Изменения в Федеральный закон об ЭП № 63-ФЗ, касающиеся применения сертификатов сотрудников, были внесены и вступили в силу ещё в 2023 году. Прекращение использования данных сертификатов планировалось с 1 сентября 2023 года.
Однако законодательно было принято решение, что выданные сертификаты сотрудников действуют ещё год – до 31 августа 2024 года. То есть период для перехода с сертификата сотрудника на КЭП физического лица в сочетании с МЧД был продлён.
В соответствии с требованиями закона № 457-ФЗ с 1 сентября 2023 года, которым были внесены изменения в закон об ЭП №63-ФЗ, аккредитованные удостоверяющие центры перестали выдавать сертификаты сотрудников.
Между тем, в настоящее время в ряде организаций для подписания документов и сдачи отчётности в контролирующие органы продолжают использовать сертификаты электронной подписи, выданные на сотрудников этих организаций.
До конца августа текущего года у персонала компании действительно есть возможность взаимодействовать с контролирующими органами и подписывать документы, используя свои сертификаты сотрудников, если они еще действительны (при этом продлить их уже не получится).
Сертификат сотрудника содержит не только информацию о его владельце, но и реквизиты организации или ИП, от имени которой он действует (ИНН). То есть до конца августа 2024 года работник может подписывать документы организации. Использовать его в личных целях он не имеет права, поскольку это не сертификат физлица.
Чтобы избежать возможных проблем со своевременной сдачей отчётности, специалисты «Такском» рекомендуют как можно скорее оформить сертификаты физлиц для работы по новой схеме. Ведь сдавать отчётность и подписывать документы от имени организации при помощи ЭП и МЧД можно уже сейчас.
| До 31.08.2024 | С 01.09.2024 |
|---|---|
| Электронная подпись сотрудника | Электронная подпись физлица |
| Содержит данные владельца и реквизиты организации-работодателя. Предназначена для использования в интересах организации. | Содержит только данные владельца и предназначена для использования в интересах физического лица. |
| Выпуск таких ЭП прекращён 01.09.2023. Использование ранее выпущенных ЭП допустимо до окончания срока действия, но не позднее 31 августа 2024 года. | Уже сейчас можно работать с электронными документами, используя ЭП физлица + МЧД. |
Действие сертификатов, выданных на работников юрлица, закончится 31.08.2024. После этой даты, чтобы подписывать документы от имени организации, сотрудникам понадобится сертификат физлица и машиночитаемая доверенность от руководителя.
То есть уполномоченному представителю компании необходимо оформить электронную подпись на себя как на физическое лицо (без какой-либо привязки к юрлицу, в котором он работает).
Как получить квалифицированную ЭП физического лица? Оформить её можно в аккредитованном удостоверяющем центре. В КЭП, выдаваемой на физическое лицо, указаны только данные этого лица. То есть, используя сертификат физлица, можно подписывать документы не только в рабочих, но и в личных целях.
Директору нужна своя КЭП. Он получает цифровую подпись лично в ФНС России или в аккредитованном удостоверяющем центре. Но в любом случае он делает это самостоятельно. Никакое другое лицо (как из числа сотрудников организации, так и со стороны) по закону не может забрать сертификат КЭП за своего руководителя.
Подробнее в нашей статье «Можно ли получить ЭП по доверенности».
Далее сотрудник в обязательном порядке должен получить машиночитаемую доверенность, которая содержит его полномочия и будет заверена КЭП директора.
Сколько доверенностей может иметь сотрудник юрлица? Столько, сколько необходимо для выполнения возложенных на него задач. Это также связано с тем, что некоторые контролирующие органы используют свой формат. Например, Росстат или СФР с двумя отдельными формами (для бывших ПФР и ФСС).
Напомним, что МЧД – это документ в формате XML, который утверждён приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857. Он, помимо других сведений, содержит номер и наименование, срок действия, информацию о доверителе (ИП или юридическом лице), сведения о представителе и его полномочиях. А также в нем может быть информация о праве передоверия.
Право передоверия даёт возможность передать свои полномочия другому лицу. К примеру, машиночитаемая доверенность выпущена на главного бухгалтера с определёнными полномочиями, а он, в свою очередь, может передать их другому представителю. Однако в такой ситуации в контрольные органы потребуется предоставить цепочку документов, подтверждающих полномочия. При этом в случае передоверия полномочий передоверие необходимо заверить нотариально. Например, когда главный бухгалтер на основании МЧД от первого лица компании передаёт свои полномочия другому физлицу.
Подробнее в нашей статье «Передоверие МЧД в 2024 году: кому делегировать подписание».
Согласно ст. 187 ГК РФ нотариально удостоверять не нужно только доверенности, выданные первыми лицами организации (как сотрудникам, так и руководителям филиалов).
Весь спектр полномочий, которые можно включить в МЧД, указан в соответствующем Классификаторе, который формирует и ведёт Минцифры России согласно приказу от 18.08.2021 № 856.
Всё, что касается использования, хранения и аннулирования, прописано в постановлении Правительства РФ от 21.02.2022 № 223.
Если ваша организация до сих пор пользуется сертификатами на сотрудников, то каждому из них нужно успеть в срок до 31.08.2024 оформить КЭП физического лица по действующей электронной подписи в Едином личном кабинете без посещения офиса.
Также вы можете выпустить ЭЦП в сервисе «Такском — Управление Сертификатами».
Для оформления машиночитаемых доверенностей воспользуйтесь решением «Такском — Управление Доверенностями».
Обратите внимание! Пользователям продуктов для сдачи отчётности — «Такском-Файлер» и «Онлайн-Спринтер» — сертификат электронной подписи меняется бесплатно, а МЧД можно сделать внутри самих продуктов отчётности.
и получайте новости первыми!