Cканированные образы документов: когда и где возможно применять?






Шестакова Е.В.
Генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент»,
кандидат юридических наук
Cпециально для компании «Такском»

Обмен сканированными документами уже давно вошел в практику работы компаний. Однако в отношениях с налоговыми органами документооборот путем обмена сканированными документами имеет ряд особенностей, которые не позволяют максимально использовать скан-копии. В приказе ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ установлено, что можно передать только 11 видов документов, в том числе счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ-12, договор. При этом Федеральный закон от 01.05.2016 № 130-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации» расширяет область применения скан-копий при камеральных проверках.

Сканированные образы документов при встречной проверке контрагентов

В Налоговом кодексе понятие «встречной проверки» отсутствует. Данное понятие существовало в НК РФ до 1 января 2007 года. В статье 87 НК РФ было предусмотрено отдельное мероприятие, проводимое как при проведении камеральных, так и выездных проверок.

Вместе с тем, многие налогоплательщики сталкивались с запросом сведений о контрагенте, конкретной сделке, а также с представлением первичных документов по конкретной хозяйственной операции. Случаи встречной проверки и порядок представления документов в НК РФ также не поименованы, вместе с тем, можно выделить следующие:

  • при приостановлении выездной налоговой проверки для истребования документов (информации) у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) (письмо Минфина РФ от 28.10.2008 № 03-02-07/1-433);
  • при проведении выездной налоговой проверки в качестве дополнительных мероприятий налогового контроля (п.6 ст.101 НК РФ);
  • в рамках камеральных налоговых проверок (письмо Минфина РФ от 23.11.2009 № 03-02-07/1-519).

Соответственно, документы могут быть представлены:

  • на бумажных носителях;
  • в электронном виде.

Документы могут быть представлены:

  • непосредственно лично налогоплательщиком;
  • представителем налогоплательщика.

Запрета на представление скан-копий документов в законодательстве не содержится, однако при представлении документов необходимо руководствоваться требованиями, сформулированными в Приказе ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ (ред. от 17.03.2015) «Об утверждении формата описи документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Формат представляемого документа должен соответствовать требованиям, предъявляемым налоговым органом.

В настоящее время утверждены следующие форматы документов:

  • счет-фактура;
  • товарно-транспортная накладная;
  • акт приемки-передачи;
  • грузовая таможенная декларация;
  • добавочный лист;
  • спецификация;
  • товарная накладная;
  • договор;
  • дополнительное соглашение к договору;
  • корректировочный счет-фактура;
  • отчет о выполнении НИОКР.

Как видно, существует целый ряд документов, которые не попали в вышеуказанный перечень, например, бухгалтерская справка, акт сверки взаиморасчетов с контрагентом, штатное расписание и иные документы, которые часто запрашивает налоговый орган для проверки факта необоснованной налоговой выгоды.

Планируется, что приведенный перечень дополнится новыми документами. Об этом говорится в письме ФНС России от 09.12.2015 № ЕД-4-2/21577.

Во исполнение пункта 7 раздела 4 Плана мероприятий («дорожной карты») «Совершенствование налогового администрирования» будут разработаны форматы:

  • документа о передаче товара (товарной накладной), содержащего реквизиты, аналогичные установленным ранее в унифицированной форме (в рекомендованном ранее формате ТОРГ-12) с учетом предложений налогоплательщиков;
  • документа о приемке-передаче работ, услуг;
  • документа о передаче товаров (работ, услуг, имущественных прав) (корректировочного документа);
  • документа о расхождениях в товаре при его приемке;
  • договора, учитывающего особенности оформления различных видов договоров.

Соответственно, если запрос налоговых органов содержит требование о представлении документов, форматы которых как разработаны, так и отсутствуют, возможно:

  • представить все документы на бумажных носителях;
  • представить частично документы в виде скан-копий, а часть документов направить по почте или представить непосредственно в налоговый орган.

