Как выбрать электронную подпись для сотрудника

• Разновидности электронных подписей
• Простая электронная подпись (ПЭП)
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП)
• Критерии выбора электронной подписи для сотрудников
• Сравнение затрат на различные виды ЭП
• Как получить подписи
• Порядок оформления
• Инструкции по активации и началу работы с ЭП
• Переоформление и отзыв ЭП

Электронная подпись сотрудника — полезный инструмент, позволяющий подписывать документы в цифровом формате. Он используется при удалённом взаимодействии с контрагентами, при приёме удалённых сотрудников, при работе с государственными органами и для решения ещё множества задач. Переход на ЭДО открывает новые возможности для развития бизнеса и помогает организации работать намного более эффективно. Обращение в удостоверяющий центр позволит оформить ЭЦП на сотрудника для передачи целого ряда полномочий.

Разновидности электронных подписей

В российском законодательстве зафиксировано несколько видов ЭП, отличающихся степенью защищённости, характеристиками и возможностями использования. У каждого из этих видов есть свои преимущества.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Она представляет собой числовой код, который пересылается на телефон пользователя и вводится им в различных интернет-сервисах для подтверждения выполнения действия. Например, такой вид подписи используется банковскими сервисами, интернет-магазинами, социальными сетями. В качестве средства идентификации выступает мобильный телефон с сим-картой. Однако надёжность у такого способа идентификации невысока, поэтому ПЭП не применяется для подписания важных документов.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП)

Её основное преимущество — возможность получения в неаккредитованных удостоверяющих центрах и относительно невысокая стоимость. Она применяется в следующих сферах:

• Ведение внутреннего документооборота. На предприятии должен быть введён ЭДО приказом руководителя, это позволяет перевести большую часть документации в цифровой формат.
• Кадровая документация. Большинство кадровых документов можно подписывать с помощью цифровой подписи.
• Документы для взаимодействия с контрагентами. Например, это договоры, транспортные накладные, счета-фактуры и не только. Такая документация позволяет сотрудничать на большом расстоянии. Однако такая подпись будет действительной только при наличии соглашения, заключённого между организациями.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП)

Это наиболее защищённая цифровая подпись для сотрудников. КЭП обладает сразу несколькими плюсами:

• Высокий уровень защиты. Подделать её невозможно, так как она шифруется современными средствами криптографической защиты.
• Юридическая значимость. Она представляет собой полный аналог собственноручной подписи под документами на бумаге.
• Широкие возможности использования. Она может применяться для взаимодействия с государственными органами, участия в торгах, при заполнении налоговой отчётности и решении десятков других бизнес-задач.

К минусам КЭП можно отнести наиболее высокую стоимость и возможность оформления только в аккредитованном УЦ. Стандартный срок действия такой подписи составляет 12 месяцев, потом её потребуется продлить или перевыпустить.

Критерии выбора электронной подписи для сотрудников

Как выбрать ЭЦП для работников? Чтобы определиться с наиболее подходящим типом, нужно обратить внимание на следующие критерии:

• Задачи и потребности бизнеса. Нужно заранее продумать, как будет использоваться выбранная цифровая подпись. Например, если планируется использовать её только для взаимодействия с удалённым персоналом, нет необходимости переплачивать за КЭП.
• Внутренний документооборот или внешние коммуникации. Если предполагается использовать подпись преимущественно для работы с госорганами и контрагентами, лучше сделать работникам КЭП — такая подпись открывает наиболее широкие возможности. Если же планируется ввести ЭДО, будет достаточно неквалифицированной подписи.
• Требования безопасности. КЭП обеспечивает максимально эффективную информационную защиту — только такая подпись может гарантировать полную сохранность данных.
• Удобство использования. Для работы с КЭП требуется установить средство криптографической защиты — специальную программу, работе с которой нужно будет обучить персонал. Чем выше защищённость подписи, тем сложнее с ней работать — это может спровоцировать противодействие со стороны сотрудников.
• Стоимость и экономическая эффективность. Нужно просчитать затраты на покупку ЭП, установку специального ПО, обучение сотрудников — всё это должно окупаться результатом приобретения.

Сравнение затрат на различные виды ЭП

Наиболее дорогой в использовании остаётся КЭП. Для неё потребуется приобрести токены — защищённые носители информации, которые будут подключаться к компьютерам с помощью USB-порта. Компании потребуется обновить компьютерную технику, закупить токены, установить для каждого рабочего места специальную программу. Подписи предоставляются по тарифам УЦ, каждый год их нужно обновлять или приобретать заново.

