ООО «Комацу СНГ»

ООО «Комацу СНГ» осуществляет в России и странах ЕАЭС продажу и сервисную поддержку продукции, выпускаемой японской компанией Komatsu мирового лидера по производству строительной, дорожной и карьерной техники.

Ежемесячно компания получает из ФНС требования по предоставлению документов, связанных с камеральными проверками и подтверждением ставки 0% НДС по экспорту в рамках ст.165 НК РФ и Договора ЕАЭС. В итоге, ежегодно в ФНС предоставляются десятки тысяч документов.

Понятно, при этом, что подготовка пакета соответствующих документов, хранящихся в различных источниках, требует больших трудозатрат, связанных с ручным поиском, сбором, подготовкой печатных копий, составлением описей и т.д.. Для оптимизации этих процессов, в сотрудничестве с компанией «Такском», в 2013 был начат поиск решения, направленного на автоматизацию процесса подготовки документов для ФНС.

На текущий момент использование программного продукта «Картотека Документов» от компании «Такском», позволяет скомплектовать и отправить пакеты истребуемых документов в ФНС в электронном виде. Эффективный алгоритм поиска документов позволяет без труда найти требуемые файлы и значительно сократить усилия по подбору документов, оформлению в папки, формированию описи, отправке в ФНС.

«Картотека Документов» позволяет 100% истребуемых документов предоставлять в ФНС в электронном виде, а время на подготовку сократилось с нескольких часов до минут. Кроме этого, сам процесс взаимодействия с ФНС стал гораздо более удобен и прозрачен, за счёт фиксации истории всех ответов, контроля документов по признаку «ранее уже отправлялся» и многих других полезных функций. Также, «Картотека Документов» позволяет столь же успешно предоставлять документы в ФНС по 165 ст. НК - подтверждение ставки 0% НДС по экспорту. При этом, автоматизированное формирование Реестров ФНС и Перечней заявлений о ввозе снижает риски связанные с нарушением порядка представления документов. А, улучшение качества администрирования НДС способствует увеличению оборачиваемости средств (реализацию можно включать в Декларацию НДС в том периоде, когда собраны все подтверждающие документы, а не ждать более 90 дней).

Используемая автоматизация значительно повышает эффективность процесса сбора документов, снижает затраты на бумагу, расходные материалы, печатное оборудование и исключает риски связанные с «человеческим фактором».

Успешный опыт использования «Картотека Документов» несомненно и многократно оправдал усилия по ее внедрению.