Работа с электронными подписями в медицинских организациях

Сегодня мы с вами говорим про работу с электронными подписями в медицинских организациях.

О чём пойдёт речь.

• Электронные подписи. Ближайшие изменения
• Управление электронными подписями сотрудников организации
• Электронные подписи на мобильном устройстве
• Кейс применения в сети частных клиник

В начале скажу о том, кто мы такие.

• «Такском» одним из первых начал выдавать электронные подписи и занимается этим уже более 20 лет.
• «Такском» стал лидером по выпуску электронных подписей среди коммерческих центров
• «Такском» аккредитован по новым требованиям 63-ФЗ
• «Такском» – партнёр доверенных лиц УЦ ФНС России: удостоверяющих центров «Основание» и «Росэлторг»

Поговорим о работе с электронными подписями в 2023 году.

Возможно, многие уже знают, как выглядит схема получение электронной подписи первыми лицами.

• Первое лицо приходит в ФНС и лично получает электронную подпись. Эта подпись некопируемая и всего одна на юридическое лицо или индивидуального предпринимателя. Подпись можно использовать на торгах, при сдаче отчётности, для подписания первичных документов бухгалтерского учёта.
• Сотрудники компании получают электронную подпись через удостоверяющий центр. Как сотрудник компании можно получить до 1 сентября 2023 года. Далее - как физическое.

Чем отличаются электронная подпись сотрудника и физического лица

В подписи сотрудника указывается, помимо ФИО и ИНН, реквизиты организации. Благодаря этой подписи можно представлять интересы организации. И данную электронную подпись можно получить только с доверенностью от генерального директора на представление интересов организации.

В электронной подписи физического лица данных организации не содержится. Это личная электронная подпись гражданина. Если гражданин представляет интересы организации, например, сдаёт отчётность в государственные органы, гражданину нужно получить машиночитаемую доверенность (МЧД) и с этой МЧД можно сдавать отчётность. Также с МЧД можно вести документооборот от лица организации.

К схеме МЧД + электронная подпись физического лица рекомендуется перейти до 1 сентября 2023 года.

Что из себя представляет машиночитаемая доверенность и как с ней работать

МЧД создаётся в электронном виде, заверяется электронной подписью генерального директора или индивидуального предпринимателя. В МЧД прописываются полномочия, которые генеральный директор делегирует сотруднику.

На данный момент, МЧД введена для взаимодействия с ФНС. Опубликован единый формат машиночитаемой доверенности. С данной версией МЧД можно вести документооборот без каких-то сложностей.

Предстоящие изменения, связанные с электронной подписью и МЧД в 2023 году.

• Единая система хранения. На данный момент, в виде эксперимента, создана единая система хранения ФНС. И мы подключены к ней. Но она не принята на законодательном уровне. Хотя эксперимент показал удобства разработанной системы хранения.
• Классификатор полномочий. В 3 версии уже опубликован, можно пользоваться. Также можно указать полномочия текстом, если в классификаторе не хватает.
• До 31 августа допускалось использование электронных подписей сотрудников юридических лиц. Далее стало возможно применять только электронные подписи физических лиц. С 31 августа аккредитованные удостоверяющие центры не могут выдавать подписи на сотрудников. Но выданные ранее, останутся действительными до конца срока их действия.
• С 1 сентября сотрудники смогут подтверждать полномочия, используя МЧД или ранее полученными подписями сотрудников ЮЛ.

Аккредитованный удостоверяющий центр «Такском»

Получение сертификата ФНС без посещения инспекции - первые лица могут приходить в наши офисы за подписью (возможность получения услуги уточнять по горячей линии или на сайте «Такском»)

Возможность получения дистанционно ЭП физлица по сертификату сотрудника юрлица – чтобы сотрудников не отправлять в удостоверяющий центр, есть возможность дистанционного получения электронной подписи физического лица по сертификату сотрудника юридического лица.

Настройка рабочего места для работы с электронной подписью – мы настроим рабочие место, поможем установить всё необходимое программное обеспечение. Проконсультируем и всё проверим, чтобы вам было комфортно работать.

«Такском – Управление Сертификатами»

Придём к тому, как управлять электронными подписями ваших сотрудников.

