Как бизнесу работать с машиночитаемой доверенностью

Материал актуализирован на январь 2024 года.

1. Для чего и кого служит МЧД
2. Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью
3. Когда применение МЧД станет обязательным
4. Как начать работать с МЧД
5. На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность
6. Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации
7. Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица
8. Как работник организации использует МЧД
9. Какую информацию содержит МЧД
10. Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента
11. Передоверие: как это работает
12. Отзыв машиночитаемой доверенности
13. Где хранится машиночитаемая доверенность
14. Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД
15. Как оформить электронную доверенность для информационного обмена с ФНС России
16. Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России
17. Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами
18. Ответы на вопросы

1. Для чего и кого служит МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) служит для представления сотрудниками интересов организации-работодателя в электронном документообороте с контрагентами.

Единые требования к МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 858. Согласно нему, МЧД — это документ, на основании которого физлицо может действовать со своей электронной подписью (ЭП) от имени юрлица, индивидуального предпринимателя или другого физлица.

В приказе говорится: чтобы подтвердить, что сотрудник может действовать от имени первого лица организации, МЧД должна быть подписана электронной подписью (ЭП) доверителя. С помощью МЧД, которую первое лицо организации заверяет своей ЭП и передаёт физлицу (сотруднику организации), работник может заверять своей ЭП электронные документы при взаимодействии с партнёрами или госорганами в системах электронного документооборота. Таким образом, руководитель делегирует полномочия сотруднику.

Доверенность составляется в виде файла с расширением .xml.

Кроссплатформенная поддержка МЧД в сервисах «Такскома»

Сервис «Такском-Файлер» для ЭДО с контрагентами, сервисы «Такском — Онлайн-Спринтер», «Такском —Доклайнер» и «Такском — Референт» для сдачи электронной отчётности имеют встроенную поддержку автоматической загрузки МЧД, созданных в сервисе «Такском — Управление Доверенностями», что делает работу ваших сотрудников максимально удобной.

Оставьте заявку

2. Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью

Надёжно. Исключаются использование рукописной подписи первого лица организации и её возможная подделка кем-то из коллектива. МЧД безопасно хранится одновременно в нескольких информационных блокчейн-системах следующих организаций: операторов электронного документооборота, аккредитованных удостоверяющих центров, ФНС России и Минцифры.

Удобно. Лёгкое, скорое и безбумажное администрирование и управление доверенностями: оформление, заверение, отправка доверителем представителю, изменение прав сотрудников, отзыв МЧД.

Экономично. Оформление, хранение и использование доверенности в цифровом виде сокращает траты на бумагу и расходники для принтеров. Не требуется оплачивать доставку доверенности, если она предназначена для работника организации из другого региона.

Не нужно тратиться на нотариуса — МЧД оформляется без его участия. Первому лицу фирмы необходимо лишь заверить документ своей электронной подписью и отправить доверенность сотруднику.

3. Когда применение МЧД станет обязательным

1 сентября 2023 года — эта дата начала обязательного использования машиночитаемых доверенностей определена Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ.

4. Как начать работать с МЧД

Первое лицо организации оформляет электронную подпись (ЭП) в ФНС России, если таковой ещё нет или срок действия имеющейся ЭП завершается.

Сотрудники организации оформляют электронные подписи физических лиц (без реквизитов организации-работодателя!) в коммерческом удостоверяющем центре.

Организация должна убедиться, что используемый софт для ЭДО:

• поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями;
• работает с ЭП физлиц.

5. На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность

Вариант 1

На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru

На портале «Госуслуги»: https://partners.gosuslugi.ru/catalog/attorney

Вариант 2

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере»

Оставьте свой номер, если возникли вопросы

6. Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации

Вариант 1. Первое лицо организации создаёт для выбранных сотрудников машиночитаемые доверенности и заверяет их своей ЭП.

Вариант 2. Сотрудник организации или назначенный ответственный администратор создаёт машиночитаемую доверенность на себя или другого сотрудника и отправляет первому лицу для проверки, утверждения и заверения электронной подписью.

7. Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица

При создании МЧД для B2G-взаимодействия

Используйте размещённый на «Госуслугах» классификатор — в нём указаны специальные коды полномочий.

