В связи с развитием удалённого режима работы многие организации сталкиваются с необходимостью организовать юридически значимый документооборот для сотрудников вне офиса. Электронная подпись (ЭП) становится ключевым инструментом для подписания договоров, отчётов, кадровых и иных документов. Насколько удобно использовать ЭП удалённым сотрудникам и какие варианты подходят для разных задач, — разбираемся в статье.
Трудовой кодекс РФ (статья 312.1) даёт возможность сотруднику осуществлять свои функции вне места нахождения работодателя, то есть без необходимости быть в офисе. Как правило, для этого дистанционному работнику требуется оставаться на связи, а значит, нужен доступ в интернет. Однако для полноценного обмена документами в удалённом формате необходим сервис электронного документооборота, а для придания юридической значимости документу, подписываемому работником, понадобится электронная подпись. Без ЭП созданный в цифровом формате документ будет просто обычным файлом, который не имеет юридической силы.
Для работы сотруднику понадобится ЭП для физического лица. Работник может самостоятельно получить её, посетив аккредитованный удостоверяющий центр, например, УЦ «Такском». Подпись будет храниться на USB-токене (Рутокен, JaCarta) — специальном защищённом носителе.
Также возможен вариант, когда работодатель использует сервис для массового выпуска подписей своим сотрудникам, такой как «Такском — Управление Сертификатами». В этом случае работникам не нужно ехать в удостоверяющий центр в рабочее время: работодатель может оформить ему подпись прямо в своём офисе. В этом случае удалённый сотрудник получит электронный сертификат по корпоративной почте.
Подпись необходима для работы в сервисах ЭДО, например, «Такском-Файлер», решениях для сдачи отчётности в контролирующие органы, в частности, «Онлайн-Спринтер». ЭП нужна дистанционному сотруднику для того, чтобы подписывать трудовой договор, допсоглашения, акты, отчёты, заявления на отпуск и многое другое.
Дистанционному сотруднику для подписания рабочих документов потребуется электронная подпись (закон № 63-ФЗ об ЭП). Чтобы понять, какая именно подпись подойдёт сотруднику на удалёнке, рассмотрим все виды ЭП.
Дистанционному сотруднику подойдёт как КЭП, так и НЭП в случае, если подпись применяется во внутреннем документообороте работодателя. Однако необходимо учитывать цели и задачи работника. К примеру, если удалённый сотрудник — это бухгалтер, который будет сдавать отчётность в госорганы, то ему понадобится КЭП.
Расскажем, как получить ЭП удалённому работнику, если он самостоятельно обращается в удостоверяющий центр.
Большую часть процедуры можно пройти удалённо — для этого необходимо зарегистрироваться на сайте удостоверяющего центра и создать личный кабинет. После получения доступа к нему можно отправить онлайн-заявление на производство цифрового ключа. Далее УЦ предоставляет реквизиты для оплаты счёта. Эту операцию можно провести через платёжные сервисы онлайн. Чтобы будущий владелец ЭП смог её получить, потребуется подтверждение его личности, а для этого понадобится лично посетить офис УЦ.
Готовая электронная подпись записывается на токен и предоставляется получателю.
Обратите внимание! Для представления интересов юридического лица, например, для сдачи отчётности в контролирующие органы, сотруднику, помимо электронной подписи, потребуется машиночитаемая доверенность.
Выданная удостоверяющим центром ЭП действует в течение 12 месяцев. За 3 недели до завершения этого срока нужно обратиться в УЦ для «продления». В этом случае сотруднику не потребуется перевыпускать её заново.
Действие электронной подписи можно проверить несколькими способами:
Сотрудникам не стоит пренебрегать правилами хранения ЭП, ведь электронная подпись, в частности КЭП, является полным аналогом собственноручной. Если хранить сертификат ЭП ненадлежащим образом, то им могут воспользоваться в противоправных целях. Например, злоумышленник может взять кредит или подписать договор на покупку товара, а виноват будет владелец ЭП. Поэтому сотрудник несёт ответственность за сохранность токена и конфиденциальность данных, включая запрет на копирование сертификата на сторонние, не вызывающие доверия устройства.
Чтобы минимизировать подобные риски, работник должен немедленно отзывать скомпрометированный сертификат электронной подписи через УЦ при утере или подозрении на взлом.
Работодатель, в свою очередь, также обеспечивает соблюдение требований безопасности рабочих процессов, включая ЭДО. Он обеспечивает выпуск машиночитаемых доверенностей, которые необходимы, например, при сдаче отчётности в контролирующие органы, и своевременный их отзыв при увольнении сотрудника.
Машиночитаемые доверенности, без которых невозможно подтверждение полномочий сотрудника при сдаче отчётности и другом взаимодействии с госорганами, работодатель может выпустить для своих сотрудников через сервис «Такском — Управление Доверенностями».
Сервис позволяет работать с большим количеством МЧД в едином окне — выполнять оформление, продление и отзыв. Формат доверенностей соответствует все требованиям ФНС России.
МЧД оформляется буквально за 3 минуты, она будет подписана электронной подписью руководителя и автоматически зарегистрируется в реестре МЧД с присвоением уникального номера — МЧД ID.
В качестве заключения приведём несколько рекомендаций.
Если сотрудник повредил или потерял токен с ЭП, то в этом случае первым делом необходимо обратиться в офис УЦ (можно сделать это и удалённо) и аннулировать утраченную подпись, приобрести новый носитель и перевыпустить подпись.
Если у сотрудника изменились реквизиты, например, он поменял фамилию, то для этого потребуется внести изменения в действующий сертификат ЭП.
и получайте новости первыми!