С 1 января 2022 года получать электронную подпись в ФНС должны индивидуальные предприниматели, нотариусы и первые лица коммерческих организаций. Список налоговых инспекций, где выдаются электронные подписи, размещён на сайте ФНС России.
Закон запрещает первым лицам организаций передавать свои электронные подписи сотрудникам. Каждый отвечает за свои действия и использует только свою подпись.
Сотрудники организаций – по-прежнему получают электронные подписи в коммерческих удостоверяющих центрах. Такая подпись называется «электронная подпись юридического лица с реквизитами сотрудника». В течение всего 2022 года сотрудники, оформляя электронную подпись в коммерческом удостоверяющем центре, кроме паспорта, данных СНИЛС и ИНН, предъявляют доверенность от первого лица организации на получение подписи. В данных такой электронной подписи содержатся ФИО владельца, его должность и реквизиты организации, где он работает.
Просто физические лица – обычные граждане – получают электронные подписи в коммерческих удостоверяющих центрах. Для этого им необходим паспорт, а также данные СНИЛС и ИНН.
С 2023 года все физические лица – и просто граждане, и сотрудники организаций – будут получать одинаковую подпись физического лица. А действовать с электронной подписью по служебной необходимости от имени организации они смогут, используя электронную машиночитаемую доверенность.
Самостоятельно уже имеющейся ЭП или полученной в ФНС.
Своей ЭП на основании доверенности от первого лица организации.
Cдавать отчётность за другую организацию (доверителя) вы можете, заверяя её исключительно ЭП первого лица или ЭП сотрудников. Для этого предварительно от первого лица организации-доверителя на налогового представителя/бухфирму нужно оформить доверенность согласно правилам соответствующего госоргана.
С 2023 года для использования сотрудниками электронной подписи на рабочем месте потребуется машиночитаемая доверенность, заверенная электронной подписью первого лица организации.
Электронная машиночитаемая доверенность (МЧД) – электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью руководителя организации, создаётся и представляется в файле формата XML. В файле указана информация о доверителе, представителе и полномочиях, которые доверитель передает представителю. МЧД подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя.
Введение машиночитаемых доверенностей обусловлено тем, что 1 января 2022 года вступили в силу поправки в закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», которые внёс в него Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ.
Машиночитаемая доверенность передаёт право подписания электронных документов сотруднику организации, что упрощает работу с электронными документами в компании, сдачу отчётности в госорганы и освобождает время руководителя.
При направлении документов в электронном виде через оператора ЭДО использование машиночитаемой доверенности позволит подтверждать полномочия представителя в автоматическом режиме.
Безопасность: никто не распишется за руководителя от руки – для заверения электронной доверенности потребуется электронная подпись первого лица организации
Не нужно лично посещать налоговую инспекцию – электронная доверенность передаётся в любую инспекцию ФНС или в иные госорганы по интернету
Удобство хранения – в цифровом виде одновременно у доверителя и в электронной базе ФНС
Возможность заранее привыкнуть к обращению с электронными документами, ведь бумажные постепенно отменяют
Воспользуйтесь сервисом «Такском — Управление Доверенностями». В сервисе предусмотрены все необходимые функции, которые нужны для работы с машиночитаемыми доверенностями.
В октябре 2021 года утверждены приказы Минцифры РФ, касающиеся машиночитаемых доверенностей на право использования квалифицированной электронной подписи. Все требования, вводимые документами, вступают в силу с 1 марта 2022 года и действуют до 1 марта 2028 года. Это следующие приказы:
от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи» (зарегистрирован в Минюсте 08.10.2021 № 65353);
от 18.08.2021 № 858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях» (зарегистрирован в Минюсте 08.10.2021 № 65351);
от 18.08.2021 № 856 «О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему» (зарегистрирован в Минюсте 08.10.2021 № 65350).
Три новых постановления Правительства об электронных машиночитаемых доверенностях (МЧД) размещены 22 февраля на федеральном портале правовых актов: № 222, № 223 и № 224. В этих подзаконных актах описан порядок представления, использования, хранения и отзыва МЧД.
Напоминаем, что по-прежнему ожидается публикация форматов, схем МЧД, классификатора полномочий, передаваемых доверенному лицу, а также описания процесса передоверия МЧД. После публикации эти нормы обязательно появятся в программах и сервисах электронного документооборота компании «Такском».
В августе 2021 года Минюст зарегистрировал приказ ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@, который устанавливает формат электронной доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика в налоговой инспекции. Документ также устанавливает правила направления этой доверенности по ТКС.
Правила говорят о том, что доверитель или его представитель, например, бухгалтер, направляет доверенность, заверенную усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя, в инспекцию ФНС по месту нахождения организации, обособленного подразделения, объектов налогообложения или месту жительства физлица.
Обращаем внимание, что одну электронную доверенность можно оформить для нескольких и даже всех инспекций ФНС России. Для этого нужно в поле «Код налогового органа» указать один или несколько соответствующих кодов налоговых инспекций. Если доверенность составляется для всех инспекций ФНС, то поле нужно оставить пустым, и документ будет действовать во всех налоговых органах страны. Направлять такую доверенность могут как компании, так и индивидуальные предприниматели.
Напоминаем, функция представления электронной доверенности в ФНС реализована во всех программах «Такском» для интернет-отчётности.
Форма машиночитаемой доверенности для взаимодействия с ФСС находится в стадии разработки – соответствующий проект опубликован на федеральном портале правовых актов в ноябре 2021 года. Форму и правила использования машиночитаемой доверенности для взаимодействия с ФСС утвердят в 2022 году.
Формы доверенностей должны быть разработаны и утверждены в 2022 году.
