Проверка первичных документов и способы внесения корректировок






Екатерина Колесникова,

Советник государственной гражданской службы РФ 3 класса

Специально для компании «Такском»

Никто из нас не застрахован от ошибок в жизни, и случай неверного заполнения первичного документа не является исключением. Даже, если Вы пользуетесь электронным документооборотом, в документ может закрасться ошибка, причем, зачастую по абсолютно не зависящим от нас причинам. Другой вопрос, что же делать с таким документом, ведь в случае, когда в первичном документе содержатся недостоверные сведения, он теряет свою легитимность и не может являться надлежащим основанием для отражения фактов финансово-хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. В настоящей статье приведен анализ реквизитов, ошибки в которых действительно приведут к потере юридической силы документа.
Но Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусмотрена возможность внесения исправлений в первичные учетные документы. О разных способах внесения исправлений и их выборе мы и поговорим далее.

Что является существенной ошибкой, требующей внесения исправлений?

Не все допущенные в первичном документе ошибки ведут к необходимости править или как-то корректировать этот документ. Согласно разъяснениям Минфина России в письме от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 под существенными ошибками в первичных документах понимаются ошибки, которые возникли в результате неправильного указания сведений, отнесенных к разряду обязательных реквизитов, а именно в:

  • наименовании документа;
  • дате его составления;
  • наименовании лица, составившего документ;
  • содержании факта хозяйственной жизни;
  • величине натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименовании должностей лиц, ответственных за оформление документа;
  • подписи и Ф.И.О. лиц, подписавших документ.

На что стоит обратить внимание в отдельных документах?

Акт выполненных работ, оказанных услуг:

  • Данный документ в бумажном виде составляется в произвольной форме, электронная форма утверждена приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@. Нельзя забывать про то, что любой документ, в том числе и бумажный, обязан иметь свое название, являющееся обязательным реквизитом. Причем, совершенно не важно, как будет называться такой документ: просто «Акт» или «Акт приемки-передачи оказанных услуг (работ)», данный вопрос полностью остается на рассмотрении самой организации. Хотя при регулярности использования одних и тех же форм документа целесообразней и правильней будет предусмотреть их форму в своей учетной политике, утверждаемой на каждый год в организации.
  • Документ обязан иметь дату своего составления, если в нем будет указан только период, в течение которого предоставлялись услуги (работы), то такой документ не пройдет проверку на свою правомерность, ведь в нем будет отсутствовать обязательный реквизит. При этом период оказания услуг или выполнения работ также желательно указать в Акте, так как данный пункт будет дополнительно свидетельствовать об экономической целесообразности произведенных расходов.
  • ИНН заказчика и исполнителя должны быть не просто указаны в документе, но и должны соответствовать данным из ЕГРЮЛ на момент составления документа. Таким образом, лучше обезопасить себя и проверить своего контрагента заранее, чтобы избежать возможных претензий со стороны налогового органа при проверке (например, если Ваш контрагент снимется с учета на момент составления документа).
  • В Акте стоит подробно описать наименование услуг (работ) и их характер, говорящий сам за себя о производственной необходимости, в таком случае не нужно будет в дальнейшем пояснять деловую цель организации и доказывать экономическую целесообразность данных расходов. Стоимость услуг (работ) приводится в рублях и копейках, а порядок ее расчета должен соответствовать условиям договора (на который лучше сослаться).
  • Подписать документ может сам руководитель организации либо доверенное лицо. В случае подписания документа доверенным лицом необходимо прописать номер и дату доверенности, на основании которой он ставит свою подпись, а также приложить такую доверенность к документу дабы избежать возможных вопросов о документальной достоверности реквизитов такого документа.

Товарная накладная:

  • Данный документ должен содержать дату своего составления, напомню, что составляют товарную накладную в момент отгрузки или сразу после нее. Также указывается дата принятия товара, даже если эта дата совпадает с датой составления документа (как это обычно и бывает).
  • Наименование, количество и стоимость товаров, указанных в товарной накладной, должны соответствовать данным счета-фактуры и транспортной накладной. Количество мест и масса груза товара должны сходиться с данными табличной части накладной.
  • Имейте в виду, что товарная накладная без подписей должностных лиц сторон сделки или с подписями неуполномоченных лиц не является документом, подтверждающим правомерность произведенных расходов. Требования о действительности ИНН и доверенности уполномоченного лица, подписавшего документ, соответствуют требованиям по Акту.
  • Печать не является обязательным реквизитом в бумажном варианте, хотя многие по привычке предпочитают, чтобы документ все же имел этот реквизит. Если же на документе нет печати, то для собственного спокойствия можно запросить у поставщика письмо о том, что он отказался от проставления печати на данных документах.
  • Также не обязательным хотя желательным реквизитом в товарной накладной является основание (договор или заказ, по которому отгружается товар) и транспортная накладная, по которой перевозчик доставляет товары покупателю.

Подробнее о требованиях к электронным первичным документам и их форматах, утвержденных Приказами ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@ и от 30.11.2015 №ММВ-7-10/552@, можно узнать из статьи «Новые форматы для электронных документов».