Несмотря на то, что такой формат проверки как «встречная» не поименован в НК РФ, лучше документы все-таки представить, поскольку, в противном случае, можно испортить отношения с контрагентом, которому могут отказать в применении налогового вычета и признании расходов и столкнуться со штрафными санкциями. Согласно статье 126 НК РФ непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Сканированные образы документов при камеральной проверке

Федеральный закон от 01.05.2016 № 130-ФЗ «О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации» расширяет полномочия налоговых органов при проведении камеральной проверки. Налогоплательщики, на которых настоящим Кодексом возложена обязанность представлять налоговую декларацию по налогу на добавленную стоимость в электронной форме, при проведении камеральной налоговой проверки представляют пояснения в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота по формату, установленному федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. При представлении указанных пояснений на бумажном носителе такие пояснения не считаются представленными.

В случае представления истребуемых документов в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи такие документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица или его представителя.

К подобным пояснениям могут прилагаться соответствующие документы, такие как:

  • счета-фактуры;
  • договоры;
  • товарные накладные.

Перечень документов является открытым, то есть теоретически достаточно только электронной подписи. Но при этом порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Таким образом, представить скан-копии возможно только тех документов, по которым утвержден электронный формат.

Сканированные образы документов при выездной проверке

Выездная налоговая проверка проводится по местонахождению налогоплательщика. Если у налогоплательщика отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной проверки, она может проводиться по местонахождения налогового органа (п. 1 ст. 89 НК РФ).

Но чаще всего выездная налоговая проверка проходит по местонахождению налогоплательщика. И в случае, если компания не перешла полностью на электронный документооборот, то документы представляются  на бумаге. Если документ изначально составлен в электронном виде, то представляется электронный документ. Электронный документ будет иметь такую же юридическую силу, как и бумажный, если он подписан квалифицированной электронной подписью. Исключение составляют те документы, которые в соответствии с законодательством должны оформляться исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). А скан-копия - только электронный образ этого документа, ее распечатка не имеет никакой юридической силы. Однако такой документ также может быть представлен при проведении выездной налоговой проверки, по запросу налогового органа, если проверка проводится по местонахождения налогового органа. При этом проверяющие вправе требовать от налогоплательщика подлинники документов (абз. 3 п. 12 ст. 89 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 93 НК РФ документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение десяти дней (двадцати дней - при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования. Если у налогоплательщика отсутствует возможность предоставить помещение для проведения выездной проверки, она может проводиться по месту нахождения налогового органа (п. 1 ст. 89 НК РФ).

При этом документы в виде скан-копий представляются в форматах, установленных налоговым органом.

Проблемы и перспективы

Очевидно, что сканированные документы могут реально сократить время, затрачиваемое и проверяющим и налогоплательщиком. И международная практика это доказывает. Например, во многих европейских странах бывает достаточно представить во время проверки скан-копию документа по запросу уполномоченного органа, если, конечно, у него нет необходимости запросить оригиналы документов для удостоверения подлинности.

Принятие поправок в Налоговый кодекс (Федеральный закон от 01.05.2016 № 130-ФЗ), расширяющих область применения электронного документооборота при подаче пояснений во время камеральной проверки,  позволяет использовать больше электронных документов, в том числе скан-копий.

Основная проблема использования скан-образов заключается в том, что документы возможно направлять только в формате, разработанном ФНС. Возможность представления документов в виде сканированных копий установлена для следующих документов: договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения); спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости); акт приемки-сдачи работ (услуг); счет-фактура, в том числе корректировочный; товарно-транспортная накладная; товарная накладная (ТОРГ-12); грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним (письмо ФНС России от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@).

Еще одним недостатком является невозможность применения скан-копий всех видов документов. Так, налогоплательщик в ответ на требование налогового органа не вправе представить запрашиваемые налоговым органом документы, не утвержденные Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@, в электронной форме в виде скан-образов по ТКС (письмо ФНС России от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421).

В заключение необходимо отметить, что перспективы применения сканированных образов документов безграничны, однако во взаимодействии с налоговыми органами использование скан-образов ограничено утвержденными форматами для определенного числа документов.


Обмениваться электронными документами с контрагентами намного быстрее, чем бумажными.Их удобно хранить, искать и представлять по требованию в ФНС. Узнайте о преимуществах использования электронного документооборота для вашей компании.

Дата публикации: 12.09.2016
Cканированные образы документов: когда и где возможно применять?