Как действовать организациям, оказывающим услуги по ведению учёта, составлению и представлению отчётности в интересах клиента? Проделайте следующее:
определите, кто именно из сотрудников вашей фирмы будет уполномочен подписывать отчётность клиентов;
оформите на этих лиц электронные подписи в общем порядке: для директора фирмы – в ФНС России (возможно также применение до окончания 2022 г. ранее оформленных электронных подписей – на общих основаниях), для сотрудников – в коммерческом удостоверяющем центре – также на вышеописанных общих основаниях;
получите от клиента доверенность с указанием ваших полномочий в отношении его отчётности (оформляется на общих основаниях). Если подписантом будет выступать не только директор фирмы-аутсорсера, но и другие сотрудники, это должна быть нотариальная доверенность на фирму, как уполномоченное лицо, с правом передоверия (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Электронная доверенность такого рода заверяется электронной подписью руководителя организации-клиента или ИП-клиента;
выдайте доверенности (в общем порядке) сотрудникам, отличным от руководителя, на действия от имени фирмы-аутсорсера в интересах клиентов. Тут не требуется участие нотариуса, право передоверия тоже излишне;
передайте доверенности, выданные вами, в контролирующий орган для включения в реестр доверенностей (чтобы орган мог идентифицировать полномочия ваших сотрудников);
попросите клиента передать доверенность, выданную на вашу фирму, в контролирующие органы, куда будете представлять за него отчётность, или передайте её сами.
Перечень данных, содержащихся в машиночитаемой доверенности, утверждён приказом ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.
Название, номер, дату совершения и срок действия доверенности (если есть).
Сведения о доверителе.
Сведения о поверенном/представителе (включая паспортные данные поверенного, СНИЛС и ИНН, но не должность).
Перечень полномочий поверенного/представителя с кодами (OID) по классификатору полномочий. Или просто текстовое описание полномочий, если нет кода (идентификатора).
Сведения (интернет-ссылку) об информационной системе для проверки данных о прекращении действия МЧД раньше срока, в том числе – при отзыве доверенности доверителем.
Усиленную квалифицированную ЭП доверителя.
Возможность (право, полномочие) передоверия (основание – статья 187 ГК РФ).
Постановлениями Правительства от 22 февраля № 222, № 223 и № 224 определён порядок передачи документа о полномочиях физического лица на представление им интересов организации-работодателя. Если сотрудник подписывает своей электронной подписью (ЭП) и направляет документы в адрес другого юрлица или ИП, не прикладывая доверенность, то МЧД сотрудника контрагент может получить из информационной системы аккредитованного удостоверяющего цента (УЦ) и/или оператора электронного документооборота. Также МЧД может быть получена контрагентом из информационных систем Головного удостоверяющего центра Минцифры, аккредитованной доверенной третьей стороны и из системы, откуда документы поступили контрагенту.
Если сотрудник подписывает своей ЭП и направляет документы в адрес госорганов или органов местного самоуправления, то МЧД сотрудника названные госучреждения могут получить из информационной системы Головного удостоверяющего центра Минцифры или из информационной системы федерального органа власти/органа государственного внебюджетного фонда России.
МЧД будет содержать в себе сведения об информационной системе, в которой она была создана.
Сотрудник соглашается с оператором информационной системы, в которой хранится МЧД, на предоставление сведений об МЧД третьим лицам.
Данный порядок обмена электронными документами с использованием МЧД действует как между коммерческими компаниями и ИП, так и при их взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти.
Согласно постановлениям Правительства от 22 февраля № 222, № 223 и № 224 МЧД будет храниться в информационных системах:
аккредитованных УЦ;
операторов ЭДО;
Головного удостоверяющего центра Минцифры;
государственных удостоверяющих центров (Казначейство, ФНС и Банк России);
аккредитованной доверенной третьей стороны;
ФОИВ или внебюджетных фондов.
МЧД должна размещаться в информационной системе так:
Доверитель направляет МЧД в инфосистему;
Оператор инфосистемы, получив МЧД, фиксирует дату и время её загрузки, автоматически создаёт и заверяет ЭП подтверждение о получении МЧД и направляет его доверителю.
Правила утверждены постановлениями Правительства от 22 февраля № 222, № 223 и № 224. Доверитель может отозвать МЧД из инфосистемы, где МЧД была зарегистрирована, представив заявление об отзыве доверенности.
Если МЧД создана в инфосистеме Головного удостоверяющего центра Минцифры, то заявление на отзыв подаётся через портал «Госуслуги».
Оператор электронного документооборота, получив заявление об отзыве МЧД, в 4-часовой срок обязан: передать заявление в инфосистему, где хранится МЧД, подтвердить поступление заявления, подписать подтверждение ЭП и отправить на e-mail доверителя.
В 12-часовой срок оператор электронного документооборота обязан поместить в своей инфосистеме сведения о том, что МЧД отозвана.
До начала 2023 года планируется создать сервис, позволяющий создавать и отзывать электронные доверенности, предоставлять контрагентам возможность проверки доверенностей. При этом технология использования машиночитаемых доверенностей по формату ФНС уже внедрена в наши сервисы сдачи отчетности.
ФНС проводит пилотный проект, который объединяет информацию об МЧД из разных информационных систем в единую сеть. Предварительные результаты этого пилота были одобрены на межведомственной рабочей группе на уровне Правительства. Эксперимент продлён до конца года и к нему присоединяются новые госорганы.
«Такском» участвует в пилоте с самого начала. Реализованы и апробированы функции создания МЧД, включения информации об МЧД в отправляемый электронный документ, проверка документа и полномочий подписанты через проверку МЧД, отзыв МЧД, обмен документами с МЧД между контрагентами, обслуживаемыми у разных операторов ЭДО.
и получайте новости первыми!