С начала 2023 года должны были вступить в действие новые правила получения электронной подписи (ЭП) для работников компаний. Но сроки нововведений были перенесены, поэтому сотрудники юрлица могут пользоваться действующими сертификатами вплоть до 01.09.2024.
Однако уже сейчас на работника компании можно получить сертификат физлица, оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) и работать по-новому. Рассказываем подробнее о действующих в 2023 году правилах получения ЭП для сотрудников организаций и ИП, работе с сертификатами и МЧД.
Одной из приоритетных задач Правительства РФ является перевод всего документооборота в цифровой формат. Потому сдача отчетности на бумаге последовательно сходит на нет. Электронная подпись работника является цифровым аналогом личной рукописной подписи, которую он может использовать для заверения документации.
Передача владельцем своей ЭП иным лицам противоречит законодательству. Сотрудник компании должен подписывать электронные документы своей подписью. Руководителю организации не стоит передавать личную ЭП какому-либо сотруднику для работы. Это чревато неблагоприятными последствиями. Недобросовестный работник, используя ЭП руководителя, может списать средства со счета, исказить бухгалтерскую отчетность или совершить иные мошеннические действия.
В 2023 году продолжают меняться правила получения электронной подписи. В этот раз они коснулись работников компаний и ИП. С 1 сентября 2023 года на них должна быть оформлена машиночитаемая доверенность. Но если ЭП на сотрудника юрлица получена до 31 августа 2023 года, то ею можно подписывать документы без МЧД – вплоть до 1 сентября 2024 года.
В остальных случаях ответственные должностные лица (кроме руководителя) обязаны применять личные цифровые подписи, заверенные машиночитаемой доверенностью. Поэтому после 1 сентября 2023 года работнику нужно иметь ЭП физлица и МЧД.
Основное отличие электронной подписи юрлица от ЭП физического лица заключается в том, что только первая содержат сведения об организации.
ЭП уполномоченного руководителем сотрудника предназначена, в первую очередь, для визирования документов. С этой целью следует получить квалифицированная электронную подпись (КЭП). С ее помощью сотрудник сможет не только работать с внутренней документацией, но и отправлять отчеты в госорганы, участвовать в торгах и т.д. Такая ЭП характеризуется высокой защищенностью. Она может быть скомпрометирована, только если владелец сам передаст защищенный носитель третьему лицу.
Неквалифицированная подпись (НЭП) сильно ограничивает круг возможностей для сотрудника. Она подходит только для внутреннего документооборота. К примеру, использовать ее при работе с контрагентами можно только при составлении специального договора. С помощью НЭП не получится отправить отчетность в ФНС, поэтому она во многом уступает квалифицированной подписи.
Простая ЭП обеспечивает минимальный уровень защиты. Ее также нельзя использовать ни для подписания официальных документов, ни для действий на государственных порталах. Она пригодится сотруднику только для авторизации на онлайн-ресурсах.
Получение электронной подписи физическим лицом регулируется не так строго, как получение ЭП на первое лицо компании или ИП. Поэтому ее можно оформить в любом удостоверяющем центре (УЦ), аккредитованном Минцифры РФ. В отличие от получения сертификата ЭП руководителя, эта услуга является платной. Ее стоимость может отличаться в разных УЦ.
После выпуска сертификата информация о полученной ЭП будет отображена в личном кабинете заявителя на портале «Госуслуи». Здесь же можно посмотреть период ее действия. Максимальный срок составляет 15 месяцев. Но сертификаты оформляются в основном на 12 месяцев.
Оставьте свой номер, если возникли вопросы
Действующие ЭП юрлиц, оформленные на уполномоченных работников, можно было продлить в срок до 31.08.2023. Такими сертификатами разрешено пользоваться до окончания срока их действия, но не позднее 31.08.2024. Подписанные такой ЭП после этой даты электронные документы не будут обладать законной силой.
Электронные подписи уполномоченных работников перестанут действовать 1 сентября 2024 года. При этом документы, подписанные ими ранее, не утратят своей законности. А уже с 1 сентября 2023 года была прекращена выдача ЭП юрлица сотрудникам. Если ранее подобный сертификат не оформлялся, то сейчас работник сможет заверять электронные документы только в качестве физлица, уполномоченного на это с помощью МЧД.
Сертификаты физлиц отличаются от ранее выдававшихся ЭП уполномоченных работников тем, что не содержат никакой информации о юрлице. В личном сертификате зашифрованы только персональные данные человека. Поэтому владелец может использовать одну и ту же ЭП сразу в нескольких компаниях. Если такой сотрудник увольняется, то сертификат физлица продолжает действовать, организация не имеет права аннулировать его.
Чтобы получить ЭП физического лица, сотрудник организации должен лично посетить УЦ, аккредитованный Минцифры, или подать заявку онлайн. Например, это можно сделать на портале «Такском». Получить сертификат ЭП на физическое лицо по доверенности не получится.
При подаче заявления нужно предоставить оригиналы документов или их заверенные копии:
Сертификат ЭП при личном визите в УЦ выпускается сразу, в присутствии физлица. При дистанционной заявке он оформляется в течение суток.
У первого лица организации или ИП может быть только одна ЭП юрлица. Создание второго сертификата автоматически аннулирует предыдущий.
Число электронных подписей для физлиц не ограничивается – каждый человек может иметь несколько сертификатов ЭП одновременно. Они друг друга не отменяют, но содержат в зашифрованном виде одну и ту же информацию – персональные данные о ее владельце. Физическое лицо может одной и той же ЭП подписывать документы разных организаций. Но при этом должны использоваться разные машиночитаемые доверенности, соответствующие совершаемым действиям.
Выпуск каждой последующей ЭП нужно оплачивать отдельно. Кроме того, для записи ключевой информации потребуется купить токен – ключевой носитель USB, сертифицированный ФСТЭК или ФСБ. Впрочем, на один USB-носителе можно записать несколько сертификатов ЭП (обычно до 8). Однако на одном токене не могут храниться ЭП разных сотрудников – это нарушает конфиденциальность закрытых ключей.
Первичное оформление одной электронной подписи обойдется от 2000 рублей (без учета стоимости токена).
МЧД представляет собой полную копию обычной доверенности, представленную в электронном формате. В нее вносится информация о доверенном лице, предоставленных ему полномочиях, а также данные о юридическом лице, от имени которой он действует.
Наличие МЧД расширяет возможности ЭП физлица. Ее можно применять для таких действий:
МЧД, заверенная электронной подписью ИП или первого лица компании, считают бессрочной, если в форме заполнения не указано иное. Если сотрудник увольняется или его обязанности меняются, руководитель должен по специальной форме подготовить отзыв МЧД и подписать его своей ЭП. После этого электронная форма доверенности аннулируется, и документы от бывшего исполнителя больше не принимаются.
и получайте новости первыми!