Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.
В случае, когда командировка заканчивается в пятницу, довольно часто работники хотят провести выходные в месте командировки. Особенно актуально это летом, когда есть хорошая возможность на выходных отдохнуть и посмотреть другой город. У работодателей возникает вопрос: как это оформить, чтобы выходные не вошли в период командировки. Другой вариант – работник не может вовремя вернуться по объективным причинам, например, при отсутствии билетов. Как оформить данную ситуацию?
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).
Срок командировки определяет работодатель и указывает его в приказе о направлении работника в командировку.
При этом, по общему правилу, фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении из командировки (п. 7 Положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
В стандартной ситуации срок, отраженный в приказе, и срок, подтвержденный проездными документами, совпадает. Например, самая распространенная ситуация – работодатель самостоятельно приобретает билеты для сотрудника.
Одна из самых распространенных ситуаций, когда работник вовремя не может вернуться из командировки – отсутствие билетов. Справедливости ради следует отметить, что чаще всего при направлении в командировку сразу приобретаются обратные билеты. Между тем, возможны и нестандартные ситуации.
Итак, если задержка вызвана объективными причинами (в частности, отсутствием билетов) и не связана именно с желанием работника задержаться в месте командировки, полагаем, что период задержки и день возвращения из командировки необходимо включить в период командировки.
Соответственно, возникает необходимость продления командировки.
Пример. Работник направлен в командировку со среды по пятницу. Обратные билеты заранее не были приобретены. В связи с отсутствием билетов на пятницу, работник смог приобрести билет только на субботу.
В данной ситуации считаем, что надо действовать следующим образом.
Работнику следует поставить в известность работодателя. По возвращении из командировки, работнику надо написать служебную записку, в которой указать, что в связи с отсутствием билетов на пятницу, были приобретены билеты на субботу.
На основании этой служебной записки и приложенных проездных документов, работодателю следует издать приказ в произвольной форме о включении субботы в период командировки с соответствующей оплатой.
Отметим, что, если по объективным причинам работник прибыл из командировки с задержкой, он должен представить помимо проездных билетов также оправдательные документы, подтверждающие причину задержки (письмо Минфина РФ от 16.11.2006 № 03-03-04/2/244). В частности, это может быть справка из аэропорта о причинах задержки вылета самолета из-за плохих метеорологических условий или аналогичная справка от железной дороги, справка об отсутствии билетов на определенную дату и т.д.
Работник задерживается в месте командировки на выходные по собственной инициативе
Согласовать возможность задержки на выходные работнику следует до начала командировки и до того, как будут приобретены обратные билеты.
Отметим, что работодатель обязан возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках).
Поэтому в ситуации, когда сотрудник задержался в месте командировки на выходные дни, организация также должна возместить ему расходы на проезд к месту жительства. Но более поздний выезд из места командировки работнику надо согласовать с работодателем.
Если работодатель не возражает, оформить более поздний возврат можно следующим образом. В приказе о направлении работника в командировку указать фактический срок командировки, т. е. тот период, на который работник направляется в другую местность для выполнения задания.
При этом в приказе следует дописать: «Разрешить Иванову М.Р. выезд из места командировки ____________(указать дату). Бухгалтерии за период _________(указать даты) суточные Иванову М.Р не выплачивать. Расходы на проживание в месте командировки _________(указать даты) не возмещать.».
Такое оформление снимет вопрос о необходимости оплачивать суточные, зарплату и прочие командировочные расходы за дни, когда сотрудник находился в другом городе по собственной инициативе.
Расходы работодателя на возмещение проезда из командировки в ситуации, когда сотрудник задерживается в месте командировки на выходные, включаются в состав расходов при исчислении налога на прибыль (письмо Минфина России от 20 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/29687).
Подключите тариф онлайн-отчётности для сотрудников отдела кадров – практичный функционал, календарь кадровика, проверка на ошибки
и получайте новости первыми!