Отчетность налоговых агентов по НДФЛ






С.В. Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3 класса

Приближается период сдачи налоговыми агентами сведений по форме 2-НДФЛ за 2015 год, а в ближайшее время предстоит представить и первый расчет по форме 6-НДФЛ. Следует отметить, что объем сведений, подлежащих представлению в налоговые органы, увеличен. Одновременно усилены меры воздействия к налоговым агентам за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими своих обязанностей. 
Справки о доходах нередко требуют и налогоплательщики.
Вопросам, связанным с представлением налоговыми агентами отчетности по НДФЛ с учетом произошедших с 2016 года изменений, посвящено интервью с экспертом. 

По какой форме налоговые агенты ведут учет выплаченных физическим лицам доходов и удержанных сумм НДФЛ?
Налоговые агенты должны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, исчисленных и удержанных сумм НДФЛ в регистрах налогового учета.
Форма такого регистра и порядок отражения в нем аналитических данных, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно и утверждаются приказом. Регистр должен позволять идентифицировать налогоплательщика, вид выплаченных ему доходов и предоставленных налоговых вычетов, суммы дохода и даты их выплаты, налоговый статус налогоплательщика, даты удержания и перечисления налога в бюджетную систему Российской Федерации, реквизиты соответствующего платежного документа.
Отсутствие у налогового агента регистра налогового учета признается грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Такое правонарушение наказывается по статье 120 НК РФ штрафом в размере от 10 тысяч рублей. 

Какую отчетность по НДФЛ налоговые агенты представляют в налоговые органы?
Сама форма регистра учета доходов в налоговые органы не представляется, если только она не будет запрошена налоговым органом.
Пунктом 2 статьи 230 НК РФ установлено, что налоговый агент представляет в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему за этот налоговый период НДФЛ. Срок представления – ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим. То есть, за 2015 год сведения должны быть направлены до 2 апреля 2016 года. 
С 2016 года сведения о доходах физических лиц, представляемые налоговыми агентами, именуются в НК РФ «документами, содержащими сведения о доходах».
За 2015 год такие сведения сдают по новой форме 2-НДФЛ, введенной приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@.
При составлении справок используются новые коды видов доходов и вычетов, приведенные в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Справки оформляются по каждому физическому лицу. 
Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц утвержден приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@.

Увеличилось ли количество отчетности по НДФЛ с 2016 года?
Увеличилось за счет появления новой формы – расчета сумм НДФЛ, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ).
Причем из пунктов 2 и 4 статьи 230 НК РФ следует, что обязанность отчитываться по форме 6-НДФЛ возложена на всех налоговых агентов, в том числе лиц, признаваемых налоговыми агентами при осуществлении операций с ценными бумагами (статья 226.1 НК РФ). 
Расчет содержит обобщенную информацию в целом по всем физическим лицам (пункт 1 статьи 80 НК РФ), без включения персональных данных налогоплательщиков.
Расчет заполняется нарастающим итогом на отчетную дату: на 31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря.
В разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ за соответствующий отчетный период отражаются те операции, которые произведены за последние 3 месяца этого периода. Если налоговый агент производит операцию в одном периоде, а завершает ее в другом, то данная операция отражается в том периоде, в котором завершена (письмо ФНС России от 12.02.2016 № БС-3-11/553@).
Представлять расчет сумм НДФЛ налоговый агент будет за первый квартал, полугодие, девять месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом. За год (налоговый период) – не позднее 1 апреля следующего года (пункт 2 статьи 230 НК РФ). Когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством Российской Федерации выходным и (или) нерабочим праздничным днем, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (пункт 7 статьи 6.1 НК РФ). Поэтому расчет по форме 6-НДФЛ, например, за I квартал 2016 года должен быть представлен в налоговый орган не позднее 4 мая 2016 года.
Представлять нужно и расчет сумм НДФЛ с нулевыми показателями. 
Форма, формат, порядок заполнения и представления расчета установлены приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@. 

