность — один из главных принципов компании. Именно забота о клиентах компании стала одной из главных причин внедрения на предприятии электронного документооборота «1С-Такском».

Предпосылки внедрения ЭДО

По словам начальника отдела сбыта завода «Эковер» Анастасии Семеновой, решение о переходе на электронный документооборот было принято в первую очередь в целях оптимизации рабочих процессов и времени. Продукция завода очень востребована и поставляется в разные регионы страны, таким образом, бумажный документооборот через почтовые отправления растягивается на необычайно долгий срок. Кроме того, внедрение электронного документооборота стало дополнительной страховкой при судебных разбирательствах с недобросовестными контрагентами.

Электронные документы являются юридически значимыми, и их можно использовать как доказательство в суде. Подписав с контрагентом правильно составленное соглашение об обмене электронными документами, компания минимизирует свои риски. В случае электронных документов нет нужды поднимать весь бумажный архив, ждать пока почта доставит подписанную накладную, или тратить время и заново высылать на подпись потерявшийся документ, например, в ситуациях досудебных проверок.

Для перехода на ЭДО заводом «Эковер» был выбран функционал «1С-Такском» — совместная разработка компаний «1С» и компании «Такском» штатно встроенная в большинство конфигураций 1С. Данное решение позволяет обмениваться электронными документами по защищенным каналам связи, не выходя из программных продуктов «1С». Все отправленные документы из 1С подписываются квалифицированной электронной подписью и имеют юридическую силу. Скорость и надежность передачи данных гарантирует обмен электронными документами через оператора ЭДО — компанию «Такском».

Переход на ЭДО

«У нас возникло много технических трудностей, прежде всего потому, что используем операционную систему Linux. Это накладывает ряд ограничений на использование ЭДО в 1С и не всегда делает возможным настройки нужных нам параметров под себя. Так как мы работаем на сильно измененной конфигурации 1С — процесс обновления блока ЭДО в нашей информационной системе — непростая задача. Техническую поддержку и консультации по работе блока ЭДО в 1С нам оказывает партнер фирмы 1С – компания «АСП» г. Екатеринбург

Что касается каких-то административных аспектов внедрения, то тут всё прошло на «ура». У нас прогрессивная бухгалтерия», — отмечает Анастасия Семенова. «Сейчас мы только внедряем эти бизнес-процессы, но уже есть и первые успехи. Если раньше документ мог изменяться и согласовываться бухгалтерией неделю, то теперь мы закрываем его день в день».

Планы на будущее

Первым крупным клиентом «Эковера», с которым начался обмен электронными документами, стала компания «Металл Профиль». Сейчас, в том числе благодаря роумингу между Операторами, число контрагентов постепенно увеличивается. В будущем у завода «Эковер» стоит в планах переход на ЭДО не только с клиентами, но и с поставщиками.

«Люди привыкли к бумаге. Но с этой привычкой можно и нужно бороться. Многие руководители не всегда понимают, какую пользу приносит замена бумажных документов электронными. Одно дело распечатать несколько документов, совсем другое, если этих документов тысячи, на каждый из них требуется поставить несколько подписей и каждый документ из этих тысяч отправить из точки «А» в точку «Б», где эту уже процедуру с собиранием подписей и отправкой повторит контрагент. С ЭДО все происходит гораздо проще. Это оптимизация рабочего времени и оптимизация работы персонала», — отмечает Анастасия.