Расходы: условия признания для целей налогообложения






С.В. Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3 класса

В главе 25 НК РФ отсутствует закрытый перечень затрат, которые могут быть учтены при расчете налоговой базы. Налогоплательщик самостоятельно принимает решение об отнесении к расходам тех или иных затрат, прямо не поименованных в Налоговом кодексе. Критериям признания расходов посвящено интервью с экспертом.

— Что необходимо для того, чтобы выплаты учитывались в расходах?
Есть немаловажное обстоятельство, о котором на практике нередко забывают. Расходы налогоплательщика не должны производиться с нарушением законодательства. Приведу несколько примеров.
Статьей 131 ТК РФ установлено, что доля зарплаты, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной зарплаты. Расходы в виде выплаты заработной платы в натуральной форме сверх установленного Трудовым кодексом 20% ограничения противоречат законодательству (письмо Минфина России от 05.11.2009 № 03-03-05/200).
Компенсации, выплаченные работникам вместо фактического предоставления им ежегодного оплачиваемого отпуска в 28 календарных дней, трудовым законодательством не предусмотрены. Следовательно, указанные выплаты не могут быть отнесены к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль (Постановление Президиума ВАС РФ от 23.11.2010 № 10411/10).
Получение благоприятного судебного решения не может рассматриваться как предмет договора возмездного оказания услуг. Условие договора о выплате вознаграждения в зависимости от самого факта принятия в пользу заказчика положительного для него решения суда нарушает основы конституционного строя и публичного правопорядка, принципы самостоятельности и независимости судебной власти, которая не может быть предметом частноправового регулирования (Постановление Конституционного Суда РФ от 23.01.2007 № 1-П). Налоговый орган может доначислить налог на прибыль применительно к выплаченному по договору на оказание юридических услуг «гонорару успеха» (Постановление АС Поволжского округа от 23.01.2015 № Ф06-19062/2013).
Совокупный размер вознаграждения продавцу за закупку определенного количества продовольственных товаров, а также плату за их продвижение, оказание логистических и иных услуг не должен быть больше 5% от цены приобретенных продовольственных товаров (статья 9 Федерального закона от 28.12.2009 № 381-ФЗ «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации»). Выплата поставщиками продовольственных товаров в пользу торговой сети иных видов вознаграждения не допускается. Оплата вознаграждения в большем размере, оплата иных действий в рамках договора поставки в расходах поставщика для целей налогообложения не учитывается (письмо Минфина России от 19.02.2010 № 03-03-06/1/85).
В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 16 Федерального закона от 23.02.2013 № 15-ФЗ «Об охране здоровья граждан от воздействия окружающего табачного дыма и последствий потребления табака» запрещается применение скидок с цены табачных изделий любыми способами, в том числе посредством издания купонов и талонов. Премии (скидки), предоставление которых противоречит законодательству, в расходах не учитываются (письмо Минфина России от 15.01.2016 № 03-03-06/1/831).

— Но есть судебная практика, согласно которой несоблюдение требований иных отраслей законодательства не влияет на порядок учета расходов…
Действительно, в пункте 11 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33 сказано, что невыполнение налогоплательщиком при осуществлении хозяйственной деятельности тех или иных предписаний, установленных как публично-правовыми, так и гражданско-правовыми нормами влечет неблагоприятные для него налоговые последствия лишь в том случае, если это прямо предусмотрено положениями части второй НК РФ.
Но практика не во всех случаях однородна. Часть из вышеназванных примеров как раз отражена в судебных решениях.

— На основании каких норм НК РФ налоговый орган может отказать в признании расходов при несоблюдении требований, предусмотренных отраслевым законодательством?
Запреты, установленные законодательством, являются обязательными для целей налогообложения и не требуют дублирования нормами НК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 № 03-03-05/59).
Согласимся, что, по меньшей мере, странно признавать для целей налогообложения расходы по деятельности, которая является правонарушением и влечет ответственность. Налоговый орган может обосновывать позицию о неправомерности учета затрат тем, что они подтверждены документами, оформленными не в соответствии с законодательством. Возможно, что неполучение в необходимых случаях лицензии, иных разрешений или согласований; неосуществление регистрации договора и т.п., не всегда должно влечь последствия в виде запрета на уменьшение налоговой базы.

— В чем заключаются условия отнесения затрат к расходам, предусмотренные НК РФ?
Обоснованность и документальная подтвержденность (пункт 1 статьи 252 НК РФ).
Основным критерием обоснованности является осуществление расходов в деятельности, направленной на получение дохода тем лицом, которое эти расходы несет. Обоснованность расходов не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности, полученного результата (Определение Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П). Основываясь на этих утверждениях, Конституционный Суд, а также Высший арбитражный суд приходили к выводам, что любой расход предполагается экономически оправданным. Бремя доказывания необоснованности расходов налогоплательщика возлагается на налоговые органы.
Налоговый орган или суд при анализе выплаты будут устанавливать связь выплаты с деятельностью, направленной на извлечение дохода.

