Компании вынуждены подписывать сотни однотипных документов: запросы в госорганы, миграционные уведомления, счета и акты. Подписание каждого документа квалифицированной электронной подписью отнимает время и силы ключевых сотрудников. Именно для таких задач создана обезличенная электронная подпись – специальный инструмент, позволяющий автоматизировать массовое подписание документов без участия человека.
Обезличенная электронная подпись – это особый вид электронной подписи, сертификат которой не содержит данных о физическом лице. В таком сертификате указывается только информация о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе.
Ключевая особенность такой подписи – возможность автоматического создания и проверки без участия человека. Это делает её идеальным решением для информационной системы, которая должна массово подписывать документы или запросы.
Обезличенная электронная подпись (ОЭП) – специализированный инструмент для бизнеса, который ежедневно работает с большими объёмами типовых документов. Рассмотрим основные категории организаций, которым это решение принесёт реальную пользу.
Финансовый сектор – банки, микрофинансовые организации, страховые и лизинговые компании. Эти организации ежедневно направляют сотни запросов через СМЭВ (систему межведомственного электронного взаимодействия) для проверки данных клиентов. ОЭП позволяет автоматизировать этот процесс, экономя время сотрудников и обеспечивая юридическую значимость документов.
Гостиничный бизнес – отели, хостелы, апарт-отели, принимающие иностранных граждан. Для них ОЭП становится решением проблемы миграционного учёта. Система автоматически подписывает уведомления о прибытии иностранных гостей, исключая задержки и человеческий фактор.
Крупные работодатели – компании, активно привлекающие иностранных специалистов. С ОЭП автоматизируется уведомление МВД России о приёме на работу и увольнении иностранных сотрудников, а также отчётность о выплате заработной платы высококвалифицированным специалистам.
IT-компании и организации с развитой инфраструктурой – предприятия с автоматизированными системами документооборота. ОЭП эффективна для внутреннего ЭДО и взаимодействия между информационными системами разных юридических лиц, когда требуется массовое подписание однотипных документов.
Государственные и муниципальные учреждения – МФЦ, бюджетные организации. Для них ОЭП упрощает процессы межведомственного взаимодействия и обработки большого количества обращений граждан и организаций.
Каждой из этих категорий организаций ОЭП помогает решить конкретные бизнес-задачи: сократить временные затраты, минимизировать ошибки ручного ввода и обеспечить юридическую защищённость автоматизированных процессов.
Получить ОЭП может только руководитель юридического лица или ИП, действующий без доверенности, обратившись в удостоверяющий центр ФНС России или к его доверенным лицам (пункт 5 части 1 ст. 17.2 Федерального закона «Об электронной подписи»).
Для оформления сертификата потребуется стандартный пакет документов:
Кроме того, понадобится письмо на официальном бланке компании с приложением копии распорядительного документа о создании информационной системы, где будет использоваться ОЭП. Этот документ подтверждает, что организация или ИП является оператором информационной системы.
Удостоверяющий центр «Такском» предлагает оформление ОЭП через партнёров, «АЦ Основание» и «Росэлторг» (доверенные лица удостоверяющего центра ФНС России). Вы можете получить сертификат ОЭП через «Такском» в московском офисе на ст. метро Калужская (ул. Профсоюзная д. 61А). В регионах необходимо обращаться к партнёрам, ДУЦ ФНС России («Росэлторг»).
Чтобы оформить ОЭП в московском офисе «Такском», вам нужно оставить заявку на сайте. Затем в одном из офисов предоставить паспорт, СНИЛС, ИНН и письмо с данными о вашей информационной системе на бланке организации. Для получения и использования подписи вам потребуется сертифицированный токен (USB-носитель), который можно приобрести в «Такском» или в другом месте.
Несмотря на удобство, у обезличенной электронной подписи есть ряд важных ограничений. Её применение не допускается для подписания документов, где по закону требуется персональная ответственность конкретного лица. Например, ею нельзя подписывать бухгалтерскую отчётность или первичные учётные документы, так как они должны быть подписаны руководителем или уполномоченным сотрудником.
Кроме того, организация обязана издать внутренний распорядительный документ, в котором определяется физическое лицо, ответственное за автоматическое создание подписи и содержание подписываемой информации. Без такого акта вся ответственность по умолчанию возлагается на руководителя (часть 3 статьи 14 Федерального закона «Об электронной подписи»).
Обезличенная электронная подпись – мощный инструмент для оптимизации бизнес-процессов. Правильное её использование позволяет значительно ускорить документооборот и снизить операционные затраты. Чтобы получить максимальный эффект от этого решения, важно чётко понимать его возможности и правовые рамки.
и получайте новости первыми!