Тема машиночитаемых доверенностей для подтверждения полномочий сотрудников компаний, в том числе сдачи отчётности, стала особенно актуальной на современном этапе. В связи с необходимостью оформления МЧД у представителей разных сфер бизнеса появляются вопросы, которым мы посвятили наш гид.
Машиночитаемая доверенность подтверждает права представителя организации или ИП действовать от их имени в отношениях с государственными органами (ФНС России, СФР, Банк России и др.), принятия участия в конкурсах и электронных торгах, заверения документов в системах электронного документооборота. Она нужна сотрудникам компаний для того, чтобы представлять её интересы – сдавать отчётность, участвовать в закупках, подписывать электронные документы. Выдать МЧД можно юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю, а также физическому лицу. Юридическую силу она приобретает при условии заверения квалифицированной электронной подписью руководителя компании, ИП или нотариуса.
Формат машиночитаемой доверенности зависит от требований ресурса, для которого она используется. Основными форматами МЧД сотрудников для B2B являются 002 и 003. Для сдачи отчётности в ФНС России применяется два формата: старый 5.01 (можно применять до 28.02.2025) и новый 5.02.
Машиночитаемые доверенности данного типа могут быть использованы для подписания документов между предприятиями (B2B) в рамках системы электронного документооборота (ЭДО), а также на платформе «ТЭК-Торг». Полномочия, выданные сотрудникам в рамках МЧД 002, регистрируются в реестре Федеральной налоговой службы (ЦПРР ФНС). После этого МЧД в комплекте с электронной подписью физлица можно использовать при подписании документов.
Единый формат машиночитаемых доверенностей может использоваться как в рамках электронного документооборота между предприятиями (B2B), так и для работы сотрудников от имени компаний на различных госпорталах и электронных площадках.
В настоящее время для сдачи отчётности в налоговые органы поддерживаются два формата – старый 5.01 и новый 5.02. Приказ ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@ обновил версию формата для налоговой до 5.02 (она применяется с 1 марта 2024 года). В отношении формата 5.01 действует следующий порядок: доверенности формата 5.01, вне зависимости от их срока действия, могут быть действительны не далее, чем до 28 февраля 2025 года. Ограничение срока действия не касается доверенностей, оформленных на бумаге. Несмотря на то, что организации, которые должны сдавать отчётность в электронном формате, потеряли право на подачу бумажных доверенностей в ИФНС после введения формата 5.02, ранее поданные доверенности будут работать до окончания своего срока действия (даже если они действительны дольше, чем до 28.02.25).
Оформить машиночитаемую доверенность нового формата 5.02 (МЧД ФНС) можно с правом передоверия и предоставления полномочий нескольким представителям.
Специалисты «Такском» помогут выбрать нужный тариф для сдачи отчётности бесплатно.
С универсальным форматом уже работают Центральный банк РФ и Росприроднадзор. ФНС России и Росстат планируют поддержать его в 2025 году. СФР в ближайшем будущем не планирует использовать формат 003. В данный момент у госорганов нет обязанности использовать исключительно единый формат машиночитаемой доверенности.
Да, сотрудники, занимающиеся закупками, должны использовать сертификат электронной подписи физлица в сочетании с МЧД для подписания электронных документов от лица компании. Однако для работы на некоторых порталах могут применяться собственные схемы, поэтому рекомендуется уточнять требования используемых площадок и сервисов.
Подписывать МЧД электронной подписью руководителя организации необходимо для подтверждения правомочности представителя – сотрудника компании.
Согласно законодательству, передавать МЧД можно не только файлом в пакете с документом, но и иными способами. Информация о доверенности (номер доверенности, сведения о системе, в которой она хранится, ИНН доверителя, ИНН доверенного лица) может прилагаться к документу в виде метаданных или с помощью отдельного XML-файла.
Это можно сделать в текстовых полях. Есть ограничения по знакам: в формате 002 для этого предусмотрено 1000 знаков, а в 003 — 10 000 знаков.
При этом формат 002 позволяет в одной доверенности указать как рукописные, так и машиночитаемые полномочия. В универсальном формате 003 можно указать полномочия только одного типа.
Это зависит от требований портала или информационной системы, с которой вы работаете. В системах электронного документооборота B2B при заполнении формализованного документа можно указать в способе подтверждения полномочий, что доверенность представлена на бумажном носителе. Подписывать такие документы сертификатом физлица допустимо. Получение доверенности, проверка её валидности и соответствия полномочий — ответственность самого контрагента, принимающей стороны. Для удобства взаимодействия, ускорения проверки документов и подписания рекомендуем сотруднику компании получить машиночитаемую доверенность.
Информационная система (ИС) может осуществлять такие проверки. При этом валидация машиночитаемой доверенности и объёма полномочий сотрудника остаётся в интересах непосредственно самих компаний, которые несут за это ответственность и принимают на себя риски. Для юридической силы подписать МЧД сотрудника своей УКЭП должен директор компании или ИП.
Как правило, сведения о машиночитаемой доверенности достаточно загрузить один раз, и при дальнейшем взаимодействии с ресурсом она будет использована автоматически. Способ передачи доверенности или сведений о ней зависит от требований информационной системы, с которой вы работаете. У разных порталов, ресурсов и площадок он может отличаться.
В настоящее время передать машиночитаемую доверенность можно двумя способами:
Стоит отметить, что документ в формате .pdf даже при наличии штампа о наличии электронной подписи является всего лишь печатной формой документа и не имеет сам по себе какой-либо юридической значимости.
ФНС России выдаёт сертификаты электронной подписи руководителям филиалов и представительств иностранных юрлиц. Руководитель представительства сможет получить сертификат в налоговой и действовать как руководитель организации. А значит, подписывать документы без МЧД. Поскольку руководитель представительства действует по доверенности, выдавать МЧД сотрудникам он может только через нотариуса.
На какой срок можно выдать МЧД?Максимальный срок действия законодательно не ограничен, но указать его нужно обязательно. Если срок действия не указан, то он считается равным одному году с момента выдачи доверенности сотруднику.
Может ли директор или ИП выдать доверенность самому себе, чтобы использовать в работе свою электронную подпись физлица?Подобная доверенность является ничтожной, поскольку противоречит п.1 ст. 185 ГК РФ, в котором сказано следующее: «Доверенностью признаётся письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами». Но технически оформить её можно, и некоторые ресурсы её принимают (например, ЕГАИС).
А в п. 3 ст. 40 закона № 14-ФЗ указано, что единоличный исполнительный орган общества (ЕИО) действует от имени общества без доверенности (например, директор). Пункт 4 ст. 40 указывает на то, что ЕИО может подписать МЧД от имени общества.
Нужно ли выпустить новую МЧД на сотрудника, если изменились реквизиты организации?Да, в этом случае, как и с бумажными доверенностями, её следует заменить.
Изменились паспортные данные сотрудника – доверенного лица, нужна ли новая МЧД?Нет, можно использовать ранее выданную, так как имеется возможность идентифицировать поверенного по ИНН и СНИЛС.
Подписать договор электронной подписью можно:
Сервис «Такском – Управление Доверенностями», помимо полного функционала по созданию, подписанию и регистрации машиночитаемых доверенностей, предлагает широкие возможности для интеграции в учётные и информационные системы, в том числе для сдачи отчётности, по API.
Существует несколько способов создания машиночитаемой доверенности на физлицо – сотрудника организации или ИП.
и получайте новости первыми!