Законодательное регулирование хранения первичных учетных документов в электронном виде






Шестакова Е.В.,
кандидат юридических наук, генеральный директор
ООО «Актуальный менеджмент»


После распада СССР многие компании вообще не вели архивы, не сдавали документы в архивы, в результате, достаточно тяжело найти информацию и о ранее существующих заводах, и о сотрудниках, которые работали в конкретной компании. Сегодня законодательно закреплена деятельность архивов, в том числе электронных, закреплена и обязанность хранения документов бухгалтерского учета в течение 5 лет, а налогового – 4-х лет. Какие еще законодательные правила установлены в отношении архивов, рассмотрим в данном материале.

Законодательное регулирование хранения первичных учетных документов 

Законодательство в отношении электронных документов и электронных архивов постоянно меняется, и это неудивительно, ведь электронный документооборот развивается «семимильными шагами». И в этом плане необходимо обратить внимание на Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Обязательными условиями хранения электронных документов в архиве являются: 

  • наличие в архиве организации не менее 2-х экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
  • наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
  • обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Электронные носители, на которых хранятся документы, будь то CD-диски, специальные запоминающие устройства или серверы могут прийти в негодность. Поэтому в любом электронном архиве должен быть обеспечен контроль состояния данных носителей.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы. Это позволит не потерять никакую информацию, содержащуюся в электронном архиве. Многие компании также делают дублирующие копии, перезаписывают архивные материалы. При осуществлении такой перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. 

Например, порядок проверки и перезаписи электронных носителей может быть утвержден приказом руководителя предприятия или в положении об архивном деле.

В связи с появлением различных вирусных программ важно также организовать работу с такими файлами. В случае обнаружения вредоносных программ (вирусов и т.п.) носители (единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы) изымаются и помещаются на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки. В дальнейшем вирусы можно удалить или использовать резервную копию архивных документов.

Целесообразно взять на вооружение и рекомендации налогового ведомства (Приказ ФНС России от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398@ «Об утверждении Методических рекомендаций по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи») в отношении нештатных ситуаций. Ведь подобные «нештатные ситуации» могут возникнуть и при ведении архива.

К нештатным относят следующие ситуации:

  • несогласие участника информационного взаимодействия с решением о результате процедур электронного документооборота;
  • невозможность в установленные сроки выявить и устранить причины нарушения сроков исполнения электронного документооборота;
  • нарушение работоспособности средств криптографической защиты информации.

При возникновении таких ситуаций, налоговое ведомство на своем уровне рекомендует создавать специальную комиссию и составлять акт.

В акте необходимо указать:

  • время и место проведения проверки;
  • сведения о составе комиссии;
  • разногласия, представленные на рассмотрение;
  • объекты проверки и материалы по заявлению, представленные для проведения проверки;
  • содержание и результаты проверки с указанием примененных методов;
  • оценка результатов проверки, выводы по представленным разногласиям, их обоснование и принятые решения;
  • иные сведения при необходимости.

Аналогичный опыт может быть использован и коммерческими организациями, ведь отсутствие документа ввиду внештатной ситуации, сбоя программного обеспечения или же наличия вирусов является уважительной причиной для снижения штрафных санкций, а вот просто потеря бумажного документа такой причиной являться не будет.

Также важно создать архивную базу данных документов, согласно нормам приказа, для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов. Порядок создания и использования данного фонда каждая компания осуществляет самостоятельно, например, его можно установить в приказе по компании. Единая корпоративная система облегчает работу с документами для отдельных работников.

Кроме организации архивной базы, согласно Приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 , важно продумать порядок выдачи архивных документов, Выдача электронных документов может осуществляться или в виде электронных копий, или в виде копий на бумаге. В случае выдачи электронной копии она заверяется электронной подписью руководителя организации или уполномоченного лица. В соответствии с действующим законодательством используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

В заключение необходимо отметить, что следование законодательным требованиям поможет быстро найти документ, облегчить прохождение налоговой проверки, снизить риски утери документов, которые можно будет найти в архиве даже через годы.


В удостоверяющем центре «Такском» организации, индивидуальные предприниматели и физические лица могут получить сертификат ключа подписи в течение 1 часа.

Выбрать нужный сертификат поможет мастер подбора сертификатов c возможностью поиска по площадкам.

Дата публикации: 04.05.2016
Законодательное регулирование хранения первичных учетных документов в электронном виде