Как представление расчета сумм НДФЛ отразится на мероприятиях налогового контроля?
Правоприменительная практика исходит из того, что справки 2-НДФЛ декларацией (расчетом) не являются и камеральной проверке не подлежат. 
С учетом статей 80 и 88 НК РФ представление расчета сумм НДФЛ повлечет камеральную проверку такого документа. Налоговый орган, в частности, вправе будет запросить пояснения в случаях выявления противоречий между сведениями, содержащимися в представленных документах, выявления несоответствий между ними и сведениями налогового органа, полученными в ходе налогового контроля. Налоговый агент должен будет в течение пяти дней предоставить необходимые пояснения или внести исправления. 
Расчет сумм НДФЛ позволит налоговым органам контролировать своевременность перечисления НДФЛ в бюджет. При обнаружении правонарушений по итогам камеральной проверки составляется акт (пункт 1 статьи 100 НК РФ). 
Напомню, что просрочка перечисления НДФЛ приводит не только к начислению пени, но и к взысканию с налогового агента штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению (статья 123 НК РФ). Штраф подлежит взысканию применительно к каждому факту неудержания, в том числе допущенного до истечения налогового периода.

Нужно ли представлять сведения о доходах, выплаченных индивидуальному предпринимателю?
Если речь идет о выплатах, произведенных индивидуальному предпринимателю в связи с осуществлением им предпринимательской деятельности, то сведения в налоговый орган не представляются. В отношении таких доходов организация налоговым агентом не признается (подпункт 1 пункта 1 статьи 227 НК РФ). 
Подтвердить «предпринимательский» статус выплаченного дохода должен гражданско-правовой договор, в который включены реквизиты свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве ИП, или наличие копии свидетельства о такой регистрации (письмо Минфина России от 21.03.2011 № 03-04-06/3-52).

Каковы особенности представления сведений о доходах физических лиц от операций с ценными бумагами?
Лица, указанные в статье 226.1 НК РФ (брокеры, депозитарии, доверительные управляющие), при осуществлении операций с ценными бумагами, операций с финансовыми инструментами срочных сделок, при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов (купоны, дивиденды по акциям) представляют сведения о доходах по форме, утвержденной приказом ФНС России от 26.11.2014 № ММВ-7-3/600@. 
Такие сведения в качестве приложения № 2 к налоговой декларации по налогу на прибыль организаций сдаются только за налоговый период. То есть, за 2015 год – не позднее 28 марта 2016 года. Справки 2-НДФЛ по соответствующим доходам не представляются.
В отношении каждого отдельного физического лица составляются отдельные справки. Причем, в отличие от справки по форме 2-НДФЛ, по доходам физического лица от ценных бумаг и финансовых инструментов срочных сделок, облагаемым по разным ставкам, составляются отдельные справки.
Несмотря на то, что сведения представляются по форме, являющейся приложением к налоговой декларации, ответственность, связанная с их непредставлением, наступает на основании статьи 126 НК РФ, посвященной документу, а не декларации.
Если по итогам 2015 года удержание НДФЛ по операциям с ценными бумагами оказалось невозможным, налоговые агенты в соответствии с пунктом 14 статьи 226.1 НК РФ должны до 1 марта 2016 года письменно сообщить об этом в налоговые органы. Форма такого сообщения может быть произвольной.
Обратите внимание, что сведения о выплаченных дивидендах, не относящихся к дивидендам по акциям российских организаций, представляются в порядке пункта 2 статьи 230 НК РФ (письмо Минфина России от 29.01.2015 № 03-04-07/3263).

Что изменилось в порядке представления справок 2-НДФЛ в налоговые органы за 2015 год?
С 2016 года отчетность, предусмотренная главой 23 НК РФ (2-НДФЛ и 6-НДФЛ), представляется налоговыми агентами в электронной форме исключительно по телекоммуникационным каналам связи. Электронные носители (диски CD, DVD, устройства flash-памяти) более не предусматриваются.
При численности физических лиц, получивших в налоговом периоде доходы, подлежащие налогообложению, 24 человека и менее, налоговый агент может в отношении указанных лиц представить справки по форме 2-НДФЛ за 2015 год на бумажном носителе лично, через представителя либо отправить по почте почтовым отправлением с описью вложения.
Для целей представления расчета сумм НДФЛ указанная  численность (до 25 человек) проверяется за квартал, полугодие, девять месяцев, год.
Несоблюдение способа представления расчета сумм НДФЛ не означает, что обязанность представить расчет налоговым агентом не исполнена. Налоговый орган не вправе отказать в приеме расчета 6-НДФЛ на бумажном носителе налоговому агенту с численностью физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, более 24 человек. Но за непредставление в этом случае расчета сумм НДФЛ в электронной форме с налогового агента будет взыскиваться штраф в размере 200 рублей на основании статьи 119.1 НК РФ. 

