Электронная подпись для главного бухгалтера: полное руководство по выбору и использованию в 2026 году

• Для чего нужна электронная подпись главному бухгалтеру?
• Какая электронная подпись подходит для бухгалтера?
• Квалифицированная электронная подпись как основной инструмент
• Роль машиночитаемой доверенности
• Получение электронной подписи в 2026 году: пошаговая инструкция
• Безопасность и преимущества использования личной ЭП

Электронный документооборот стал неотъемлемой частью работы современного бизнеса. В большинстве компаний сдавать отчётность и взаимодействовать с контролирующими органами должен главный бухгалтер, а без электронной подписи это невозможно. В статье мы подробно объясняем, какая цифровая подпись нужна бухгалтеру, как её получить и правильно использовать.

Для чего нужна электронная подпись главному бухгалтеру?

Главный бухгалтер с личной электронной подписью (ЭП) и машиночитаемой доверенностью (МЧД) имеет право представлять компанию в цифровом пространстве. ЭП в комплекте с МЧД выступает юридически значимым инструментом для следующих ключевых операций:

1. Сдача отчётности в государственные органы. Это главная причина, по которой бухгалтеру требуется ЭП. В электронном виде должны подаваться:
   • все налоговые декларации и расчёты (включая 6-НДФЛ) в ФНС России;
   • бухгалтерская отчётность;
   • отчёты в Социальный фонд России (СФР), например, расчёты по страховым взносам;
   • статистическая отчётность в Росстат.
2. Документооборот с контрагентами. Обмен первичными документами – счетами-фактурами, актами, универсальными передаточными документами (УПД) – через сервисы ЭДО, например, «Такском-Файлер», требует заверения ЭП.
3. Участие в закупках. Для подачи заявок на электронных торговых площадках (ЭТП) и подписания государственных или коммерческих контрактов также необходима ЭП.

Какая электронная подпись подходит для бухгалтера?

Для профессиональной деятельности главного бухгалтера подходит только квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ранее можно было использовать сертификат, выпущенный на организацию.

Бухгалтер получает личный сертификат КЭП на физлицо. В нём указаны только его персональные данные (ФИО, реквизиты паспорта, СНИЛС). Полномочия действовать от имени конкретной организации подтверждаются отдельным документом – машиночитаемой доверенностью (МЧД), которую выдаёт руководитель.

Если в компании несколько бухгалтеров, то каждый из них должен иметь собственный сертификат КЭП. Полномочия между ними могут быть распределены с помощью разных машиночитаемых доверенностей – одному на отчётность в налоговую, другому – в СФР.

Квалифицированная электронная подпись как основной инструмент

Квалифицированная электронная подпись – это усиленная подпись, созданная с использованием средств криптографической защиты, сертифицированных ФСБ России. Она полностью приравнивается к собственноручной подписи на бумаге. Использование КЭП не требует дополнительных соглашений с контрагентами.

Именно КЭП обеспечивает:

• юридическую значимость документов при сдаче в налоговые и другие государственные органы;
• конфиденциальность и неизменность данных после подписания;
• возможность работы на всех государственных порталах и коммерческих ЭТП.

Роль машиночитаемой доверенности

Машиночитаемая доверенность – это электронный документ, который выдаётся руководителем компании бухгалтеру или иному сотруднику, представляющему интересы организации.

В зависимости от выполняемых сотрудником задач могут потребоваться несколько разных МЧД:

• для ФНС – доверенность формата 5.03 или единого формата 003;
• для СФР – доверенность в специальном формате фонда;
• для взаимодействия с контрагентами в системах ЭДО или участия в торгах – доверенность единого формата 003.

МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя организации, ИП или нотариуса.

Получение электронной подписи в 2026 году: пошаговая инструкция

Чтобы получить личную квалифицированную электронную подпись, главному бухгалтеру необходимо обратиться в аккредитованный Минцифры РФ удостоверяющий центр (УЦ), например, «Такском».

1. Подготовка документов. Понадобится паспорт, СНИЛС, ИНН.
2. Подача заявки. Заявку можно оформить онлайн на сайте УЦ или при личном визите в офис.
3. Получение в офисе. По закону «Об электронной подписи» № 63-ФЗ требуется однократная очная идентификация. Однако есть варианты удалённого получения, если у бухгалтера уже есть действующий сертификат КЭП или подпись «Госключа».

После идентификации вы получаете:

• сертификат КЭП;
• закрытый ключ на защищённом носителе – USB-токене.
• лицензию на программное обеспечение для работы с подписью (КриптоПро CSP).

Безопасность и преимущества использования личной ЭП

Использование собственной электронной подписи также даёт ряд преимуществ для бухгалтера и компании:

• Разграничение ответственности. Раньше практиковалось использование подписи руководителя, что возлагало на него всю ответственность за документы, подписанные бухгалтером. Личная ЭП с МЧД чётко определяет зону ответственности каждого.
• Безопасность. Владелец ЭП обязан хранить ключи в тайне. Компрометация личной ЭП одного сотрудника не ставит под угрозу всю организацию.
• Универсальность и мобильность. Личный сертификат КЭП физического лица не привязан к одной компании. Бухгалтер, работающий на аутсорсе или сменивший место работы, может использовать тот же сертификат, обновив лишь МЧД от нового работодателя.

Электронная подпись для главного бухгалтера – это обязательный эффективный и безопасный инструмент. Комбинация личной КЭП и правильно оформленной машиночитаемой доверенности от руководителя позволяет бухгалтеру выполнять широкий спектр задач в цифровой среде, обеспечивая юридическую значимость действий и чёткое распределение ответственности внутри организации.