8 800 250 73 45 Отдел продаж 8 (800) 250 73 45 Техподдержка 8 (800) 250 73 45 Онлайн-кассы

От отчетности до маркировки. ЭДО как основу цифровой экономики обсудили на мастер-классе

27.12.2019

«Такском» принял участие в мастер-классе «Электронный документооборот бухгалтерии в 2020 году: внутренний и внешний контур», проходившем в рамках Недели бухгалтерского учета, организованной Институтом развития современных образовательных технологий (ИРСОТ). Спикерами от компании выступили заместитель генерального директора компании Василий Зудин и ведущий менеджер проекта Игорь Бугаенко. Также участников мастер-класса консультировали независимые эксперты и представитель ФНС России.

Василий Зудин в своем выступлении осветил основные аспекты ведения документооборота в электронной форме, порядок перехода на ЭДО с контрагентами, особенности защиты информации в электронных документах и стратегию ФНС по развитию ЭДО с налогоплательщиками. Спикер напомнил, что законодательство РФ предъявляет пять требований к электронному обмену первичными документами:

— идентификация участников обмена, осуществляемая операторами ЭДО;

— использование только усиленной квалифицированной электронной подписи;

— xml-формат документа, передаваемого в налоговый орган;

— срок хранения документов в электронном виде не менее пяти лет;

— обязательность: документы могут быть представлены в электронном виде.

Что касается обязательности, то не все документы могут передаваться в электронном виде, объяснил представитель компании «Такском». Примерами таких документов служат товарно-транспортная накладная и документы, имеющие гриф секретности.

Особое внимание было уделено проблеме хранения электронных документов. В среднем документы бухгалтерского характера хранятся пять лет, но есть и те документы, которые выходят за этот срок – это кадровые документы, срок хранения которых составляет 70 лет.

В современных реалиях вопрос обмена электронными документами для бизнеса принципиально важен, заключил Василий Зудин. Электронный документооборот, как внутренний, так и внешний, выполняет функции приема, проверки, верификации, согласования, подписания, отправки и хранения документов. Такой комплекс услуг предоставляют вендоры и операторы ЭДО, в частности, компания «Такском». Система для сдачи отчетности «Онлайн-Спринтер» дает возможность работать из защищенного онлайн-кабинета через интернет, безлимитно отправлять документы во все подразделения госорганов, заполнять отчеты непосредственно в сервисе и получать подсказки по их заполнению. Решение «Доклайнер» подразумевает работу в программе, установленной непосредственно на компьютере. При этом все архивы сохраняются на ПК. Для максимальной безопасности подготовка отчетности и шифрование происходят в офлайн-режиме. В «Доклайнере» реализован многопользовательский режим для одновременной работы нескольких сотрудников в системе, а также функция разграничения прав доступа.

Электронный документооборот с контрагентами удобнее всего осуществлять через «Такском-Файлер» – простую веб-версию, работающую с любого компьютера. Однако ЭДО можно настроить и через собственную учетную систему. Для этих целей «Такском» предлагает интегрированные решения в 1C, SAP, Oracle и других системах бухгалтерского учета. А узнавать, насколько стабильны, платежеспособны и добросовестны контрагенты можно через систему автоматической проверки компаний «Такском-Досье».

Тему хранения документов продолжила Виктория Варламова, эксперт по налогам и бухучету компании «Правовест Аудит», советник налоговой службы РФ II ранга. «Помимо кадровых, есть и другие категории документов, которые следует хранить дольше, чем 4-5 лет. Если вы переносите убыток, возникший, скажем, шесть лет назад, то налоговая может проверить тот год, когда этот убыток первый раз возник. И предъявить в таком случае нужно именно первичные документы. А если речь идет об амортизации, когда здание куплено 30 лет назад, налоговая может запросить документы, подтверждающие первоначальную стоимость», – сообщила она.

Виктория Варламова рассказала о распространенных ошибках в первичных документах и счетах-фактурах. Вопрос, который часто возникает у бухгалтеров в конце года – когда учитывать расходы по услугам, переходящим с одного года на другой? Например, услуга оказана в декабре, а счета (акты) получены в январе. «Если речь идет о работах и услугах, которые включаются в состав прочих и внереализационных расходов, то тут есть три даты, на которые можно их учитывать: дата расчета в соответствии с условиями договора, дата предъявления расчетных документов (дата, которая стоит на документе) и последний день отчетного периода, – объяснила налоговый эксперт. – По "длящимся" услугам расходы можно признавать в периоде, в котором они оказаны, если документы на услуги предъявлены до наступления срока сдачи декларации по налогу на прибыль. Например, по услугам связи, оказанным в декабре 2019 года, если документы датированы январем 2020 года, эти расходы можно учесть в 2019 году, на последний день отчетного периода, к которому они относятся».

Можно ли в одном УПД отразить несколько отгрузок за разные дни? Нельзя, поясняет представитель компании «Правовест Аудит», ведь УПД – это первичный документ, составляемый в момент совершения факта хозяйственной жизни. Но на отгрузки, совершенные в разные дни, можно составить один счет-фактуру, но стоит следить, чтобы они не приходились на разные кварталы.