Успешная отправка сведений свидетельствует об их приеме налоговым органом?
Нет. Для каждого способа представления сведений (непосредственно, почтовым отправлением, через электронные каналы связи) определена своя дата, фиксирующая момент представления. 
При этом представленными считаются сведения, прошедшие форматный контроль (пункты 11, 17, 30 Порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц, утвержденного приказом ФНС России от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).
В зависимости от причин, вызвавших не прохождение контроля, будет решаться вопрос о привлечении налогового агента к ответственности.
Поэтому, если сведения представляются не лично, а по ТКС, целесообразно отправлять их заранее, в частности, справки 2-НДФЛ до 17 марта. 
В течение 10 рабочих дней с даты отправки сведений налоговый орган должен направить налоговому агенту Реестр сведений о доходах физических лиц за соответствующий год в электронной форме, протокол приема сведений о доходах физических лиц за год в электронной форме, в которых могут содержаться сведения об ошибках. Запас во времени позволит налоговому агенту при необходимости уточнить сведения.
В случае уточнения в налоговый орган представляются только те сведения, которые скорректированы. Таким образом, если при представлении сведений по ТКС в протоколе приема выявлены сведения, содержащие ошибки, то повторно направляются только скорректированные (исправленные) сведения. Повторно весь файл не представляется.

В какой налоговый орган представляется справка 2-НДФЛ организацией, в состав которой входят обособленные подразделения?
С 2016 года адреса сдачи справок – 2-НДФЛ, расчетов по форме 6- НДФЛ закреплены в пункте 2 статьи 230 НК РФ и предусматривают, в том числе место нахождение обособленных подразделений организации. 
Иными словами, новая редакция статьи 230 НК РФ предписывает представлять отчетность в налоговые органы по месту нахождения организации и в налоговые органы по месту нахождения ее обособленных подразделений (в отношении работников обособленного подразделения, а также физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, заключенным с организацией в лице такого обособленного подразделения).
Если работник в течение налогового периода или даже в течение месяца налогового периода работал в обособленном подразделении и головной организации, то уплату НДФЛ и представление сведений следует производить с учетом дохода, начисленного пропорционально отработанному времени в обособленном и головном подразделениях (письмо Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/55). 
Отчетность формируется отдельно по каждому обособленному подразделению независимо от того, что организация может состоять на учете по месту нахождения обособленных подразделений в одном налоговом органе.
Представление сведений в соответствующие налоговые органы может быть осуществлено как головной организацией, так и непосредственно обособленными подразделениями.
Для целей представления сведений наличие или отсутствие у обособленного подразделения отдельного баланса, расчетного счета значения не имеет. Также не имеет значения место жительства физического лица.

Предусмотрена ли ответственность за представление сведений в ненадлежащий налоговый орган?
Направление налоговым агентом сведений в налоговый орган не по месту учета может повлечь отказ в приеме такой отчетности. Соответственно, возникает риск привлечения к ответственности, если, предположим, все сведения о доходах физических лиц, в том числе по обособленным подразделениям, представлены в налоговый орган по месту учета головной организации. 
Примите во внимание, что помимо российских организаций, имеющих обособленные подразделения, места представления налоговым агентом расчетов сумм НДФЛ определены пунктом 2 статьи 230 НК РФ для крупнейших налогоплательщиков, индивидуальных предпринимателей, которые состоят в налоговом органе на учете по месту осуществления деятельности в связи с применением ЕНВД, ПСН.

