Электронная подпись для HR и кадрового специалиста

• Какая подпись нужна для кадровика
• Какие документы подписывают ЭП
• Какие кадровые документы можно вести в электронном виде
• Как получить ЭЦП кадровому специалисту
• Заключение

Электронный документооборот (ЭДО) влияет на HR-процессы в организации, повышает их эффективность и прозрачность. Электронная подпись (ЭП) обеспечивает юридическую значимость цифровых документов. Поэтому кадровым специалистам важно понимать, какая ЭП нужна, какие документы ею подписывать и как её получить. Данная статья ответит на ключевые вопросы об ЭП для HR.

Какая подпись нужна для кадровика

Для того чтобы понять, какая электронная подпись подойдёт кадровому специалисту, рассмотрим все существующие виды ЭП. Так, в соответствии со статьёй 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, различают 3 вида электронной подписи: простая, неквалифицированная, квалифицированная.

• Простая (ПЭП). Представляет собой регистрационные данные: логин и пароль, которые используются в большинстве различных сервисов и приложений. В роли ПЭП также может выступать код подтверждения из SMS или email.
• Неквалифицированная (НЭП). Защищённый вариант: ЭП формируется при помощи специальных средств шифрования и позволяет идентифицировать подписанта и обнаружить факт внесения изменений в документ после того, как его подписали.
• Квалифицированная (КЭП). Самый защищённый вариант для целей ЭДО. Ключ её проверки указан в квалифицированном сертификате. Выдают такой тип электронной подписи аккредитованные удостоверяющие центры, например, УЦ «Такском».

Для целей кадрового документооборота, для подписания некоторых кадровых документов подходит НЭП. Однако для полноценного КЭДО потребуется именно КЭП, поскольку именно она позволяет подписывать любые юридически значимые документы в КЭДО с сотрудниками.

Рассмотрим подробнее, почему HR-специалисту требуется именно КЭП.

1. Юридическая сила. Только КЭП приравнивается к собственноручной подписи на бумаге и гарантирует юридическую значимость документа.
2. Требования законодательства. Для ключевых кадровых документов (трудовые договоры, дополнительные соглашения, отчётность в госорганы) закон № 63-ФЗ прямо предписывает использование КЭП.
3. Признание госорганами. Социальный фонд России (ПФР, ФСС), Федеральная налоговая служба, Роструд и др. ГКО принимают документы только с КЭП.
4. Работа с электронной трудовой книжкой (ЭТК). Любые действия с ЭТК (внесение записей, ознакомление сотрудника) требуют КЭП.

Какие документы подписывают ЭП

КЭП используется для подписания широкого круга кадровых документов, отправляемых в госорганы и передаваемых внутри организации.

Документы для внешнего обмена:

• трудовые договоры с сотрудниками и дополнительные соглашения к ним;
• отчётность в госорганы;
• справки 2-НДФЛ и отчёт 6-НДФЛ в ИФНС;
• все записи в электронную трудовую книжку: о приёме, переводах, увольнении, награждениях и т.д.;
• взаимодействие с госорганами, например, запросы в МВД РФ о миграционном учёте, гарантийные письма в ФНС России о приёме на работу иностранных граждан.

Внутренние документы компании:

• приказы (о приёме, переводе, увольнении, отпуске, командировке, поощрении, взыскании и др.);
• графики отпусков;
• уведомления сотрудникам, например, об изменении условий труда;
• должностные инструкции;
• акты об отказе от подписи и др.

Важно! Для внутренних документов использование КЭП должно быть закреплено в локальных нормативных актах компании, например, в Положении об ЭДО.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

Законодательство допускает ведение в электронном виде практически всего кадрового документооборота.

1. Электронная трудовая книжка. Полностью заменяет бумажный аналог и оформляется по выбору сотрудника. Все записи вносятся и хранятся только в электронном виде в информационной системе СФР.
2. Трудовые договоры и допсоглашения. Они могут заключаться и храниться в электронном виде при наличии КЭП у обеих сторон — работника и работодателя (кадровика, HR-специалиста или другого уполномоченного лица).
3. Внутренняя кадровая документация. Приказы, распоряжения, графики, уведомления, должностные инструкции и т.д. могут создаваться, подписываться КЭП, если это установлено локальными актами, и храниться в электронном виде. Это требует наличия системы ЭДО в компании.
4. Кадровая отчётность. Она подаётся в электронной форме с использованием квалифицированной электронной подписи, если численность сотрудников превышает установленные законом пороги (10 человек), а для некоторых форм (например, 6-НДФЛ при наличии выплат физлицам) — всегда в электронном виде.

Повторим, что главное условие при ведении КЭДО в электронном виде — наличие КЭП у HR-специалистов или сотрудников, подписывающих кадровую документацию, и соблюдение требований Федерального закона № 63-ФЗ. Для внутреннего КЭДО обязательно принятие локального нормативного акта, регламентирующего порядок создания, подписания, хранения и использования электронных документов.

Как получить ЭЦП кадровому специалисту

Процесс получения квалифицированной электронной подписи стандартизирован и осуществляется через аккредитованные удостоверяющие центры.

Для начала необходимо определить, какой вид сертификата цифровой подписи нужен кадровику. HR-специалисту потребуется сертификат ЭП для физического лица. Срок действия такого сертификата обычно составляет 1 год.

Получить ЭП можно в удостоверяющем центре. Он должен быть аккредитован Минцифры России. Кадровый специалист заполняет заявку на сайте выбранного УЦ. Далее ему необходимо подготовить документы:

• паспорт;
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• ИНН.

Важно! Если кадровик подписывает документы от имени организации как уполномоченное лицо, то ему потребуется подтверждение таких полномочия — машиночитаемая доверенность (МЧД), заверенная электронной подписью руководителя. В доверенности должно быть чётко указано право сотрудника подписывать конкретные виды кадровой документации электронной подписью.

Далее HR-специалист лично посещает офис выбранного удостоверяющего центра. При себе необходимо иметь оригиналы всех подготовленных документов. После проверки и идентификации личности сотрудник УЦ:

• запишет сертификат квалифицированной электронной подписи и закрытый ключ на защищённый носитель (обычно Рутокен или JaCarta);
• предоставит инструкции по установке и использованию ЭП.

После этого на рабочем компьютере кадровику потребуется установить:

• программу-криптопровайдер (например, КриптоПро CSP).
• драйверы для носителя ключа ЭП.

Сертификат проверки (открытый ключ) подписи обычно устанавливается автоматически при первом использовании ЭП или с носителя.

Заключение

Квалифицированную электронную подпись можно назвать обязательным элементом КЭДО. Она открывает путь к полномасштабному безбумажному документообороту: от заключения трудовых договоров и ведения ЭТК до сдачи отчётности в госорганы и управления внутренними кадровыми процессами. Такая подпись гарантирует юридическую силу действий кадровика в цифровой среде, значительно повышает эффективность работы, сокращает бумажную волокиту и минимизирует риски. Использование цифровой подписи в соответствии с требованиями законодательства делает кадровую службу мобильной и позволяет полностью автоматизировать кадровое делопроизводство в компании.