— Какие расходы можно учесть при налогообложении?
Налоговый кодекс прямо относит некоторые затраты к расходам. Применительно к таким затратам налоговый орган при проверках стремится использовать концепцию нарушения налогоплательщиком прав по исчислению налоговой базы.
Основаниями для отказа в уменьшении налоговой базы могут являться положения статьи 54.1 НК РФ (основная цель операции — налоговая экономия).
На налогоплательщика может быть возложена обязанность доказывания обоснованности расходов при их явной несопоставимости размеру аналогичных расходов при обычных условиях (Определение ВС РФ от 20.02.2018 № 305-КГ17-15790). Во многом принятие окончательного решения в этих случаях ставится в зависимость от субъективной оценки судом представленных доказательств.

— Какие расходы не признаются главой 25 НК РФ?
Речь идет о расходах, перечисленных в статье 270 НК РФ. К ним относятся выплаты, носящие безвозмездный характер: материальная помощь, единовременные пособия уходящим на пенсию ветеранам труда. Можно рекомендовать налогоплательщику при формулировании условий выплаты избегать использования словосочетаний, которые встречаются в статье 270 НК РФ.
Некоторые выплаты позволят признать в расходах соблюдение дополнительных условий. Например, закрепление в трудовых или коллективных договорах расходов в виде бесплатного или льготного питания работников, оплаты проезда работников к месту работы и обратно делают такие расходы обоснованными.

— А может быть ситуация, когда несение расходов допускается отраслевым законодательством, а для целей налогообложения они не учитываются?
Такие примеры встречаются. Подпункт 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ прочими расходами, связанными с производством и реализацией, называет расходы на обеспечение нормальных условий труда, предусмотренные законодательством. Утвержденный на основании ТК РФ Приказом Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 № 181н «Типовой перечень ежегодно реализуемых работодателем мероприятий по улучшению условий и охраны труда и снижению уровней профессиональных рисков» предусматривает мероприятия, направленные на развитие физической культуры и спорта в трудовых коллективах.
Несмотря на это, расходы организаций на оплату занятий работников в спортивных секциях, кружках или клубах не могут быть учтены при определении налоговой базы, поскольку пунктом 29 статьи 270 НК РФ установлен прямой запрет (письмо Минфина России от 17.10.2014 № 03-03-06/1/52376).
Для целей налогообложения может осуществляться нормирование размера расходов. Компенсация за использование в служебных поездках личных легковых автомобилей и мотоциклов сверх норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, доходы не уменьшит.
Другая ситуация с расходами на горюче-смазочные материалы. Данные расходы отражаются либо в качестве материальных расходов (подпункт 5 пункта 1 статьи 254 НК РФ), либо в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ — расходы на содержание служебного транспорта). Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, при налогообложении не носят обязательного характера. Иными словами, расходы на ГСМ учитываются в фактическом размере (письмо Минфина России от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61).

— Что значит документальная подтвержденность расходов?
Это означает наличие составленных в соответствии с законодательством документов. Причем документов, которые предусмотрены для оформления соответствующего расхода. Использование иных документов может лишь косвенно подтверждать произведенный расход. Так, применительно к расходам на оплату билетов на проезд, приобретенных в бездокументарной форме (электронный билет), оправдательными документами являются:

  • для железнодорожного билета — контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети;
  • для авиабилета — сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. При отсутствии посадочного талона потребление услуги может подтверждаться справкой авиаперевозчика (письмо Минфина России от 18.12.2017 № 03-03-РЗ/84409).

— Учитываются ли расходы по сделке, если договор между сторонами не заключается? Оплата производится по выставленному счету.
Да, практика вступления в договорные отношения без составления договора как отдельного документа существует. Договор не является первичным документом.
Но следует учитывать положения ГК РФ, которые требуют обязательного заключения договора. Такие обязанности установлены для продажи недвижимости, аренды, займа, страхования и ряда других сделок. Несоблюдение условия о письменной форме договора может влечь признание сделки недействительной.
Учету расходов не препятствует подписание договора после выполнения работ при наличии в договоре положений о применении договора к отношениям сторон, возникшим до его заключения. Конечно, при условии, что первичные документы оформлены надлежащим образом (письмо ФНС России от 06.10.2016 № СД-4-3/18888).
Обратите внимание, что иногда непосредственно НК РФ предписывает наличие определенного документа в качестве подтверждающего расход. Например, договор с образовательными учреждениями — в отношении расходов на обучение работников (письмо Минфина России от 09.11.2012 № 03-03-06/2/121).
При приобретении услуг (обучение, реклама), имущественных прав посредством Интернета, письменное соглашение может не заключаться, а оформляться в электронном виде путем принятия стандартных условий, изложенных на сайте исполнителя. Расходы будут подтверждать платежные документы, распечатанная и заверенная страница электронной переписки, свидетельствующая о заказе и получении услуги, скриншоты (в качестве косвенного подтверждения расходов).

