После увольнения сотрудника необходимо обезопасить бизнес. Электронная подпись (ЭП) сотрудника, выданная на физлицо, действует даже после его ухода из компании. Отозвать её без участия владельца невозможно. Это означает, что уволенный специалист при наличии доступа к базе компании может по-прежнему представлять её интересы. Например, подписывать документы, заключать сделки или направлять отчёты в контролирующие органы. Это создаёт юридические и финансовые угрозы для компании.
Для того чтобы предотвратить подобный риск, необходимо аннулировать машиночитаемую доверенность, которая подтверждает права сотрудника действовать от лица организации или ИП.
Согласно законодательству сертификаты квалифицированной электронной подписи (КЭП) выпускаются на физическое лицо. Исключение составляют только сертификаты, оформленные на первых лиц организации (например, генерального директора) или ИП. В сертификате рядового сотрудника не указывается его должность или роль в компании.
Это означает, что выпуск и владение сертификатом юридически отделены от трудовых отношений и не контролируются работодателем напрямую.
Следовательно, даже если сертификат уволенного сотрудника будет аннулирован, это само по себе не лишает его полномочий действовать от имени организации. Ключевым документом, подтверждающим такие полномочия, является машиночитаемая доверенность (МЧД). Именно она юридически связывает личный сертификат сотрудника с правом подписи за компанию.
Если МЧД остаётся в силе, бывший сотрудник может в любой момент получить новый сертификат и продолжать подписывать документы от имени организации, создавая значительные риски. Важно помнить, что МЧД подтверждает полномочия не только в электронном, но и в бумажном документообороте.
Вывод. Отзыв сертификата – вторичная и часто избыточная мера, поскольку не прекращает полномочия сотрудника. Более того, без согласия владельца отозвать личный сертификат невозможно. Отзыв машиночитаемой доверенности – первоочередное и обязательное действие. Это главный механизм защиты интересов компании. Только отзыв МЧД полностью прекращает все связанные с ней полномочия сотрудника — как для электронной, так и для традиционной подписи документов.
Если сертификат электронной подписи был выпущен в Удостоверяющем центре «Такском» , заявление на прекращение действия сертификата ключа проверки электронной подписи, оформленное по шаблону, размещённому на странице , необходимо подготовить и передать в один из офисов «Такском» . Сделать это можно лично или одним из одним из способов, предусмотренных регламентом.
Сертификат будет отозван в течение 12 часов с момента получения заявления (документов). Если сертификат был выдан другим удостоверяющим центром (например, УЦ ФНС России), для его отзыва необходимо обращаться в налоговую службу или к доверенным лицам (ДУЦ ФНС России).
Способ отзыва в первую очередь зависит от формата и предназначения МЧД. Для работы с машиночитаемыми доверенностями формата 003 в «Такском» существует специальный сервис «Такском – Управление доверенностями» (ТУД). Именно через него осуществляется легитимный отзыв МЧД. Процесс может инициировать как руководитель, так и уполномоченный сотрудник (например, юрист или бухгалтер), при этом заявка может быть подписана только КЭП действующего руководителя.
Пошаговая инструкция для инициатора (сотрудника компании):
После этого доверитель получит письмо со ссылкой для подписания заявления на отзыв.
Действия доверителя (руководителя) для завершения отзыва:
Этот процесс обеспечивает юридически значимый и безопасный отзыв полномочий. Сервис ТУД позволяет хранить историю операций.
Через портал «Госуслуги» можно отозвать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), если она получена в «Такском» или ином аккредитованном удостоверяющем центре, подключённому к сервису отзыва на «Госуслугах» или создана в приложении «Госключ».
Как отозвать сертификат ЭП через «Госуслуги»:
После отправки заявления отменить отзыв нельзя. Удостоверяющий центр в течение 12 часов с момента получения заявления должен внести сертификат в список отозванных и опубликовать эту информацию. Если в личном кабинете «Госуслуг» нет возможности отозвать нужный сертификат, его можно заблокировать, а для полного отзыва обратиться в УЦ лично.
После выполнения всех процедур рекомендуется убедиться, что сертификат и доверенность успешно отозваны и более не являются действительными.
Проверка сертификата. Актуальность сертификата электронной подписи можно проверить через специальные онлайн-сервисы, в том числе на сайте «Госуслуги» или на сайте выдавшего удостоверяющего центра, например, «Такском». Для этого потребуется файл сертификата или его номер
Для проверки статуса сертификата:
Проверка доверенности (МЧД). Информацию о статусе машиночитаемой доверенности можно получить через реестр ФНС России или в сервисе ТУД (отображается с отметкой «Отозвана»).
Дополнительные рекомендации для компании:
Следование этим простым правилам поможет организации избежать неприятных сюрпризов и надёжно защитить свои данные и финансовые интересы.
Отзыв машиночитаемой доверенности (МЧД) после увольнения сотрудника – это не формальность, а необходимая мера безопасности для современного бизнеса. Настаивать на отзыве его электронной подписи необязательно.
Используя удобный сервис «Такском – Управление доверенностями» (ТУД) для работы с доверенностями, вы можете выполнить все действия быстро, легитимно и с гарантией результата. Помните, что своевременный отзыв полномочий защищает вашу организацию от юридических и финансовых рисков, обеспечивая спокойствие руководителя и сохранность бизнес-процессов.
Не пренебрегайте этой важной процедурой. Обезопасьте свой цифровой документооборот уже сегодня.
и получайте новости первыми!