Налоговый агент не смог полностью удержать сумму налога за налоговый период. Какие сведения сдаются в этом случае?
О невозможности удержать исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент письменно сообщает налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета. О невозможности удержать сумму НДФЛ по итогам 2015 года нужно было сообщить не позднее 1 марта 2016 года (новая редакция пункта 5 статьи 226 НК РФ).
В письме Минфина России от 29.12.2011 № 03-04-06/6-363 сделан вывод, что исполнение обязанности по сообщению о невозможности удержать налог и сумме налога не освобождает налогового агента от обязанности представить сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему налогов.
Поскольку речь идет об исполнении двух обязанностей – сообщить о невозможности удержания и сообщить о доходах физического лица, целесообразно дважды направить в налоговый орган соответствующие справки по форме 2-НДФЛ: представить в налоговый орган и справку за 2015 год с признаком «2» до 2 марта 2016 года, и справку за 2015 год с признаком «1» до 2 апреля 2016 года.
В справке 2-НДФЛ с признаком «1» указываются суммы, включающие доходы и исчисленную сумму налога, а также суммы налога, не удержанные налоговым агентом, которые ранее были отражены в справке с признаком «2» (письмо Минфина России от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290).
Вместе с тем, предусмотренную статьей 126 НК РФ ответственность за непредставление справки можно избежать, если представленная справка формы 2-НДФЛ с признаком «2» содержала все необходимые сведения, подлежащие указанию в справке формы 2-НДФЛ с признаком «1» (Постановление ФАС Уральского округа от 24.09.2013 № Ф09-9209/13).
После направления сообщения о невозможности удержания налоговый агент не удерживает сумму налоговой задолженности из доходов, выплачиваемых в следующем налоговом периоде. Физлицо должно представить декларацию и самостоятельно уплатить сумму налога, в отношении которой налоговый агент сообщил о невозможности удержания (письмо ФНС России от 22.08.2014 № СА-4-7/16692).

Какие последствия повлечет непредставление расчета сумм НДФЛ?
Непредставление налоговым агентом в установленный срок расчета сумм НДФЛ в налоговый орган по месту учета повлечет на основании пункта 1.2 статьи 126 НК РФ взыскание штрафа в размере 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного для его представления.
Иными словами, просрочка на один день будет влечь штраф 1000 рублей, просрочка на один месяц и один день – 2000 рублей и т.д. 
Кроме того, если налоговый орган в течение 10 дней по истечении установленного срока не получил от налогового агента расчет сумм НДФЛ, то руководитель (заместитель руководителя) этого налогового органа может принять решение о приостановлении операций налогового агента по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств (новый пункт 3.2 статьи 76 НК РФ). 
Операции могут быть приостановлены по всем счетам и на всю сумму средств на этих счетах. Начнет действовать особая очередность списания денежных средств по счетам налогового агента (пункт 1 статьи 76 НК РФ, пункт 2 статьи 855 ГК РФ). Направление к счетам налогового агента поручения налогового органа на списание и перечисление НДФЛ в данной ситуации не является обязательным. 
Решение о приостановлении операций по счетам отменяется не позднее одного дня, следующего за днем представления налоговым агентом расчета сумм НДФЛ.
Приостановление операций по счетам не должно применяться, если расчет сумм НДФЛ представлен в установленный срок на бумажном носителе (независимо от численности физлиц, получивших доходы от налогового агента). Налоговый кодекс  не содержит положений о том, что отчетность по НДФЛ, представленная на бумажном носителе, не считается представленной (как это предусмотрено пунктом 5 статьи 174 НК РФ применительно к бумажной форме декларации по НДС).

А если окажется, что представленные налоговым агентом сведения содержат ошибки?
Представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, повлечет взыскание штрафа в размере 500 рублей за каждый документ, содержащий недостоверные сведения (новая статья 126.1 НК РФ). Это новый состав правонарушения, который применяется к налоговому агенту, сдавшему недостоверные сведения. 
Освобождение от ответственности за первоначально представленные недостоверные сведения применяется в случае самостоятельного выявления налоговым агентом ошибок и представления налоговому органу уточненных документов (пункт 2 статьи 126.1 НК РФ). Такие действия должны быть совершены до момента, когда налоговый агент узнал об обнаружении налоговым органом недостоверности содержащихся в представленных документах сведений: до составления налоговым органом акта по итогам налоговой проверки (пункт 1 статьи 100 НК РФ) или до составления акта в порядке пункта 1 статьи 101.4 НК РФ. Для освобождения от ответственности по статье 126.1 НК РФ уплаты налога, пени не требуется.

