Электронные документы для целей налогообложения и бухгалтерского учета






Шестакова Е.В.
Генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»,
кандидат юридических наук
Cпециально для компании «Такском»

С развитием Интернета и информационных технологий электронные документы получают все большее значение. Теперь не нужно записываться в налоговый орган и отстаивать очереди, не нужно ездить к контрагенту для ведения переговоров, заключения договоров, а также для получения подтверждающих документов, в частности,  счетов-фактур. Все можно сделать быстро и оперативно не выходя из офиса. Конечно, современные технологии очень облегчают жизнь, если речь идет о налоговом и бухгалтерском учете.

Электронные документы для целей налогообложения

Наиболее часто используемыми документами для целей налогообложения являются налоговые декларации. И понятно, почему. Для плательщиков НДС существует обязанность подавать декларацию в электронном виде, причем за неисполнение данной обязанности после 1 января 2015 года налоговый орган может принять в отношении налогоплательщика следующие меры:

  1. Оштрафовать организацию за несвоевременное представление декларации (п. 1 Письма УФНС по г. Москве от 13.01.2015 № 24-15/000647);
  2. Заблокировать счет организации в банке.

При этом сама обязанность по подаче декларации не считается исполненной.

В иных случаях согласно статье 80 НК РФ налоговые декларации (расчеты) представляются в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленным форматам в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота:

  1. Налогоплательщиками, среднесписочная численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек;
  2. Вновь созданными (в том числе при реорганизации) организациями, численность работников которых превышает 100 человек.

Если говорить об отчетности по НДФЛ, то отчетность по форме 2-НДФЛ и 6-НДФЛ необходимо подавать в электронном виде, если численность физических лиц, получивших от организации доходы в периоде, за который представляются справки 2-НДФЛ или расчет 6-НДФЛ, составляет 25 и более человек (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Кроме отчетности к электронным документам для целей налогообложения, безусловно, относятся счета-фактуры и первичные документы. Использование данных документов в электронном виде в отличие от декларации пока не обязательно, но понятно, что если компания переходит на электронный документооборот, то это касается и первичных документов, и счетов-фактур.

Форматы электронных документов утверждены ФНС. В частности, в Письме ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ говорится об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры. А недавно появился новый формат счетов-фактур, который будет действовать с 2017 года, он утвержден  приказом ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@.


Обмениваться электронными документами с контрагентами намного быстрее, чем бумажными, их удобно хранить, искать и предоставлять по требованию органов ФНС. Для обмена электронными документами может использоваться учетная система или простая веб-версия, работающая с любого компьютера.


Регистры налогового учета многие налогоплательщики также ведут в электронном виде. Однако, к сожалению, в настоящее время не установлены форматы для представления налоговых регистров в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (кроме книг покупок и книг продаж, форматы представления которых утверждены приказом ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@). Поэтому, по мнению налогового органа, придется представлять регистры налогового учета в виде бумажных документов. Если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, то такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (Письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671 «Об использовании самостоятельно разработанных форматов документов»).

Таким образом, документы в электронном виде для целей налогообложения использовать можно и нужно, однако на практике получается, что механизм работы с электронными документами не до конца урегулирован.

Электронные документы, подтверждающие уплату страховых взносов

Электронная отчетность введена не только для целей налогообложения, но и для целей уплаты страховых взносов.

Так, в настоящее время применяется электронная отчетность в Фонд социального страхования. Согласно ч. 10 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования») плательщики страховых взносов, у которых среднесписочная численность физических лиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, за предшествующий расчетный период превышает 25 человек, а также вновь созданные плательщики страховых взносов с численностью более 25 человек сдают в обязательном порядке отчетность в ФСС в электронном виде. В электронном виде отчетность в ФСС России следует представить не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом (п. 2 ч. 9 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Основным видом отчетности является форма 4-ФСС.

Обратите внимание!

С 2016 года принят приказ ФСС России  от 29.03.2016 № 123  «О внесении изменений в приказ Фонда социального страхования Российской Федерации от 12 февраля 2010 г. № 19 "О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования"». Изменения касаются структуры и форматно-логических соотношений расчета по форме 4-ФСС при представлении отчетности в ФСС России в электронном виде с электронной подписью, начиная с I квартала 2016 года.

Аналогичный порядок в отношении сдачи электронной отчетности предусмотрен и в сТакже как и для Фонда социального страхования установлен порог в 25 человек. Но вот сроки сдачи отчетности иные. Плательщики страховых взносов ежеквартально представляют отчетность в территориальный орган ПФР на бумажном носителе не позднее 15-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом, а в форме электронного документа — не позднее 20-го числа второго календарного месяца, следующего за отчетным периодом. Основной формой является форма РСВ-1.

Однако с 2016 года добавилась новая ежемесячная отчетность, которую необходимо сдавать по форме СЗВ-М. Формат сведений о работниках по форме СЗВ-М фонд утвердил распоряжением от 25.02.2016  № 70р.


Сдать отчетность через Интернет легко! С помощью линейки продуктов «Такском» вы сможете представлять документы и пояснения для ФНС России по защищенным электронным каналам связи точно в срок.


Электронные документы для целей бухгалтерского учета

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» регистры бухгалтерского учета можно вести как на бумаге, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. При этом закон «О бухгалтерском учете» не делает каких-либо исключений по видам документов, следовательно, все документы можно вести в электронном виде и обмениваться ими с контрагентами.

В частности, возможно наладить электронный обмен первичными документами. Федеральный стандарт бухгалтерского учета, который устанавливает, какие именно виды электронных подписей и виды электронных документов могут быть применимы к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухучете, не принят. Поэтому целесообразно установить данные требования в учетной политике и в соглашении с контрагентом.

К первичным документам установлены, вместе с тем, требования к обязательным реквизитам документов.

Согласно статье 9 Закона «О бухгалтерском учете» первичный документ должен иметь следующие реквизиты:
  1. Наименование документа;
  2. подписи уполномоченных лиц.
  3. Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку,
  4. Величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  5. Содержание факта хозяйственной жизни;
  6. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  7. Дату составления документа;

Право использовать первичные документы в электронном виде подтверждается и Минфином. По мнению ведомства, первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (Письмо Минфина России от 20.10.2015 № 07-01-06/60090).

Также в электронном виде компании и предприниматели могут вести регистры бухгалтерского учета. Регистр бухгалтерского учета может быть составлен на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Обратите внимание!

При разработке федеральных стандартов бухгалтерского учета порядок оформления электронных документов для целей бухгалтерского учета может измениться. Согласно Информационному сообщению Минфина России от 07.06.2016 № ИС-учет-2 приказом ведомства  от 23.05.2016 № 70н по согласованию с Банком России утверждена программа разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2016—2018 гг. Утверждение такой программы предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете». В Программе перечислены проекты новых федеральных стандартов бухгалтерского учета, проекты изменений в действующие положения по бухгалтерскому учету, над которыми будет организована работа в указанный период. Таким образом, в стандартах могут появиться дополнительные требования к электронному документообороту для целей бухгалтерского учета.

В заключение необходимо отметить, что ведение бизнеса заставляет нас использовать все больше и больше современных технологий, к этому нас подталкивает и законодательная база, например, введение электронных деклараций по НДС. И несмотря на несовершенство законодательной базы и установление все новых форматов, стандартов, можно сказать, что в современной работе без современных технологий никуда не деться.

Дата публикации: 29.07.2016
Электронные документы для целей налогообложения и бухгалтерского учета