МЧД (машиночитаемая доверенность) – это электронный аналог бумажной доверенности. Главное отличие электронной доверенности от бумажной в том, что она создаётся в цифровом виде и подписывается не собственноручно, а квалифицированной электронной подписью (КЭП) директора организации, индивидуального предпринимателя (ИП) или нотариуса.
Технически МЧД представляет собой XML-файл с откреплённой электронной подписью в формате SIG. Ключевая особенность МЧД в том, что её могут автоматически обрабатывать и проверять различные автоматизированные информационные системы: ФНС России, портала «Госуслуги», сервисы операторов электронного документооборота и многие другие. Это позволяет ускорить делегирование полномочий в цифровой среде, делая его быстрым, безопасным и соответствующим требованиям законодательства.
Содержание МЧД: установленный законом набор сведений
Содержание машиночитаемой доверенности строго регламентировано. Требования к её формам утверждены приказом Минцифры России № 857, и любое отклонение может сделать документ недействительным.
Согласно этому приказу, МЧД в формате XML обязательно должна содержать следующий набор сведений:
Наименование документа.
Сведения о доверителе. Для физлица/ИП – ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП. Для российского юрлица – наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, а также данные руководителя или другого лица, действующего от имени юрлица без доверенности (ФИО, СНИЛС). Для иностранного юрлица – наименование, юридический адрес в стране регистрации, регистрационный номер, ИНН в РФ (при наличии), а также ФИО лица, действующего от его имени без доверенности.
Сведения о представителе: ФИО, дата рождения, данные паспорта, СНИЛС и ИНН.
Дата совершения и срок действия доверенности.
Перечень полномочий представителя с идентификаторами из специального классификатора, предусмотренного законом об электронной подписи, либо текстовое описание (при отсутствии нужного в классификаторе).
Сведения об информационной системе, в которой зарегистрирована и хранится доверенность.
Номер доверенности.
Указание на возможность передоверия.
Такая детализация и структурированность данных – основа для машинной обработки и мгновенной проверки легитимности документа и полномочий сотрудника.
Какие компании могут использовать МЧД
В первую очередь, машиночитаемые доверенности предназначены для российских юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Именно они могут выпускать МЧД от своего имени, подписывая их КЭП руководителя.
Для российских организаций. Доверенность выдаётся с подписью руководителя (гендиректора) или иного лица, уполномоченного учредительными документами.
Для ИП. Индивидуальный предприниматель подписывает машиночитаемую доверенность своей личной квалифицированной электронной подписью.
Для филиалов. Если руководитель филиала не внесён в ЕГРЮЛ как единоличный исполнительный орган, он должен получить МЧД от имени ЕИО своей компании (ГК РФ ст. 55). Передавать полномочия своим сотрудникам руководитель филиала может в порядке передоверия с нотариальным подтверждением. Доверенность, выданная в порядке передоверия, не может действовать дольше корневой.
Для иностранных организаций. Согласно пункту 4 статьи 185.1 ГК РФ доверенность от имени юрлица выдаётся за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Руководитель представительства иностранной организации действует на основании доверенности, выданной иностранной организацией, поэтому единственным вариантом оформления МЧД является обращение к нотариусу.
Бумажная доверенность: применение возможное и необходимое
Несмотря на активное внедрение МЧД, классическая бумажная доверенность не уходит в прошлое. Переход на машиночитаемые доверенности не отменяет возможность работы с бумажными формами для множества ситуаций, особенно вне цифровых систем.
Бумажная доверенность по-прежнему необходима в следующих случаях:
Для действий вне цифровых систем: когда представителю нужно физически получить товар, документы на почте, присутствовать в судебном заседании, подать бумажные документы в банк или архив.
При обязательном нотариальном удостоверении: для совершения сделок, которые по закону требуют нотариальной формы (например, сделки с долями в ООО, договор ренты, залог недвижимости).