Предусмотрена ли ответственность за неправильное заполнение расчета по форме 6-НДФЛ? 
Вопрос о квалификации деяний налогового агента по статье 126.1 НК РФ при неполном или неправильном заполнении расчета сумм НДФЛ зависит от конкретных обстоятельств. 
Когда в расчете сумм НДФЛ налоговый агент указал неполную информацию о суммах начисленных и выплаченных физическим лицам доходов, то представление такого расчета может влечь применение мер ответственности по статье 126.1 НК РФ. 
При этом за несоблюдение порядка заполнения расчета сумм НДФЛ, например, когда при отсутствии значения по суммовым показателям вместо ноля указан прочерк, ответственность применяться не должна.

Недостоверными могут оказаться и сведения в справке 2-НДФЛ?
Ответственность по статье 126.1 НК РФ может применяться в случае представления налоговым агентом в налоговые органы любых предусмотренных НК РФ документов с недостоверными сведениями, включая и справки 2-НДФЛ. 
Статья 126.1 НК РФ применяется в отношении действий, совершенных с 1 января 2016 года, и охватывает случаи выявления налоговым органом недостоверных сведений в документах, представленных начиная с 2016 года, в том числе уточненных документах за периоды, предшествующие 2016 году.
Для привлечения к ответственности не имеет значения представлен документ налоговым агентом в рамках исполнения им положений части второй Налогового кодекса  или по запросу налогового органа. 
Последствия представления недостоверных сведений – привело ли это к неудержанию суммы налога или нет, на привлечение к ответственности сами по себе не влияют. Если недостоверность сведений не стала причиной невозможности для налогового органа идентифицировать налогоплательщика, вид и размер выплаченного дохода, то налоговому агенту рекомендуется заявлять о наличии обстоятельств, смягчающих ответственность (пп. 3 п. 1 статьи 112 НК РФ). 
Ответственность может наступать не только, когда налоговый агент подменил дату, внес иные исправления в документ, но и изначально составил его не в соответствии с имеющимися фактическими данными.
Но, на мой взгляд, налоговый агент не может быть привлечен к ответственности за использование в документах недостоверных сведений, которые получены им от налогоплательщика и налоговый агент не знал и не мог знать о недостоверности имеющихся у него сведений. В подобной ситуации вина налогового агента в совершении правонарушения отсутствует (статьи 106, 109, 110 НК РФ).

Может ли налоговый агент быть привлечен к ответственности по статье 126.1 НК РФ в случае, если в представляемых им в налоговый орган справках 2-НДФЛ и (или) в приложении № 2 к налоговой декларации по налогу на прибыль организаций не будут указаны ИНН физических лиц – получателей дохода?
Обязанность представления физическим лицом налоговому агенту свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, в котором указан присвоенный ему ИНН, при оформлении трудовых договоров, гражданско-правовых договоров, включая договоры, заключаемые при осуществлении операций с ценными бумагами, операций с ФИСС (финансовыми инструментами срочных сделок) или при выплатах по ценным бумагам, Налоговым кодексом  не предусмотрена. С учетом пункта 7 статьи 84 НК РФ физические лица вправе использовать вместо ИНН свои персональные данные.
Согласно приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ в форме сведений о доходах физического лица 2-НДФЛ в поле «ИНН в Российской Федерации» указывается ИНН – физического лица, подтверждающий постановку данного физического лица на учет в налоговом органе Российской Федерации. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.
Аналогичные положения отражены в порядке заполнения Приложения № 2 к налоговой декларации по налогу на прибыль организаций «Сведения о доходах физического лица, выплаченных ему налоговым агентом от операций с ценными бумагами, операций с финансовыми инструментами срочных сделок, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов» (приказ ФНС России от 26.11.2014 № ММВ-7-3/600@).
В форматах представления указанных форм налоговой отчетности таблицы, посвященные персональным данным физического лица – получателя доходов, предусматривают, что такой элемент как ИНН физического лица не относится к обязательным. То есть, данный элемент (совокупность наименования элемента и его значения) в файле обмена может отсутствовать. 
Привлечение к ответственности по статье 126.1 НК РФ возможно только при условии фактического представления документов. Отсутствие у налогового агента сведений об ИНН физического лица – получателя дохода, в том числе по причине неполучения налогоплательщиком ИНН, не может являться основанием для отказа в принятии отчетности налоговым органом. 
При незаполнении поля «ИНН в Российской Федерации» налоговый орган сформирует протокол приема сведений с типом сообщения налоговому агенту «Предупреждение. Не заполнен ИНН для гражданина России». Однако сведения о доходах физических лиц (при отсутствии иных нарушений) будут считаться прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему (письмо ФНС России от 27.01.2016 № БС-4-11/1068@).
Учитывая изложенное, если сведения по форме 2-НДФЛ или по форме приложения № 2 к налоговой декларации по налогу на прибыль организаций представлены в налоговый орган с незаполненными показателями об ИНН физического лица – получателя дохода, то привлечение налогового агента к ответственности по статье 126.1 НК РФ неправомерно. 
Вместе с тем, за указание в документах недостоверных сведений об ИНН налогоплательщика (не соответствующего фактически присвоенному) налоговый агент может быть  привлечен к  ответственности (письмо ФНС России от 12.02.2016 № БС-4-11/2303@).

