Электронный документооборот (ЭДО) подразумевает обмен цифровыми документами с контрагентами, контролирующими органами, государственными информационными системами и порталами, а также электронными торговыми площадками. Для подписания документов в безбумажном формате требуется электронная подпись первого лица компании, самого ИП либо сотрудника. Однако, чтобы подтвердить полномочия сотрудника, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД).
При взаимодействии с различными госорганами, государственными информационными системами, порталами или электронными торговыми площадками могут использоваться разные форматы МЧД.
Какие форматы цифровых доверенностей существуют, для каких процессов они подходят и что ещё важно при оформлении МЧД, — рассказываем в статье.
Машиночитаемая доверенность – это доверенность, оформленная в виде электронного документа в утверждённом формате. Она используется для подтверждения полномочий одного лица действовать от имени другого в автоматизированных системах. Такая доверенность – аналог бумажной и, помимо требований закона № 63-ФЗ (статья 17.5), на неё распространяются нормы Гражданского кодекса РФ (статьи 185-189).
Возможности представителя определяются набором полномочий, указанных в доверенности. Наборы полномочий являются уникальными для каждого из существующих форматов.
Напомним, что передача электронной подписи первого лица компании сотрудникам является нарушением правил работы с ЭП. Так, согласно закону № 63-ФЗ, использовать электронную подпись может только её владелец, передача третьему лицу является компрометацией, а все подписанные документы могут быть признаны недействительными. Сотрудник может злоупотребить доверием и использовать ЭП руководителя в личных интересах, к примеру, воспользоваться финансовыми активами организации, заключить фиктивный договор, подписать накладные, акты приёмки или подать заведомо некорректную отчётность. При этом будет считаться, что все действия выполняло первое лицо компании или сам ИП лично, и вся ответственность за совершённые действия будет лежать на нём.
Чтобы избежать подобных рисков, сотрудники компании должны при работе использовать каждый свою собственную ЭП, при этом в качестве подтверждения полномочий должна использоваться машиночитаемая доверенность. По сути, принцип подтверждения полномочий сходен с бумажными доверенностями, когда директор наделяет сотрудника перечисленными в МЧД полномочиями, но вместо своей собственноручной подписи использует электронную. Сотрудник, в свою очередь, вместо предъявления доверенности каждый раз, единожды вносит сведения о ней в информационную систему, которая при передаче документов автоматически передаёт сведения о ней.
Технически МЧД представляет из себя электронный документ с расширением XML, к которому прилагается файл откреплённой подписи — sig. При этом, согласно статье 17.5 закона № 63-ФЗ, каждая государственная или муниципальная информационная система может разработать свой собственный формат данного документа, руководствуясь требованиями приказа Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. Если собственный формат не утверждён, то система обязана использовать единый формат — 003 (EMCHD). Форматы МЧД собственной разработки в данный момент имеются у ФНС России, СФР, ГИС ЕИС и некоторых других информационных систем.
При сдаче отчётности потребуется оформить не одну МЧД. Для разных ГКО используются следующие форматы.
Для успешной сдачи отчётности до начала взаимодействия с ведомством МЧД должна быть загружена респондентом в Единое блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей (распределённый реестр) ФНС России. Сделать это можно через официальный сайт или специализированные сервисы, например, «Такском — Управление Доверенностями».
Такой формат МЧД принимает Росстат для предоставления респондентами первичных статистических данных через Систему сбора отчётности статистического ведомства. В МЧД для Росстата необходимо использовать полномочие «Предоставление статистической отчётности в органы государственной статистики» (ROSSTAT_STAT_001).
ФНС России в настоящее время единый формат МЧД принимает наравне с собственным форматом МЧД — 5.03. Однако формат 003 подходит не для всех форм отчётности — только в тех случаях, где, согласно формату ФНС России, можно указать GUID доверенности. Таких форм отчётности большинство, но надёжнее сдавать отчётность с МЧД собственного формата ФНС России 5.03.
Центробанк РФ принимает отчётность на основании доверенности единого формата.
В Росприроднадзор электронную отчётность можно сдать на основании МЧД формата 003 и только через собственный портал. Направить ведомству отчёт по такой МЧД через оператора ЭДО пока нет возможности.
Формат МЧД 5.03 — собственная разработка ФНС России, пришедшая на смену форматам доверенности 5.01 и 5.02, ранее созданным налоговым ведомством.
Сейчас подать новую МЧД в налоговое ведомство можно только в формате 5.03, но ранее поданные доверенности форматов 5.01 и 5.02 действуют до даты их истечения. Если организация или ИП подавали два года назад МЧД по формату 5.01, то новую они смогут подать только в формате 5.03. На работе сотрудников это никак не отразится, МЧД отличаются, по большей части, только своим заполнением при оформлении.
СФР разработали собственный формат МЧД. Начала действовать данная форма для социального страхования, но, с переходом на портал «Единая цифровая платформа», МЧД теперь работает и для ЕФС-1. Постепенно СФР переведёт все отчёты на портал ЕЦП и тогда останется только МЧД Фонда для подтверждения полномочий.
Документ «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» (УПУП) используется сейчас только для сдачи в СФР пенсионных отчётов, которые не переведены на ЕЦП (например, АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, ОДВ-1, а также формы до ввода ЕФС-1: СЗВ-ТД, СЗВ-М, СЗВ-ИСХ, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-КОРР, СЗВ-К).
Чтобы обеспечить приём ведомством отчётов по ЕФС-1 с МЧД СФР, необходимо подать «Электронную доверенность», содержащую одно из следующих полномочий:
Для работы с ЭТП и контрагентами используются следующие форматы МЧД:
Формат МЧД 003. Помимо взаимодействия с госорганами, этот вид доверенности используется для ЭДО между контрагентами (B2B) и государственными информационными системами: ЕГАИС, «Честный ЗНАК» (ЦРПТ) и др. Перечень автоматизированных информационных систем, поддерживающих данный единый формат, постепенно расширяется.
Формат МЧД 002. С 1 марта 2025 года доверенности формата 002 невозможно зарегистрировать. Но ранее зарегистрированные доверенности можно использовать до окончания срока их действия или отзыва для электронного документооборота с контрагентами, а также с некоторыми электронными торговыми площадками и информационными системами.
Некоторые электронные площадки и порталы используют собственные форматы доверенностей. Например, ЕИС и портал «Госуслуги».
Компания «Такском» внедрила в сервис «Такском — Управление Доверенностями» предустановленный шаблон МЧД 003. Пользователю достаточно внести основные данные, и электронная доверенность готова. Это упрощает оформление МЧД формата 003 и минимизирует возможные ошибки.
Машиночитаемые доверенности формата ФНС России 5.03 и СФР, без которых невозможно подтверждение полномочий сотрудника при сдаче отчётности, можно зарегистрировать без доплат через сервисы отчётности компании «Такском», например, «Онлайн-Спринтер».
и получайте новости первыми!