Нужно заранее посчитать, какие затраты потребуются для компании и сравнить их с расходами при приобретении НЭП. Если экономическая выгода неквалифицированной подписи перевешивает, стоит остановиться на менее дорогом варианте. Также предстоит учитывать дополнительные затраты на обслуживание и техподдержку.

Как получить подписи

Перед тем как сделать ЭЦП на сотрудника, нужно выбрать удостоверяющий центр. Для получения КЭП можно обращаться только в организации, прошедшие аккредитацию Минцифры РФ. Одним из таких УЦ является компания «Такском». УЦ выдаёт все виды электронных подписей, в том числе наиболее защищённую КЭП. Здесь можно быстро оформить подпись по выгодным тарифам, чтобы без проблем использовать её в течение всего срока действия.

УЦ «Такском» предоставляет услуги техподдержки — можно будет в любое время получить квалифицированную помощь и решит все проблемы. Наши специалисты помогут разъяснить сотрудникам их права и обязанности при работе с ЭП, разобраться в функционале программы «КриптоПро».

Порядок оформления

Получение ЭП предполагает несколько шагов:

• Сбор документов. Физическим лицам, которые получают подписи для работы в организации, потребуется предоставить только паспорт и СНИЛС с копиями.
• Подача заявки онлайн. Она быстро рассматривается, «Такском» подготовит требуемое количество ЭП в небольшие сроки. Цифровой сертификат записывается на Рутокен.
• Получение ключа. Для этого потребуется разовый личный визит в офис УЦ, получатель должен прийти с паспортом. Возможно полностью дистанционное оформление: в этом случае для подтверждения личности сотрудник должен сфотографироваться с паспортом в руках и отправить фото.
• Установка и активация ЭП. Для этого потребуется специальное ПО: на компьютер устанавливается программа-криптопровайдер, в которую загружается цифровой сертификат.

Компания «Такском» выпускает КЭП, соответствующую всем требованиям защищённости. Сотрудники предприятия получают подписи как физические лица, организация оформляет на них МЧД — машиночитаемую доверенность, в которой прописываются полномочия.

Инструкции по активации и началу работы с ЭП

Начало работы с ЭП — настройка рабочего места сотрудника. Необходимо скачать и установить официального сайта программу-криптопровайдер, лицензионная версия платная. Программа ставится на компьютер и настраивается — в этом вам помогут сотрудники УЦ. Проводится обучение пользователей, они приобретают базовые навыки работы с приложением.

Подписание документов проводится следующим образом:

• Заполните документ в окончательной редакции. Как только он будет подписан ЭП, вносить изменения уже не получится.
• Откройте программу-криптопровайдер. Это можно сделать через панель управления или меню «Пуск».
• Загрузите документ в приложение и выберите сертификат, который будет использоваться.
• Нажмите на кнопку «Подписать». Документу будет присвоен цифровой ключ. Закрытая часть представляет собой уникальную комбинацию символов, подтверждающую подлинность документа. Открытая часть ключа содержит информацию о сотруднике, подписавшем документ, она пересылается контрагенту.

Важно избежать компрометации электронной подписи. Она должна бережно храниться владельцем, недопустимо её попадание в чужие руки. Важно понимать, что она является полным аналогом собственноручной подписи, что даёт возможность действовать от имени человека, которому она принадлежит. Если подпись была скомпрометирована, её необходимо как можно быстрее аннулировать и перевыпустить.

Переоформление и отзыв ЭП

Переоформление проводится, если срок действия ещё не истёк. Пользователь может обратиться в УЦ и продлить ЭП дистанционно по действующей КЭП. Если же срок действия был завершён, подпись перестаёт действовать — её можно будет только перевыпустить, лично обратившись в УЦ. Также можно полностью аннулировать ЭП, если у собственника есть подозрения, что она попала в чужие руки. После подачи заявки её действие будет прекращено в течение суток. Можно будет написать новое заявление и получить новый цифровой ключ.

Использование ЭП в бизнесе будет только расширяться — всё больше организаций стремятся полностью перевести бизнес на электронный документооборот. Важно выбрать надёжный удостоверяющий центр, который обеспечит постоянный доступ к ЭП и её безотказное использование. Воспользуйтесь предложением сервиса «Такском», чтобы получить электронную подпись на выгодных условиях.