Электронные реестры – новый шаг в развитии ЭДО






Такой важный вывод сделали гости и участники бизнес-завтрака, который состоялся 10 ноября в «Кебур Палас» – элегантном отеле в самом центре Москвы.

В этот день обсуждалась одна из наиболее актуальных тем: «Юридически значимый электронный документооборот. Подтверждение 0% ставки НДС по экспортным операциям в электронном виде».

Выбор темы – не случайность, а закономерность. Российский бизнес уже несколько лет успешно осваивает электронный документооборот (ЭДО), подтверждая нулевую ставку НДС в электронном виде и представляя в налоговый орган электронные документы.

Интерес к теме был вызван и тем, что с 17 ноября 2015 года вступят в силу 14 электронных форматов реестров, утвержденных Приказом ФНС России от 30.09.2015 № ММВ-7-15/427. Они позволят бизнесу подтверждать обоснованность применения ставки НДС 0% в электронном виде, начиная с 4 квартала 2015 года, и могут представляться в зависимости от видов реализуемых товаров, работ, услуг. Реестры представляются в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через оператора ЭДО.

На все эти и другие вопросы обратили внимание ведущие эксперты: Персикова И.С., государственный советник Российской Федерации I класса, заместитель начальника Отдела НДС по внешнеэкономической деятельности Управления налогообложения ФНС России; Ускова А.А., начальник Отдела РМиУП ОАО «Новая Перевозочная компания»; Зудин В.Ю., руководитель департамента маркетинга и рекламы компании «Такском»; Барвицкая Е.В., директор Санкт-Петербургского филиала компании «Такском»; Храмцовская Н.А., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС); Куликова О.А., заместитель директора департамента финансового контроля и учета ООО «Комацу СНГ», а также представители ПАО «ЛУКОЙЛ», «Интер РАО», ТД «РЖД», «ЕвроХим», «Аэрофлот» и других известных компаний.

Эксперты напомнили, что с 1 октября 2015 года вступили в силу отдельные нормы статьи 165 НК РФ, которые позволяют налогоплательщикам представлять в налоговый орган для подтверждения применения льготы по НДС 0% вместо пакета подтверждающих документов реестры таможенных деклараций и иных документов. Уже за 4-й квартал налогоплательщики могут подтверждать применение ставки НДС 0% в электронном виде с использованием реестров.

И хотя право представлять реестры на бумаге или в электронном виде остается за организацией, выбор очевиден. В электронном виде представлять реестры и быстро, и менее затратно. Известно, что электронный документооборот ускоряет обработку документов, сокращает риски их несвоевременного представления, обеспечивает высокое качество оформления документов (подписи), экономит расходы (на оплату труда специалистов, бумагу, печать и др.).

Спикеры разъяснили, что для подтверждения льготной ставки НДС в налоговый орган можно представить по ТКС через оператора реестры в электронном виде. А в случае необходимости налоговый орган будет истребовать сами документы. При этом следует учесть, что на требования налогового органа нужно отвечать в течение 20 календарных дней, иначе льгота будет считаться неподтвержденной.

Многих интересовал вопрос: как собрать документы для налоговой, если одни – в бумажном виде, а другие – в электронном? Отвечая на вопрос, эксперты отметили, что нужно уметь одновременно работать и с бумагой, и с электронными документами. Как бы вы не хотели всё перевести в электронный вид, бумага все равно останется. И организациям нужно уметь вести смешанный документооборот: в электронном виде, и на бумаге. Важно, чтобы степень электронизации была высокой.

Участники бизнес-завтрака узнали об успешных проектах внедрения ЭДО на примере отдельных компаний. Так, ОАО «Петролеспорт» – крупная стивидорная компания в России – с 2013 года подтверждает ставку НДС в электронной форме. Компании приходилось представлять 50 786 пакетов документов, что составляло около 170 000 листов. До внедрения ЭДО – документы готовили 10 человек из разных отделов в течение 3-х недель, теперь – 1 человек за 3 дня. Причем, работает программа, человек – контролирует.

Другой пример – «Комацу СНГ», которая одна из первых стала внедрять ЭДО и вовлекать своих поставщиков в электронное взаимодействие. Этот мировой производитель строительно-дорожной техники получает сегодня 70% требований из ИФНС в электронном виде. Для бухгалтера – это большое подспорье. Сейчас компания отправляет в налоговый орган как формализованные (ТОРГ-12), так и неформализованные документы (договоры, отчеты по проводам) и никаких проблем при их представлении не возникает.

Интересен и опыт внедрения ЭДО в ОАО «Новая Перевозочная компания», в которой формируются пакеты электронных документов для отправки в налоговый орган. В компании подготовлена база для выгрузки реестров по ТКС и мгновенного реагирования на истребование документов от ИФНС.

Большой интерес вызвала тема хранения электронных документов и процедура законного уничтожения по истечении сроков их хранения. Участникам разъяснили, что хранить электронные документы следует в течение 5 лет. А при хранении – нужно руководствоваться современными нормативными документами и программными средствами. Документы нужно хранить так, чтобы их можно было сразу найти и быстро представить в налоговый орган. В этом бухгалтеру поможет «Картотека документов», которая сама соберет, скомплектует и выгрузит документы из различных информационных систем и оперативно передаст их в налоговые органы через Интернет. Этот сервис избавит бухгалтера от необходимости искать огромное количество документов в разных системах, распечатывать и передавать их в ФНС.

Бухгалтеры узнали, что за хранение электронных документов отвечает руководитель организации. И это даже в случае, если эти документы переданы на хранение сторонней организации. Любая организация должна принять все меры для обеспечения сохранности электронных документов. Несмотря на то, что законодательной базы по этому вопросу пока еще недостаточно, суды принимают во внимание электронные документы в качестве доказательств. Это могут быть распечатки с электронной почты, скриншоты сайтов, документы в РDF, заверенные на бумаге. Так что движение вперед – есть!

Эксперты подчеркнули, что электронный документооборот – это единый непрерывный процесс. И давая бизнесу возможность работать в электронном виде, важно понимать, как бизнес будет получать эти данные, которые должны скачиваться, а не заполняться вручную. Сегодня тормозом в развитии ЭДО является то, что требования приходят в РDF и бизнес не может систематизировать и обрабатывать их. Еще не решен вопрос по взиманию косвенных налогов для подтверждения ставки НДС 0% при экспорте товаров в страны ЕЭАС, в описи документов не прописан код коносамента, нет единого формата электронной подписи с Казахстаном и Беларусью.

В завершение мероприятия участники смогли пообщаться с экспертами, задать интересующие их вопросы, и… получить подарочные издания книг о шедеврах мировой архитектуры и русской живописи.

Те, кто не успел узнать подробности, могут посетить 3 декабря заседание Рабочей группы по электронному документообороту при ТПП России, и узнать всё об электронных реестрах и ЭДО.


Дата публикации: 16.11.2015
Электронные реестры – новый шаг в развитии ЭДО