При создании МЧД для B2B-взаимодействия

На усмотрение первого лица организации точно указываются доверяемые сотруднику действия, например, подписание счетов-фактур и УПД с конкретным контрагентом.

Отметим, что в электронной машиночитаемой доверенности могут указываться один или несколько видов полномочий сотрудника на разные действия. МЧД разрешается оформлять как индивидуально на каждого работника, так и на нескольких сотрудников.

8. Как работник организации использует МЧД

При взаимодействии с контрагентами через сервисы ЭДО сотрудник отправляет заверенные его электронной подписью физлица документы и обязательно прикладывает машиночитаемую доверенность, заверенную ЭП первого лица организации-работодателя.

Таким же образом сотрудник действует, представляя отчётность в госорганы через сервисы онлайн-отчётности.

Воспользуйтесь сервисом «Такском — Управление Доверенностями». В нём предусмотрены все необходимые функции, которые нужны для работы с машиночитаемыми доверенностями.

9. Какую информацию содержит МЧД

Содержащиеся в машиночитаемой доверенности данные утверждены Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Среди них:

• название, номер и срок действия доверенности;
• сведение о доверителе;
• электронная подпись первого лица организации, которой заверена доверенность;
• сведения о представителе/поверенном;
• полномочия представителя;
• возможность передоверия.

10. Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента

Вариант 1

На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru

Вариант 2

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере».

11. Передоверие: как это работает

14 июля 2022 года вступили в силу очередные изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи», объясняющие и регулирующие передоверие представления сотрудниками интересов организации-работодателя.

Первое лицо фирмы оформляет МЧД с правом передоверия, к примеру, руководителю отдела продаж. Эту машиночитаемую доверенность первое лицо организации подписывает собственной электронной подписью.

Руководитель отдела продаж наделяет полномочиями заверять договора менеджера по продажам — оформляет и выдаёт сотруднику машиночитаемую доверенность, заверяя её своей электронной подписью.

Менеджер по продажам заключает сделку с контрагентом в системе электронного документооборота следующим образом: подписывает договор своей электронной подписью и вместе с ним направляет партнёру две МЧД — от первого лица и от руководителя отдела продаж.

Аналогичные действия совершает и бухгалтер, к примеру, представляя отчётность в контролирующие госорганы с помощью программ для онлайн-отчётности.

Оставьте заявку

12. Отзыв машиночитаемой доверенности

Первое лицо организации или сотрудник с правом передоверия заполняет форму заявления на отзыв МЧД в используемой системе электронного документооборота.

Оператор электронного документооборота получает заявление об отзыве машиночитаемой доверенности и в течение четырёх часов:

• подтверждает поступление заявления;
• подписывает подтверждение электронной подписью и отправить на e-mail доверителя.

В течение 12 часов оператор электронного документооборота размещает в своей инфосистеме сведения о том, что МЧД отозвана/недействительна.

13. Где хранится машиночитаемая доверенность

Порядок хранения МЧД определён Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223

МЧД хранится в информационных системах следующих организаций:

• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
• операторов электронного документооборота (ЭДО);
• Головного удостоверяющего центра Минцифры;
• государственных удостоверяющих центров (Казначейство, ФНС и Банк России);
• аккредитованной доверенной третьей стороны;
• ФОИВ или внебюджетных фондов.

14. Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД

На сайте ФНС России и в программном обеспечении ряда операторов ЭДО, включая «Такском», реализованы два формата МЧД — B2B и B2G.

Касаемо B2G: пока госорганы, например, ФНС России, Социальный фонд России и Центробанк, требуют по-разному оформленные электронные доверенности. Но ФНС и Минцифры планируют ввести универсальный формат МЧД — единый как для взаимодействия с контрагентами, так и бизнеса с госучреждениями. Дата введения универсального формата МЧД называлась, но не раз переносилась и на дату публикации этого материала неизвестна.

15. Как оформить электронную доверенность для информационного обмена с ФНС России

Напоминаем, функция представления электронной доверенности в налоговую службу реализована во всех программах «Такском» для онлайн-отчётности в госорганы.

• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Онлайн-Спринтере»
• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Доклайнере»
• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Референте»

16. Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России

Развёрнутый детальный материал на эту тему читайте здесь.

17. Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами

Этот актуальный вопрос мы в подробностях разобрали здесь.

18. Ответы на вопросы