Использование электронных подписей в медицинских учреждениях

• Законодательная база для нововведений в медицинской сфере
• Типы электронных подписей
• Какие документы можно подписывать в цифровом формате
• Порядок получения электронной подписи
• Преимущества использования ЭП в медучреждениях
• Недостатки использования ЭП и существующие вызовы

Электронные подписи с 2021 года активно используются в различных сферах, в том числе в лечебных учреждениях. Цифровая подпись врача стала обязательной частью юридически значимого ЭДО, который вводится во всех государственных и частных клиниках и стационарах. Для того, чтобы выписывать больничные листы в цифровом виде, врачи должны в обязательном порядке получить КЭП (квалифицированную электронную подпись).

Законодательная база для нововведений в медицинской сфере

Необходимость использования электронных документов в медучреждениях официально закреплена приказом Минздрава РФ от 07.09.2020 № 947н. Документ начал действовать с февраля 2021 года, и с этого момента все доктора обязаны оформлять КЭП. Кроме того, у медицинских организаций появилось право полностью или частично перейти на электронный документооборот.

Для корректировки выдачи больничных в электронном виде было опубликовано постановление Правительства РФ от 23.08.2021 № 1381 — этот документ устанавливает необходимость передачи данных о застрахованных лицах, имеющих право на выплаты, в систему «Соцстрах». Также были разработаны методические рекомендации по заполнению электронных больничных листов и «Дорожная карта» по внедрению в медицинские организации ЭДО.

Типы электронных подписей

Медработники используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), за исключением ряда случаев. Любой вид ЭП подойдёт в случае, если медицинские записи соответствуют одному или нескольким из следующих условий:

• создаются в ходе оказания медицинской помощи без оформления медицинского документа;
• содержатся в журналах, которые заполняются на основе электронных медицинских документов;
• предназначены для организации взаимодействия с другими информационными системами;
• порядок ведения их аналогов на бумажных носителях не требует подписи медицинского работника и (или) печати медицинской организации.

УКЭП в медучреждениях должен получить врачебный персонал, главврач, а также сотрудники статистического отдела, занимающиеся подготовкой отчётности для передачи в Социальный фонд России.

Какие документы можно подписывать в цифровом формате

В медучреждениях электронная подпись используется для подписания следующих документов:

• медицинские карты и истории болезни;
• протоколы консультаций, исследования и направления;
• больничные листы и рецепты на получение лекарственных препаратов;
• свидетельства о рождении и выписные эпикризы;
• документация для обмена со страховыми компаниями и государственными органами.

Порядок получения электронной подписи

Получение электронных подписей для медиков не зависит от того, является ли медучреждение частным или государственным. Главврач оформляет УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись) в налоговом органе. Остальные сотрудники организации обращаются в аккредитованный удостоверяющий центр и получают КЭП как физические лица.

Каждая медицинская организация должна быть зарегистрирована в специальном реестре, в котором хранятся все данные об электронных документах. Если должностное лицо подписывает бумажную версию документа, его подпись должна стоять и на электронной копии. Вся электронная документация вносится в реестр в день оформления.

Преимущества использования ЭП в медучреждениях

Использование ЭП при оформлении медицинских документов даёт несколько преимуществ:

• ускорение документооборота и повышение эффективности работы клиники — документация заполняется быстрее;
• снижение рисков потери документов и экономия на содержании архива;
• упрощение взаимодействия с контролирующими органами — они оперативно получают информацию обо всех созданных в медучреждении документах;
• повышение безопасности работы медперсонала и снижение риска ошибок, которые могут причинить немало вреда и сотрудникам, и пациентам.

Недостатки использования ЭП и существующие вызовы

Пока что внедрение ЭП замедляется из-за материально-технического обеспечения медучреждений, особенно в отдалённых регионах. Для использования ЭП требуется компьютерная техника с установленными программами, необходимо соблюдать все требования к криптозащите.

Также возникают сложности с принятием новых правил участниками процесса. Для врачей, особенно пожилого возраста, новые правила обернулись дополнительными сложными требованиями к заполнению документации. Кроме того, часто приходится дублировать документы в бумажной версии по запросам пациентов.

Со временем технические трудности будут окончательно решены, а использование ЭП в медучреждениях станет привычной повседневной реальностью. Чтобы переходный период прошёл быстрее, важно организовать обучение сотрудников и разъяснить все преимущества нововведений. В УЦ «Такском» можно заказать консультационную поддержку для персонала.