Когда налоговый агент должен предоставить налогоплательщику справку о полученных доходах и удержанных суммах НДФЛ?
В соответствии с пунктом 3 статьи 230 НК РФ налоговые агенты выдают справки о полученных доходах и удержанных суммах налога физическим лицам по их заявлениям. Налоговым кодексом  не установлены сроки выдачи такой справки, а также ответственность налогового агента за невыдачу (несвоевременную выдачу) справки.
В соответствии со статьей 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать работнику копии документов, связанных с работой, к которым могут быть отнесены и справки 2 – НДФЛ. В этом случае справку надлежит выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Согласно статье 20 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" оператор, которым в том числе является организация, организующая и (или) осуществляющая обработку персональных данных физического лица, обязан предоставить возможность ознакомления с персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя. 
Если речь идет о выдаче справки 2- НДФЛ по заявлению физического лица – исполнителя по гражданско – правовому договору, то налоговому агенту как оператору персональных данных следует исходить из того, что срок выдачи справки не должен превышать 30 дней.

По какой форме налоговый агент выдает физическому лицу справку о его доходах?
Утвержденная приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ форма 2-НДФЛ используется и для случаев направления сообщений о невозможности удержать исчисленную сумму налога, и для направления сведений о доходах, начисленных, удержанных, перечисленных налогов, и  в качестве справки, выдаваемой физическим лицам о полученных доходах и удержанном налоге.
В письме Минфина России от 01.12.2014 № 03-04-06/61255 сказано, что справки по форме 2-НДФЛ обязаны выдавать по заявлению налогоплательщика все налоговые агенты независимо от вида выплачиваемого ими физическим лицам дохода. Вместе с тем, пункт 4 статьи 230 НК РФ предписывает для налоговых агентов по операциям с ценными бумагами представлять сведения о доходах физического лица в составе налоговой декларации по налогу на прибыль организаций. Порядок заполнения формы этих сведений существенно отличается от порядка заполнения формы 2-НДФЛ.

Если налоговый агент выдаст физическому лицу справку по форме 2-НДФЛ, в которую будут включены сведения по доходам от операций с ценными бумагами, она будет отличаться от той формы, которая направлена в налоговый орган?
При включении в справку 2-НДФЛ доходов от операций с ценными бумагами получится, что у налогового агента два типа справок 2-НДФЛ: одна для налогового органа, другая – для налогоплательщика.
Налоговый агент может выдавать налогоплательщикам справки о доходах, полученных от операций с ценными бумагами: 
• по форме 2-НДФЛ, в которой доходы от операций с ценными бумагами отражены наряду со сведениями о других доходах, полученных физическим лицом;
• по форме приложения № 2 к налоговой декларации по налогу на прибыль организаций при ее дополнении данными о налоговом агенте (при наличии доходов только от операций с ценными бумагами);
• две справки: об «обычных» доходах и сведения о доходах от операций с ценными бумагами ( при наличии таких доходов).

А если налоговый агент выдаст налогоплательщику справку по другой форме, чем 2-НДФЛ?
Ответственность налогового агента за несоблюдение формы справки о полученных доходах и удержанных суммах налога, выдаваемой физическим лицам, Налоговым кодексом  не установлена. 
В принципе, можно выдать справку по форме налогового регистра, которая разработана налоговым агентом самостоятельно и соответствует требованиям пункта 1 статьи 230 НК РФ.
Но если справка необходима физическому лицу для представления в налоговые органы, то лучше использовать форму справки, утвержденную ФНС России.

Дата публикации: 01.03.2016
Отчетность налоговых агентов по НДФЛ