Быстрое получение электронных подписей для сотрудников: кейс Такском и HeadHunter

В компании HeadHunter всё больше документов и процессов переводятся в электронный вид. Растёт количество пользователей электронного документооборота (ЭДО) и других онлайн-сервисов, для работы в которых пользователям необходима электронная подпись (ЭП). Она требуется для сдачи отчётности в госорганы, для операций на различных тендерных площадках, для заверения и отправки документов в разных системах ЭДО, для получения лицензий, для интеграции сервисов сайта hh.ru с порталом «Госуслуги».

Также ЭП обеспечивает ведение кадрового документооборота в электронном виде. А дополнительный бонус для сотрудников – иметь возможность с помощью ЭП решать свои частные вопросы. 

Работники HeadHunter до того, как стали использовать сервис  Такском, были вынуждены приезжать в удостоверяющий центр (УЦ) с документами для идентификации личности, требуемой при заказе ЭП. Прерывать бизнес-процессы им было неудобно, а выпуск сертификата порой затягивался. 

Справка о компании 

HeadHunter (ООО «Хэдхантер») – одна из крупнейших в России компаний интернет-рекрутмента. Основана в 2000 году. Создаёт передовые технологии на всех доступных платформах для того, чтобы работодатели могли быстро найти подходящего сотрудника, а соискатели – хорошую работу. 

Какое решение предложил «Такском» и как оно работает 

Почти год назад в компании HeadHunter заработал сервис «Такском – Управление Сертификатами», интерфейс которого представлен в виде онлайн-кабинета. Благодаря этому сервису взаимодействие компании с удостоверяющим центром (УЦ) осуществляется через администратора – работника, назначаемого внутри HH после заключения договора с УЦ Такском.

Администратор выступает в качестве доверенного лица компании, поскольку он заказывает сертификаты ЭП прямо в онлайн-кабинете. Именно к нему сотрудники подходят с паспортом, СНИЛС и другими необходимыми для выпуска ЭП документами.

Администратор проводит идентификацию личности работников, сканирует документы и подгружает их в электронном виде в «Такском – Управление Сертификатами». Далее формирует заказ на получение сертификатов в УЦ. Со своей стороны, УЦ Такском за 15 минут проверяет эти документы и, если всё в порядке, направляет администратору HeadHunter уведомление о разрешении выдать ЭП.

Получив уведомление, сотрудник HH приходит к администратору для идентификации личности. 

«Такском – Управление Сертификатами» экономит время и деньги 

«Если раньше на выдачу ЭП первый раз мы тратили 5-7 дней, то с внедрения сервиса «Такском – Управление Сертификатами» получить ЭП (первый раз или перевыпустить) можно за 1-2 дня. Вернее, за 3-12 часов (офисы компании находятся в разных часовых поясах)», – говорит Ирина Нерославская, руководитель службы формирования и оптимизации документооборота компании HeadHunter. 

«Такском – Управление Сертификатами» бережёт время сотрудников, а, соответственно, и компании. Мы сэкономили на стоимости процесса выдачи ЭП. Внесение депозита позволило нам минимизировать участие финансового департамента и департамента документооборота в выдаче каждой подписи. Процесс был укрупнён и занимает меньше времени», – резюмирует Ирина.