Как перейти на ЭПЛ без затрат? Узнайте из интервью Такском радио «Комсомольская правда в Самаре»

Руководитель самарского филиала компании «Такском» Ольга Семанина стала гостем популярной передачи «Эксперты знают» на радио «Комсомольская правда в Самаре». Вместе с известным журналистом Александром Сёмочкиным они провели эфир на одну из актуальных тем для бизнеса – переход компаний автотранспортной и логистической отраслей на использование электронных перевозочных документов.

Современный рынок стремительно уходит от бумажного документооборота, делая выбор в пользу цифровой трансформации. Всё больше компаний из совершенно разных отраслей используют электронный документооборот для оптимизации своих бизнес-процессов. Одно из активно развивающихся направлений цифровизации – электронные перевозочные документы. Пока переход на ЭДО в этой сфере бизнеса вызывает ряд трудностей у большинства организаций, которые связаны с недостаточной подготовкой сотрудников транспортно-логистических компаний. Ольга Семанина рассказала о том, что больше всего волнует перевозчиков, поделилась информацией о комплексных IT-решениях для электронных перевозочных документов, которые разработала компания «Такском» и объяснила, как удобные сервисы помогают легко и быстро перейти на работу с ЭПД.

Александр Сёмочкин: Ольга, здравствуйте. Насколько мне известно, перевозчики алкогольной продукции сейчас несколько встревожены, потому что ранее было заявлено, что с 1 июня 2024 года они обязаны перейти на оформление электронных перевозочных документов, полностью отказавшись от бумажных.

Ольга Семанина: Действительно, такое решение было принято на законодательном уровне, но на данный момент существует большая вероятность, что сроки по обязательному применению ЭПД в сфере перевозок алкогольной продукции будут перенесены. Первый этап эксперимента по вводу электронных перевозочных документов для транспортировки алкоголя проводился с августа по ноябрь 2023 года по четырём сценариям взаимодействия всех участников процесса. По результатам этого тестирования возникла необходимость провести второй этап эксперимента, используя бОльшее количество сценариев. Он проходит сейчас и должен завершиться осенью 2024 года. Поэтому списка обязательных ЭПД для перевозки алкоголя пока нет, он появится по окончании второй части эксперимента.

А. С.: Получается, перевозчикам пока можно выдохнуть?

О. С.: Я бы предложила, наоборот, ускориться и активно внедрять электронные перевозочные документы, чтобы к окончанию второй части эксперимента иметь положительный опыт в части их создания. Цифровая трансформация идёт повсеместно, и для компаний важно не откладывать внедрение технологий на завтра, а как можно быстрее переходить на ЭДО. Отказ от бумажных документов – это удобно, экономно с точки зрения временных затрат, а кроме того, ведёт и к снижению расходов. Но переход на работу с документами в электронном формате пока ещё вызывает трудности у большинства организаций. Все эти моменты решаемы, особенно в том случае, если компания выбирает в партнёры аккредитованного оператора ЭДО, у которого есть положительный опыт по внедрению ЭПД.

А. С.: Можете назвать самые частые проблемы, которые возникают при переходе на ЭПД?

О. С.: Сложностей, которые появляются при переходе на электронный формат документов, довольно много. Это комплекс проблем, который включает в себя не только трудности внедрения и регулирования цифровых бизнес-процессов, но и банальную неготовность участников транспортно-логистической цепочки перестраиваться на работу с электронным документооборотом. У Такском большой опыт в этой сфере ЭДО: мы внедрили опцию создания всех электронных перевозочных документов в сервисе «Такском-Файлер», которым активно пользуются наши клиенты, и разработали отдельный сервис для работы с электронными путевыми листами «Такском-Транспорт».

Сервис «Такском-Транспорт» успешно прошёл апробацию по внедрению ЭПЛ с Мосгортрансом, участвовал в пилотных проектах по созданию электронных путевых листов с Министерствами транспорта Республики Башкортостан и Республики Татарстан, а также тестировался в службах пассажирских перевозок крупных российских городов. На каждом этапе использования сервиса мы анализировали результаты и при необходимости дорабатывали процессы для достижения максимальной эффективности. Так что сейчас можно с уверенностью сказать, что «Такском-Транспорт» успешно прошёл боевое крещение.

А. С.: «Такском-Транспорт» создавался исключительно для пассажирских перевозок? В чём принцип его работы?

О. С.: «Такском-Транспорт» разработан для автопарков пассажирских перевозок, транспортных компаний и логистических организаций. Его основная задача – максимально быстро, легко и просто создавать электронные путевые листы для водителей автотранспорта. Электронный документ, который формируется в сервисе, позволяет на разных этапах фиксировать все показатели путевого листа: медицинский осмотр водителей, технический осмотр автомобиля, маршрут и пробег. В систему заложены шаблоны документов с подсказками, что гарантирует корректность заполнения всех титулов. Сервис «Такском-Транспорт» автоматически отсылает данные в Государственную информационную систему электронных перевозочных документов, где формируется QR-код, содержащий всю информацию о рейсе. Код мгновенно отправляется в сервис, подтверждая корректно оформленный ЭПЛ. Также в сервисе «Такском-Транспорт» можно вести электронный журнал путевых листов и формировать отчёты.

А. С.: Всё в электронном виде. Действительно, непросто перестроиться…

О. С.: Наш сервис призван упростить эту задачу. Для удобства использования мы сделали его интуитивно понятным. Воспользоваться таким IT-решением можно прямо из браузера на любом электронном устройстве, нет необходимости заниматься установкой сервиса, его настройкой и проходить обучение пользователя.

А.С.: Экономится время, сокращаются расходы?

О. С.: Всё верно. Создание ЭПЛ в сервисе «Такском-Транспорт» значительно сокращает время оформления документации. Снижаются расходы на печать, хранение архива, и уменьшается время поиска нужного документа. Кроме того, использование сервиса гарантирует конфиденциальность, так как документы передаются по защищённым каналам связи оператора ЭДО, и интеграцию с учётной системой клиента за счёт разработки кастомизированного решения.

А.С.: Убедительно, но всё равно кажется, что это дело не одного месяца.

О. С.: Работая с внедрением ЭПД и ЭПЛ в различных компаниях, мы собрали много информации о сложностях, которые возникают при использовании электронных документов. Это привело нас к решению организовать тест-драйв нашего сервиса. До 31 августа, подключившись к «Такском-Транспорт», можно совершенно бесплатно создавать ЭПЛ в течение 90 дней. Это даст возможность получить опыт в создании ЭПЛ и поможет сократить время при переходе на ЭПД в дальнейшем.