Правила эксплуатации ККТ

С 1 июля 2017 года организации и ИП обязаны перейти на онлайн-кассы, которые будут передавать данные о каждом пробитом чеке в ФНС через оператора фискальных данных. Как же применять их? Так же как и раньше или есть особенности?

Напомним, что порядок и условия применения контрольно-кассовой техники регламентирован статьей 4.3, которая введена Федеральным законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ.

Однако до настоящего времени действуют «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов с населением» (утв. письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104), применяемые в части, не противоречащей Федеральному закону от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Так, с переходом на онлайн-кассы можно не применять унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (в частности, формы КМ-3, КМ-4, КМ-7 и т.д.). Об этом Минфин России сообщает в письмах от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 19.05.2017 № 03-01-15/30616.

Вместе с тем остаются обязательными к применению формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, например, кассовые документы (письмо Минфина России от 25.01.2017 № 03-01-15/3482)

Нюансы использования онлайн-касс

Итак, торговая компания зарегистрировала онлайн-кассы по-новому порядку. Что нужно знать продавцам-кассирам? Приведем несколько важных правил:

• кассовый аппарат нужно применять на месте осуществления расчета с покупателем (клиентом) в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем (клиентом), за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в сети «Интернет»;
• ваша касса должна быть подключена к Интернету;
• на некоторых ККТ перед началом работы нужно ввести пароль либо использовать специальную карту.

Перед началом осуществления расчетов кассир должен сформировать отчет об открытии смены, а по окончании осуществления расчетов — отчет о закрытии смены. При этом кассовый чек (БСО) должен быть сформирован не позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены.

Еще нужно знать, что все расчеты с онлайн-касс передаются через ОФД в ФНС. А чек теперь может быть не только бумажным, но и электронным.

Если произойдет сбой связи, то онлайн-касса будет пробивать чеки еще 30 дней, а затем она блокируется. Как только связь появится все пробитые чеки в порядке «живой очереди» будут передаваться через ОФД в ФНС. Получить сведения о работоспособности ККТ и возможности передачи данных можно в Личном кабинете ОФД «Такском».

Имейте в виду! Фискальный накопитель ККТ должен обеспечивать хранение в некорректируемом виде отчетов об открытии/закрытии смены, кассовых чеков (БСО), отчетов о текущем состоянии расчетов, подтверждение оператора и других фискальных документов в течение 30 календарных дней. Это установлено пунктом 4 статьи 4.1 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (в редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ).

Подготовка к работе перед вводом ККТ в эксплуатацию

К работе на кассовом аппарате допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации ККТ, с которыми заключается договор о материальной ответственности.

Перед началом работы кассиру должны выдать:

• ключи от кассовой кабины и от денежного ящика;
• разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями;
• принадлежности для работы и обслуживания машины.

Для проверки работоспособности кассового аппарата кассир должен пробить несколько нулевых чеков.

Отчет об открытии смены

Отчет об открытии смены должен содержать реквизиты, указанные в таблице 17 приложения № 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Напомним, что этим Приказом утверждены форматы фискальных документов, обязательных к использованию, а также дополнительные реквизиты фискальных документов.

В частности, отчет об открытии смены может содержать такие дополнительные реквизиты, как код формы фискального документа, ИНН кассира, номер смены, признак истечения срока действия (ресурса) ключа фискального признака и т.д.

Расчеты с покупателями при использовании контрольно-кассовой техники

Расчеты с покупателями могут осуществляться в наличной или безналичной форме.

При осуществлении расчетов кассир обязан:

• получить от покупателей (клиентов) деньги за товары или оказанные услуги согласно сумме, называемой покупателем (клиентом), обозначенной в прейскуранте на оказываемые услуги, ценнике на продаваемый товар;
• четко назвать сумму полученных денег и положить эти деньги отдельно на виду у покупателя (клиента);
• напечатать чек с использованием ККТ;
• назвать сумму причитающейся сдачи и выдать ее покупателю (клиенту) вместе с чеком (при этом бумажные купюры и разменную монету выдать одновременно).

В случае ошибки кассир должен пробить чек возврата или коррекции. Чек коррекции пробивается тогда, когда кассиру нужно исправить ошибку. А чек возврата пробивается при возврате товара покупателем. В этом случае на чеке должен быть указан реквизит «возврат прихода».