По согласованию сторон: если организация договорилась с контрагентом использовать именно бумажный формат подтверждения полномочий.
В рамках переходного периода: пока отдельные системы или контрагенты ещё не перестроили процессы на работу исключительно с МЧД.
Таким образом, бумажные доверенности остаются актуальным инструментом для физических лиц и для ситуаций, где цифровое взаимодействие невозможно или не предусмотрено.
Когда можно подписывать бумажные документы с МЧД
Важно понимать: МЧД – это та же самая доверенность, но в формате электронного документа. Следовательно, использовать её можно не только при электронном, но и при физическом взаимодействии. Например, при взаимодействии с курьером или работником, отвечающим за отгрузку товара. Для этого МЧД достаточно распечатать и приложить к пакету документов. МЧД в подобных кейсах более надёжна, чем традиционная доверенность: чтобы проверить статус и подтвердить полномочия, достаточно отсканировать QR-код, размещённый на печатной форме.
Работа на электронных площадках с бумажной доверенностью
В данный момент информационные системы можно разделить на три типа:
Не поддерживают МЧД. В таких системах доверенность обычно не нужна. ЭП сотрудника не используется или используется только для авторизации, юридически значимые действия с её помощью не осуществляются. Полномочия предоставляются через добавление нового пользователя в систему и настройку его полномочий.
Поддерживают МЧД, предлагают альтернативные способы подтверждения полномочий. Эти системы позволяют подтвердить полномочия представителя сразу несколькими альтернативными способами. В качестве примера можно обозначить системы электронного документооборота с контрагентами (ЭДО B2B) а также электронные торговые площадки (223-ФЗ). Объединяет эти системы то, что они являются посредниками между хозяйствующими субъектами, которые, в свою очередь, вправе регулировать свои взаимоотношения посредством соглашения об ЭДО, в котором, среди прочего, определяются требования к способу подтверждения полномочий представителя.
МЧД обязательна. Государственные и муниципальные информационные системы, не предоставляют альтернатив, так как осуществляют обработку различных отчётов и заявок в больших объёмах и в целях обеспечения быстродействия проверяют полномочия исключительно в автоматизированном режиме.
Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью
Сравнение двух форматов явно демонстрирует неоспоримые преимущества машиночитаемой доверенности для современного бизнеса:
Надёжность и безопасность. Исключаются риски подделки рукописной подписи руководителя. Квалифицированная электронная подпись обладает максимальной защитой. МЧД хранится в защищённых блокчейн-системах и реестрах операторов ЭДО, УЦ, ФНС России и Минцифры РФ, что гарантирует её целостность и позволяет мгновенно проверить факт отзыва.
Удобство и скорость. Весь жизненный цикл доверенности – подготовка, регистрация, передача сотруднику, отзыв – выполняется дистанционно и практически мгновенно. Не нужно физически передавать или изымать бумажный документ.
Экономичность. Значительно сокращаются или полностью исчезают расходы на бумагу, печать, доставку доверенностей в другие города. Для ИП и организаций отпадает необходимость в частом и дорогостоящем нотариальном заверении стандартных доверенностей для цифрового взаимодействия.
Автоматизация и чёткость. Системы автоматически считывают XML-структуру, проверяют подпись и полномочия, что ускоряет все процедуры верификации. Круг полномочий сотрудника строго определён, что снижает риски злоупотреблений.
Соответствие закону. Использование МЧД в некоторых случаях необходимо по требованиям законодательства. Это обязательный инструмент для эффективной работы с государством и крупным бизнесом.
Бумажная доверенность сохраняет свою нишу при оффлайн-взаимодействии, но для динамичной и безопасной работы в цифровой среде машиночитаемая доверенность является безальтернативным, более прогрессивным и выгодным решением.
Сервис «Такском – Управление Доверенностями»
В сервисе предусмотрены все необходимые функции, которые нужны для работы с машиночитаемыми доверенностями.
и получайте новости первыми!