Что нужно знать организациям при работе с самозанятыми

Самозанятыми называют плательщиков налога на профессиональный доход (НПД). НПД – специальный налоговый режим, введен отдельным законом от 27.11.2018 г. № 422-ФЗ.

С 1 июля 2020 года большинство субъектов РФ уже применяют на своей территории этот налоговый режим.

Что нужно учитывать организациям при работе с самозанятыми?

1. Сделки с налогоплательщиками НПД оформляются так же, как с другими предпринимателями и физлицами (виды договоров – в ГК РФ).

2. При заключении договора стоит проверить статус физлица – по ссылке.

3. Помните об ограничениях – физлицо ранее не должно было работать в вашей организации, либо с момента увольнения прошло более двух лет.

4. Договор не должен содержать признаки трудового – нельзя присвоить самозанятому должность с указанием квалификации или закрепить за ним конкретную трудовую функцию, не стоит требовать от него соблюдения правил внутреннего распорядка или гарантировать социальное страхование.

5. Зафиксируйте в договоре статус самозанятого (его можно подтвердить справкой о постановке на учет в ФНС).

6. Предусмотрите в договоре обязанность самозанятого ежемесячно обновлять справку о своем статусе. Человек может потерять статус плательщика НПД – по своей инициативе либо по обстоятельствам, например, если доходы превысят 2,4 млн руб.

7. Укажите в договоре обязанность самозанятого выдавать вам кассовые чеки из приложения «Мой налог» (абз. 2 п. 1 ст. 15 Закона № 422-ФЗ).

8. В договоре зафиксируйте условие об ответственности самозанятого за неблагоприятные последствия (например, если он не оповестит организацию об утрате статуса или не представит чек).

9. В платежных поручениях на перевод средств по договору с самозанятым указывайте номер договора, отмечайте, что платеж не облагается НДС и НДФЛ.

Ваша организация не будет являться налоговым агентом по НДФЛ, не должна начислять страховые взносы с суммы вознаграждений плательщика НПД. Когда заполняете 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, учитывать доходы самозанятого не нужно.

Для того, чтобы учесть в расходах оплату услуг самозанятого или приобретенные у него товары, обязательно нужен чек из приложения «Мой налог» (п. 8 ст. 15 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@). Акты об оказанных услугах тоже могут быть, но чек они заменить не могут. Если плательщик НПД возвращает вам оплату или аванс, расходы, признанные ранее, придется уменьшить на сумму возвратов (письмо ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899).

Если самозанятый утратил право применять НПД, тогда возникнет обязанность платить за него НДФЛ и взносы, и в отчетности отражать доходы бывшего самозанятого придется.

При этом договор можно и не переоформлять (п. 10 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899).

При отражении расчетов по договорам с самозанятыми лучше не использовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – он предназначен для расчетов с сотрудниками (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н). Можно применить счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Выплату вознаграждения отразите проводкой:

Дебет 76 Кредит 50 (51) – оплата вознаграждения самозанятому по гражданско-правовому договору.

Ответы на большинство вопросов по применению НПД можно найти на специальной странице сайта ФНС.