Ошибки при оформлении МЧД

• Основные причины отклонения МЧД
• Сложности при оформлении электронной доверенности
• Правила оформления МЧД через нотариуса

Некорректное оформление машиночитаемой доверенности (МЧД) приводит к её отклонению контрагентом или информационными системами ФНС России. Последствие ошибки – отказ в признании полномочий представителя, что блокирует сдачу отчётности, получение документов или иное юридически значимое действие.

Основные причины отклонения МЧД

К наиболее распространённым ошибкам, по которым машиночитаемая доверенность признаётся недействительной, относятся:

1. Неточности в реквизитах. Опечатки, несовпадения реквизитов в ЭП и МЧД. Для юридического лица обязательным является указание полного наименования и ИНН. Для физического лица (например, сотрудника компании) необходимо корректно указывать ФИО, ИНН и СНИЛС. Ошибка в одной цифре ИНН делает доверенность ничтожной.
2. Неверный выбор версии формата. Требования к форматам МЧД у разных площадок могут отличаться. Например, при сдаче отчётности в ФНС России можно использовать формат 5.03 либо единый формат 003 (EMCHD). Социальный Фонд России (СФР) требует собственный формат – «электронная доверенность». В ГИС ЕИС полномочия передаются путём настройки в личном кабинете.
3. Неправильное заполнение полномочий. В доверенности должен быть указан перечень допустимых действий представителя согласно положениям приказа Минцифры России от 18.08.2021 № 857. При этом полномочия могут быть указаны разными способами: в свободной форме или путём выбора кодов из классификатора Минцифры. Требования к типу и перечню полномочий у различных ресурсов и площадок разные. Рекомендуем узнать их заранее.

Сложности при оформлении электронной доверенности

В некоторых ситуациях оформление машиночитаемой доверенности осложняется и требует особого подхода:

1. Филиал российской организации. Если руководитель филиала не внесён в ЕГРЮЛ как единоличный исполнительный орган, он должен получить МЧД от имени ЕИО головной компании (ГК РФ ст.155). Передавать полномочия своим сотрудникам руководитель филиала может в порядке передоверия с нотариальным подтверждением. Доверенность, выданная в порядке передоверия, не может действовать дольше корневой.
2. Представительство иностранной организации. Согласно пункту 4 статьи 185.1 ГК РФ доверенность от имени юрлица выдаётся за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Руководитель представительства иностранной организации действует на основании доверенности, выданной иностранной организацией, поэтому единственным вариантом оформления МЧД является обращение к нотариусу.
3. Данные о ЕИО скрыты в ЕГРЮЛ. Поскольку сведения о директоре скрыты, ФНС России не может проверить, является ли подписант ЕИО в данный момент. Оформить МЧД такие организации могут двумя способами: либо понадобится временное открытие данных в ЕГРЮЛ, либо обращение к нотариусу.

Правила оформления МЧД через нотариуса

Оформление машиночитаемой доверенности через нотариуса предполагает личное обращение доверителя к нотариусу. Нотариус удостоверяет личность доверителя и его полномочия, после чего оформляет МЧД.

Особенности нотариальных МЧД:

1. МЧД заверяется ЭП нотариуса вместо ЭП доверителя.
2. Доверенность включает оцифрованную собственноручную подпись доверителя.
3. Отзыв доверенности возможен только через нотариуса.

Пошаговое оформление МЧД у нотариуса

1. Подготовка и визит к нотариусу. Обратитесь в нотариальную контору и уточните возможность оформления МЧД. Доверитель должен встретиться с нотариусом лично, имея при себе документ, удостоверяющий личность. Также потребуются данные доверенного лица и перечень полномочий, которыми его планируется наделить.
2. Проверка и формирование МЧД. Нотариус удостоверит личность и полномочия доверителя, проверит данные и подготовит проект МЧД, внеся информацию о доверителе, представителе, сроке действия и полномочиях.
3. Подписание доверителем. Доверитель, используя стилус, собственноручно расписывается на специальном планшете. Подпись будет оцифрована и включена в состав МЧД в виде изображения.
4. Заверение нотариусом. Нотариус зафиксирует данные и заверит готовый XML-файл своим сертификатом УКЭП, придав доверенности юридическую силу нотариального документа.
5. Размещение в реестре ФНС. После подписания нотариусом МЧД регистрируется в информационной системе нотариата, которая далее передаст её в ЦПРР ФНС России.

В каких случаях требуется нотариальная МЧД

Нотариальное заверение также обязательно для сделок, подлежащих государственной регистрации, например, для операций с недвижимостью в Росреестре, помимо уже указанных случаев (передоверие полномочий и отсутствие сведений о единоличном исполнительном органе в ЕГРЮЛ).

Нотариальная машиночитаемая доверенность обладает юридической силой и может быть проверена как в Едином реестре нотариальных документов, так и в ЦПРР ФНС.

Неправильное оформление машиночитаемой доверенности приводит к её недействительности. В сложных ситуациях нотариальное заверение становится гарантией юридической безупречности документа: оно обеспечивает соответствие требованиям закона, признание налоговыми органами и контрагентами, а также предотвращает возможные споры о полномочиях представителя.