Проблемные вопросы электронной подписи на документах осветил Александр Кожевников, заместитель руководителя юридического департамента компании «Амулекс». Эксперт объяснил разницу в понятиях электронного документа и электронного образа документа: первый изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе. «Если вы создали документ, распечатали, проставили подписи, проштамповали, отсканировали и отправили в формате PDF – это электронный образ документа. Это не исходный документ. В частности, в судебном производстве такой документ в качестве оригинала у вас не примут», – прокомментировал он.

Проверить электронную подпись можно как в режиме реального времени с использованием различных открытых онлайн-сервисов, так и оффлайн с помощью установки специализированного ПО или плагинов. Проверка подписи подтверждает неизменность документа после его подписания, идентифицирует подписывающее лицо и указывает на дату совершения подписи. При проверке важно также убедиться в наличии у подписывающего лица полномочий на подписание, проверить период действия сертификата, не внесен ли он в список отозванных.

«Проверка валидности и достоверности подписи – это то же самое, что должная осмотрительность при выборе контрагентов, когда мы собираем своего рода "досье" на организацию. В условиях избранного ФНС риск-ориентированного подхода при проведении контрольных мероприятий от нас требуется особая внимательность при ведении документооборота в электронной форме», – согласился со спикером Василий Зудин.

В числе основных проблем электронного обмена документами с использованием ЭП Александр Кожевников назвал отсутствие единой методики документооборота, единообразия в терминах и определениях, единого достоверного и безопасного способа проверки электронной подписи. Трудности возникают и с тем, что сервисы операторов ЭДО покрывают только часть документооборота в компании в целом: не всех контрагентов удается перевести на ЭДО.

На мастер-классе были освещены две не менее острые для многих бухгалтеров темы: работа с контрольно-кассовой техникой и с маркированным товаром. «Главная цель государственного регулятора сейчас – это одновременный контроль товарного и денежного потоков. В связи с этим появилась как контрольно-кассовая реформа, прошедшая уже три этапа в России, так и система маркировки товаров, эффективно функционирующая по ряду товарных групп», – сообщил Василий Зудин.

О ходе реформы онлайн-касс в России участникам мероприятия рассказал Алексей Батарин, начальник отдела Управления оперативного контроля ФНС России. «На данный момент осталась лишь небольшая доля игроков рынка, не применяющих онлайн-ККТ, – отмечает он. – Речь идет об индивидуальных предпринимателях без наемных сотрудников, осуществляющих деятельность в сфере работ и услуг, либо реализующих товары собственного производства. Эта категория налогоплательщиков получила отсрочку до 1 июля 2021 года».

Что касается тех, кто уже обязан применять кассу, у некоторых до сих пор возникают вопросы по части методологии. Некоторые из них касаются дистанционной торговли вне сети интернет. Когда пробивать чек, если оплата товаров, работ и услуг проходит через отделение банка на расчетный счет организации? «Сам факт поступления денежных средств не порождает безусловной обязанности применения ККТ. Для применения кассы необходимо идентифицировать покупателя и убедиться, что деньги поступили именно за конкретный товар, работу или услугу. В течение одного рабочего дня после разноса бухгалтером платежей формируется кассовый чек, который направляется на e-mail (телефон) покупателя или вручается ему вместе с товаром. В случае ошибочного платежа производится возврат средств или они учитываются во внереализационных доходах», – объяснил представитель ФНС.

Спикер осветил также темы зачета авансов при оказании услуг, применения ККТ при агентской схеме, тему иного встречного предоставления, выдачи и удержания из зарплаты сотрудников, особенностей применения ККТ в сфере ЖКХ.

С ЭДО так или иначе столкнутся те представители бизнеса, которые участвует в обороте маркированной продукции. В России введена обязательная маркировка уже нескольких товарных групп, активно проходят и пилотные проекты. О том, как устроен процесс маркировки, рассказал Игорь Бугаенко, ведущий менеджер проектов компании «Такском».

Есть три категории участников рынка с точки зрения оборота маркированной продукции: производители и импортеры, дистрибьюторы (оптовики) и представители розницы. Как выстроена цепочка движения товара между ними? В первую очередь производитель или импортер заказывает в системе «Честный ЗНАК» коды маркировки через оператора ЭДО, распечатывает эти коды в виде наклеек или этикеток и наносит на упаковку товара или на сам товар. После этого каждый раз, когда происходит передача товара, готовится УПД, содержащий коды маркировки, подписывается со стороны отправителя и приходит к получателю. Все это происходит через оператора ЭДО. Получатель сверяет то, что ему пришло, с тем, что указано в УПД. Если расхождений нет, то подписывает УПД, после этого оператор ЭДО передает информацию в систему «Честный ЗНАК».

Заключительный этап – когда товар доходит до розницы. Касса торговой точки должна уметь работать с маркированным товаром (поддерживать тег 1162), должен быть заключен договор с ОФД. При продаже товара на кассе сканируется код DataMatrix. Через ОФД информация о кодах маркировки из чека передается в систему «Честный ЗНАК», а вся остальная информация из чека идет в ФНС. «Как видите, все процессы "завязаны" на операторах ЭДО и ОФД. Без них электронный документооборот и передача данных с кассовых чеков не работают, а значит, невозможна и работа с системой маркировки», – резюмировал Игорь Бугаенко.

Мастер-класс прошел очень продуктивно, участники активно задавали вопросы спикерам и дискутировали друг с другом. Мероприятие пролило свет на многие актуальные темы электронной отчетности и ЭДО.



Вверх!