Ваш регион Москва?
Офисы
Выберите регион обслуживания
А
Б
В
Д
Е
З
И
К
Л
М
Н
О
П
Р
С
Т
У
Х
Ч
Я
Регион не найден

Почему сотрудникам организаций необходима собственная электронная подпись

14430 просмотров
06.05.2022 11:03

С 2023 года изменится порядок работы с электронными подписями (ЭП) и машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Текущий 2022 год – переходный. Разберём, почему сот class="font-italic text-center"руднику организации важно пользоваться собственной ЭП, а не ЭП, принадлежащей первому лицу организации-работодателя.

I. Почему первое лицо организации не должно кому-либо передавать свою ЭП

Индивидуальные предприниматели (ИП), нотариусы и первые лица коммерческих организаций могут получить подпись (ЭП) в Удостоверяющих центрах.

Передача ЭП лицам, отличным от владельца, противоречит ст. 10 Федерального закона № 63-ФЗ. Несмотря на это, распространена практика, когда первые лица передают свои ЭП сотрудникам и даже налоговым представителям или бухгалтерам, работающим на аутсорсе. Эти действия не наказуемы. Но наказываться могут последствия таких действий.

Гендиректорам и ИП не обязательно ехать в ФНС за новой ЭП!

Получите ЭП первого лиц компании или ИП через «Такском»

II. Чем опасна передача ЭП другим лицам?

1. Даже если электронный документ фактически заверяет с помощью ЭП кто-то кроме её владельца, то ответственность за такие действия, включая уголовную, несёт именно владелец ЭП. Например, сотрудник фирмы с помощью ЭП руководителя представил в ФНС некорректную отчётность, что стало причиной неполной уплаты суммы налога или нарушения по налоговому вычету. Такие действия могут повлечь судебное разбирательство и ответственность по ст. 122 Налогового кодекса РФ.

2. Недобросовестный сотрудник с помощью ЭП первого лица компании может совершить мошеннические действия с деньгами или активами организации.

3. Компрометация ЭП потенциально влечёт её отзыв по инициативе налоговых органов (пп. 1 п. 6.1 ст. 14 Федерального закона № 63-ФЗ). Электронные документы, подписанные скомпрометированной ЭП, могут быть признанными недействительными.

III. Почему налоговый представитель не должен использовать ЭП первых лиц организаций

Нередки случаи, когда организация или ИП пользуются услугами налоговых представителей или бухгалтеров-аутсорсеров, просто передавая им USB-токен с ЭП первого лица. Налоговые же представители с одного компьютера отправляют в госорганы отчётность нескольких организаций, заверяя её ЭП разных первых лиц.

В чём здесь риск? К примеру, при сдаче налоговой отчётности ФНС России отслеживает IP- и MAC-адреса компьютеров, с которых она направляется. Налоговики могут сделать вывод, что разные компании и ИП, по сути, не связанные между собой, подконтрольны какому-то одному лицу. Ведь все они сдают отчётность от своего имени с одного компьютера. Вдобавок такое использование ЭП – это признак фиктивного дробления бизнеса (см. п. 8 Письма ФНС России от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@, Письмо ФНС России от 31.10.2017 № ЕД-4-9/22123@, п. 11 Письма ФНС России от 13.07.2017 № ЕД-4-2/13650@).

IV. Как сотрудник организации должен применять ЭП

Напомним, что каждый руководитель или сотрудник отвечает за свои действия и использует только свою подпись.

Первые лица организаций подписывают электронные документы лично – полученной в Удостоверяющем центре или ФНС России

Сотрудники организаций заверяют электронные документы сами – своей ЭП, оформленной в коммерческом удостоверяющем центре на основании доверенности от первого лица организации на получение такой ЭП.

Налоговый представитель или бухгалтер на аутсорсе заверяют отчётность исключительно собственными ЭП. Для этого заранее от первого лица организации-доверителя на налогового представителя/бухфирму оформляется доверенность по правилам госоргана, куда представляется отчётность.

Гендиректорам и ИП не обязательно ехать в ФНС за новой ЭП!

Получите ЭП первого лиц компании или ИП через «Такском»

V. Какие ЭП необходимо оформлять сотрудникам

С 2023 года сотрудники могут получить специальную ЭП для сотрудников в коммерческих удостоверяющих центрах. Для использования такой ЭП в личных целях никаких дополнительных документов не нужно. А для применения по служебной необходимости потребуется электронная машиночитаемая доверенность, заверенная ЭП первого лица организации-работодателя.

Получите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»

Оценить
Поделиться
Поделиться
Статьи по теме
Подпишитесь на рассылку
Получайте полезные статьи и актуальные новости прямо на почту
Отправляя заявку в ООО «Такском», я принимаю условия политики обработки персональных данных
Согласие на обработку персональных данных

Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.

Выберите регион обслуживания
А
Б
В
Д
Е
З
И
К
Л
М
Н
О
П
Р
С
Т
У
Х
Ч
Я
Регион не найден
Выберите регион обслуживания
А
Б
В
Д
Е
З
И
К
Л
М
Н
О
П
Р
С
Т
У
Х
Ч
Я
Регион не найден
Мы всегда готовы вам помочь
Оставьте свой номер, если возникли вопросы. Мы перезвоним и поможем со всем разобраться
Отправляя заявку в ООО «Такском», я принимаю условия политики обработки персональных данных
Мы всегда готовы вам помочь
Оставьте свой номер, если возникли вопросы. Мы перезвоним и поможем со всем разобраться
Спасибо, ваша заявка принята!
Наш менеджер свяжется с вами.
Согласие на обработку персональных данных

Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.

Отдел продаж: 8 495 730-73-47
Техподдержка: 8 495 730-73-45
ОФД Техподдержка: 8 495 730-16-19