Товарно-транспортная накладная:

  • В документе следует прописать номера транспортных средств, на которых производилась транспортировка товара, а также показать расчет стоимости перевозки.
  • Также должны быть прописаны погрузочно-разгрузочные операции (в документе отмечается, кто и во сколько погрузил и выгрузил товар).
  • Указываются подробные сведения о грузе: наименование, количество мест и масса. Количественные показатели, а также единицы измерения груза должны совпадать с товарной накладной. Причем, здесь стоит обратить внимание на количество перевозимого груза и технические характеристики транспортного средства (а именно его вместимость), данное соотношение будет весьма актуально при решении вопроса об экономической целесообразности таких расходов.

Авансовый отчет:

  • Авансовый отчет, как и любой первичный документ должен содержать дату своего составления, причем, оформляется этот документ в течение трех рабочих дней после срока, на который сотруднику выдались денежные средства. По дате утверждения отчета определяется период отнесения затрат к расходам, уменьшающим доходы, для целей налогообложения. При этом, если работник отчитается позже, чем положено, это не помешает организации признать понесенные затраты.
  • В документе должны быть правильно указаны данные о подотчетном лице (ФИО, должность). Имейте в виду, что выдавать деньги можно не только своим сотрудникам, но и лицам, с которыми организация заключила гражданско-правовой договор.
  • Обязательно указываются суммы выданных и израсходованных денежных средств, а также реквизиты платежных документов по остатку и перерасходу. Помните, что выдавать новый аванс можно только после того, как сотрудник отчитается по предыдущему.
  • По каждой сумме израсходованных денежных средств в отчете должен быть приложен подтверждающий документ (чек, квитанция, накладная).
  • Авансовый отчет должен утвердить руководитель организации или сотрудник, у которого есть на это доверенность. В отчете также должны быть подписи бухгалтера и самого подотчетного лица.

Путевой лист:

  • Путевой лист может составляться за один день, неделю или месяц, но обязательно должен быть указан период, за который он оформлен.
  • Обязательно указываются данные транспортного средства (марка машины и ее регистрационный номер) и самой организации (наименование, ИНН).
  • Обратите внимание на время выезда и въезда в гараж автомобиля, которые указаны в документе, данные должны быть точными и соответствовать рабочему распорядку, установленному в организации.
  • В документе указываются показания одометра на момент выезда и возвращения автомобиля в гараж, а также расход топлива, соответствующий данным показателям.
  • Проверьте указанный маршрут следования транспортного средства, чем подробнее он будет описан, тем меньше вопросов возникнет к характеру поездки и целесообразности понесенных расходов.

Порядок исправления первичных документов

Итак, если установлено, что в переданном контрагенту документе содержатся ошибки, которые можно отнести к существенным, влияющим на легитимность самого документа, то бухгалтер должен незамедлительно внести соответствующие исправления. Установленные правила внесения изменений в первичные документы содержат в себе минимальные требования к содержанию исправленного документа (обязательное указание даты внесения исправлений, а также наличие идентифицирующих сведений о лицах, внесших эти исправления). При этом, обобщая возможные варианты действий, можно выделить два основных способа исправления допущенных ошибок в первичных документах:

Вариант №1. Внесение исправлений в первоначальный документ.

На практике этот способ не всегда удобен, ведь в случае внесения большого количества исправлений документ станет сложно читаемым. Для электронных документов и вовсе не применим, т.к. будет нарушена целостность контейнера и криптографии, что сделает документ не легитимным. Кроме того неудобен этот вариант и при исправлении двусторонних документов, поскольку исправления должны быть внесены в оба экземпляра документа как продавца, так и покупателя. Таким образом, придется сперва запросить у контрагента уже ранее отправленный документ, затем внести в него изменения и только после этого направить его повторно с исправленными данными. Согласитесь, что такая процедура займет больше времени, чем хотелось бы потратить на устранение ошибки. Но избежать в первом варианте данной организационной проволочки нельзя, ведь как отмечено в Постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 16.01.2015 № 10АП-14763/2014 по делу №А41-53651/14 одностороннее изменение сведений в первичных документах без взаимного волеизъявления сторон противоречит нормам права и не влечет правовых последствий для таких изменений.

Вариант №2. Выставление контрагенту корректирующего документа.

Намного проще воспользоваться этим вариантом и выставить контрагенту новый корректирующий документ, в котором будут устранены все искажения и допущенные ошибки. Так как законодательством не предусмотрен строгий механизм для исправления первичных документов, то у каждой организации есть право на разработку своего метода для исправления ошибок исходя из специфики осуществляемой ею деятельности и организации документооборота. При этом метод исправления первичных документов, выбранный в организации, целесообразно закрепить в своей учетной политике.

Подробнее об оформлении корректировок и внесении изменений в электронные документы. 

Также следует отметить, что ошибки в документах могут быть выявлены любым из участников сторон сделки, но исправить их, несомненно должно то лицо, которое составило документ. Согласия контрагента на исправление при этом не требуется (если только речь не идет о взаимной договоренности сторон об изменении стоимости ранее отгруженных товаров, оказанных услуг, выполненных работ). Своего контрагента достаточно просто уведомить о данном факте и, соответственно, после устранения ошибок направить ему исправленные экземпляры документов.


Работа с контрагентами станет проще, если вы внедрите в своей компании электронный документооборот. Электронные документы приравниваются к бумажным оригиналам и имеют юридическую силу, если они подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и направлены через оператора электронного документооборота — компанию «Такском».
При этом обмен документами в электронном виде позволяет существенно экономить время, ресурсы и труд сотрудников, а также деньги компании.

Дата публикации: 23.06.2017
Проверка первичных документов и способы внесения корректировок