Если расчеты — безналичные, например, с использованием банковских карт, то при покупке товара карта вставляется в щель кассовой машины системного кассового терминала, имеющего связь с банком, по каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги). После чего карточка возвращается владельцу. При вводе кредитной карточки в машину набирается личный код, известный только владельцу.

Обратите внимание! Все пробитые кассиром чеки фиксируются в системе оператора фискальных данных и автоматически передаются через ОФД в ФНС. Разница во времени между приемом денежных средств и пробитием чека не должна быть более 5 минут. В противном случае организация может быть привлечена к административной ответственности по части 2 статьи 14.5 КоАП РФ.

Выдача и направление чека

При работе с онлайн-кассой покупателю выдается бумажный чек. Обязательно нужно поинтересоваться, нужен ли ему чек в электронной форме. Если да, то покупатель должен представить кассиру (до момента расчета) номер мобильного телефона или адрес электронной почты.

Важный нюанс — у продавца должна быть техническая возможность для передачи электронного чека покупателю.

Имейте ввиду!
ФНС разработала мобильное приложение, в котором можно сохранить свои данные (почту и телефон), которые потом преобразуются в QR-код. QR-код считывается на кассе и покупателю не приходится диктовать каждый раз свои данные кассиру.

Реквизиты чека

Формат кассового чека должен содержать реквизиты, указанные в таблице 48 приложения № 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. Так, с 1 февраля 2017 года в кассовом чеке (БСО) обязательно должен быть реквизит «ставка НДС».

В дополнение к старым реквизитам кассового чека на новых кассовых чеках отражается номер фискального документа, фискальный признак документа, номер смены, порядковый номер за смену, вид налогообложения и др.

Обязательным элементом кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.

Предоплата

Если объем и список товаров, работ, услуг невозможно определить в момент оплаты (при получении предоплаты и (или) рассрочке платежа), то на кассовом чеке (БСО) указываются аванс и фактически полученные денежные средства.

При конечном расчете с учетом ранее предоставленного аванса на кассовом чеке указываются обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. При этом в сумме оплаты наличными и (или) электронными средствами платежа за реализуемые товары, работы, услуги указываются фактически полученные денежные средства без привязки к конкретным товарным позициям. Сумма ранее полученного аванса не отражается. Минфин России разъяснил это в письме от 28.04.2017 № 03-01-15/26352.

По мнению экспертов ФНС России, уровень детализации наименования товара должен позволять идентифицировать конкретный товар или услугу. Например, указание нескольких товаров под общей группой, к примеру «Суп», будет некорректным. Стоит указывать «Суп куриный 500 г». Возможно также указание производителя, объема, веса и других характеристик продукции.

Как пробить чек при оказании услуг?

Специалисты ОФД «Такском» разъясняют, что обязательным реквизитом чека ККТ является наименование услуг (если объем и список услуг возможно определить в момент оплаты), которое нужно отражать максимально корректно. Наименование конкретных видов услуг лучше взять из договора с клиентом или из прейскуранта услуг.

Эксперты уточняют, что наименование товара в чеке ККТ должно соответствовать маркировке товара, т.е. содержать информацию, которая позволит покупателю однозначно идентифицировать товар, в том числе его вид, сорт или марку, массу или объем.

Конкретных требований к указанию наименования товара и его детализации в Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ не предусмотрено. Поэтому пользователь кассы вправе самостоятельно определить наименование. При формировании наименования товара налогоплательщики могут руководствоваться Общероссийским классификатором продукции по видам экономической деятельности ОК 034-2014 (КПЕС 2008), а также Техническим регламентом Таможенного союза «Пищевая продукция в части ее маркировки» (ТР ТС 022/2011).

Отчет о закрытии смены

В конце рабочего дня кассир должен закрыть смену (обнулить кассу и сдать наличность директору) и сформировать по окончании осуществления расчетов отчет о закрытии смены (аналог Z-отчета).

Отчет о закрытии смены должен содержать обязательные реквизиты, указанные в таблице 32 приложения № 2 к Приказу ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@. В частности, адрес расчетов, регистрационный номер ККТ, количество кассовых чеков (БСО) за смену, общее количество фискальных документов за смену и т.д.

По окончании работы кассир должен выключить кассу, сдать ключи и остальные принадлежности.