— Как подтвердить оказание услуг, если отсутствует акт?
Для целей налогообложения составление двустороннего акта, подтверждающего факт оказания услуг, не является обязательным, если иное прямо не предусмотрено законодательством. Установленный главой 25 НК РФ порядок признания доходов — расходов при методе начисления предусматривает определение даты получения доходов (осуществления расходов) в ситуациях, когда акты отсутствуют.
Если законодательство не требует составления актов и условие о составлении актов оказанных услуг отсутствует в договоре, то вознаграждение по договору будет учитываться в доходах и расходах в соответствии со статьями 271, 272 НК РФ и учетной политикой для целей налогообложения. Подтверждать расходы могут платежные документы.

— Может подтверждать расходы документ, составленный в электронной форме?
Конечно. Первичный учетный документ может быть составлен в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Электронный документ, подписанный любым видом электронной подписи, подтверждает расходы, если законодательством не предусмотрено составление документа на бумажном носителе (письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701). В целях подтверждения расходов аутентичность электронного первичного документа, подписанного простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена наличием в соответствующем соглашении между контрагентами порядка проверки электронных подписей (письмо ФНС России от 19.05.2016 № СД-4-3/8904). Для признания расходов, подтвержденных электронным документом, применяется общий порядок: датой признания будет дата формирования документа (письмо Минфина России от 13.02.2017 № 03-03-06/1/7663).
При истребовании у налогоплательщика документов, составленных в электронной форме по установленным ФНС форматам, они направляются в налоговый орган по ТКС.
Если документы составлены в электронной форме не по установленным форматам, то по требованию налогового органа они представляются на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (письмо Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1).
Практика использования электронных форматов будет расширяться. ФНС наделено полномочиями по утверждению форматов истребуемых у налогоплательщиков документов, представляемых в налоговый орган в электронной форме по ТКС.

— Какие сведения должен содержать первичный документ?
Каждый факт хозяйственной жизни организации оформляется первичным документом. На основе сгруппированных первичных учетных документов формируются данные налогового учета.
За некоторым исключением формы первичных учетных документов определяются налогоплательщиком самостоятельно. В пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» в качестве обязательных реквизитов первичного учетного документа указаны:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи названных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

А если при составлении документов допущены ошибки?
В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета.
Если допущенные ошибки в первичных документах являются несущественными, то расходы могут быть учтены и без внесения исправлений. К несущественным относятся ошибки, которые не препятствуют идентификации:

  • сторон сделки, предмета сделки (наименования товара, работ, услуг, имущественных прав), цены сделки. Об этом сказано в письмах Минфина России от 28.08.2014 № 03-03-10/43034, от 04.02.2015 № 03-03-10/4547;
  • лиц, подписавших товарные чеки (Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450).

Федеральным законом «О бухгалтерском учете» не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом.
Для исправления ошибок ФНС считает возможным составление нового экземпляра документа, в котором указывается номер и дата документа до внесения в него исправлений, а также номер и дата исправления (письмо от 05.03.2018 № СД-4-3/4226@). То есть, в наличии будет первоначальный документ и документ с исправлениями (верный текст документа).

— Если оригиналы документов переданы налогоплательщиком, предположим, в суд, то чем подтвердить расходы?
Копией этих документов. Заверить копию может сам налогоплательщик (письмо Минфина России от 20.01.2011 № 03-03-06/1/15). На копии, которая хранится у налогоплательщика, при заверении возможно указать место нахождения оригинала документа.
Кстати, аналогичный способ — изготовление заверенной копии, может быть рекомендован, когда есть вероятность, что с течением времени показатели, отраженные на оригинале документа, скажем, на кассовом чеке, станут нечитаемыми. В этом случае оригинал и копия такого документа хранятся вместе.

— Как поступать, если товар или услуга приобретаются у иностранного контрагента и документы составляются на иностранном языке?
Поскольку в России учет ведется на русском языке, то первичные учетные документы, составленные на иностранном языке, должны иметь перевод на русский язык.
Таким образом, первичные документы, составленные на иностранном языке и полученные от иностранного контрагента, или документы, подтверждающие, в частности, пребывание в заграничной командировке, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык. Перевод может быть выполнен сотрудниками налогоплательщика или профессиональным переводчиком. Достаточно перевода только тех показателей, которые влияют на налогообложение (письмо Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/170). Если речь идет о типовой форме, то перевод может быть выполнен однократно, а в последующем осуществляется перевод только изменяющихся показателей (письмо Минфина России от 03.11.2009 № 03-03-06/1/725).

— Какие особенности связаны со сроком хранения документов, подтверждающих учет расходов?
Общий срок хранения документов, в том числе электронных документов, составляет 4 года (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ). Данный срок следует исчислять с момента окончания налогового периода, в котором учет расходов завершен. Например, для расходов по амортизации срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.
Есть в НК РФ специальные сроки хранения. Согласно пункту 4 статьи 283 НК РФ при переносе убытков на будущее налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода (письмо Минфина России от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598).
При этом статья 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» предписывает документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
В соответствии с законодательством об архивном деле действуют свои сроки хранения документов. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"» установлено, что, например, документы об амортизации основных средств хранятся постоянно.

Дата публикации: 02.04.2018
Расходы: условия признания для целей налогообложения