Если вам необходимо 10 – 20 сотрудников отправлять в удостоверяющий центр, для получения электронной подписи, вы можете воспользоваться «Такском – Управление Сертификатами» это позволит:

• Быстро и массово выдавать электронные подписи в вашей организации
• Позволяет не тратить время сотрудников на посещение удостоверяющего центра
• Если у вас большой штат и вам необходимо выпускать, например, больше 100 подписей – есть возможность массово загрузить данные сотрудников и сразу оформить заказы на всех сотрудников. При этом есть возможность выпуска сертификата за 1 час.

ТУС в медучреждениях

Основное, на что мы делаем акцент – контроль подписей сотрудников. Контролировать подписи удобно благодаря различным отчётам. Отчёты в себе содержат данные о:

• серийном номере ключа – позволяет отслеживать, где используется данный ключ
• отпечаток ключа – у администратора есть возможность скачать открытую часть ключа. Для добавления в учетные системы или предоставления доступов.
• информация о носителе ключа – если ваши сотрудники записали сертификат в реестр компьютера или на флешку – это не очень безопасно, и мы не рекомендуем это делать. Рекомендуем записывать сертификат на защищённые токены. Отчёты помогают отслеживать небезопасные действия с сертификатами.
• есть возможность отслеживать, когда истекают сертификаты. Мы высылаем уведомления администраторам, которые выпускают электронные подписи и владельцам сертификатов. А также есть возможность сформировать отчёт по заказам и отследить у каких сотрудников в ближайшее время истекает сертификат.
• бывает, что сотрудники забывают предоставить пакет документов для выпуска электронной подписи. Для этого можно сформировать отчёт по тем сотрудникам, которые не предоставили документы для выпуска электронной подписи.
• основной отчёт о выпущенных сертификатах за период. В нём можно отследить на какой носитель был записан сертификат, отпечаток ключа и серийный номер.

В ближайшее время собираемся добавить информацию о серийном номере токена, чтобы отслеживать, что на выданный сотруднику токен действительно была записана электронная подпись. Это позволит отследить, что сотруднику не просто так был выдан защищённый токен и он его использует.

Заключение договора

ТУС достаточно быстро можно развернуть на территории вашей организации. Самое длительное, что может быть – заключение договора. И определение спецификации – какие электронные подписи вам нужны.

После заключения договора администратору необходимо приехать в один из наших офисов для получения подписи. Сразу после получения подписи администратору станет доступен весь функционал ТУС.

Контроль подписей сотрудников

«Такском – Управление Сертификатами» позволяет формировать заявление на отзыв сертификата у сотрудников. Это актуально и удобно, если в компании есть текучка кадров. Да и администратору не нужно беспокоится, что сотрудник ушёл с электронной подписью из организации. Администратору не придётся искать заявление, отзыв сертификата доступен в интерфейсе ТУС.

Проверка документов производится нами, как удостоверяющим центром.

У администратора есть возможность отслеживать на каком этапе находится заявка на выпуск электронной подписи. Был ли отправлен пакет документов, прошли ли проверку документы в УЦ…

Есть возможность сформировать заявление на перевыпуск или замену по действующему сертификату. В этой ситуации не нужно повторно собирать документы.

ТУС поддерживает разделение прав доступа администраторов. Например, кто-то может загружать документы, кто-то создавать заказы, кто-то работать с владельцами сертификатов.

Мы предоставляем API, что бы вы могли интегрировать ТУС со своими внутренними информационными системами.

Организация мобильного подписания документов

Эта функция ТУС позволяет сотрудникам быть мобильными, не быть привязанным к рабочему компьютеру. Сотрудники могут подписывать документы в любом месте.

Сотрудник, получая электронную подпись на мобильное устройство, может в будущем прямо с этого устройства подписывать документы. Для отправки документов на подписание с вашей учетной системой необходимо проводить интеграцию.

С этой функцией внедрение может быть дешевле, поскольку не нужно устанавливать криптопровайдеры на компьютеры сотрудников.

Возможности приложений при использовании облачной подписи

• Просмотр документов – сотрудник может ознакомится с документом перед подписанием.
• Подписание документов - **
• Для подписания используются мобильные приложения либо СМС-код – важно, например, для кадрового документооборота, сотрудник может подписывать кадровые документы СМС-кодом
• Возможность создать резервную копию ЭП на второе мобильное устройство.
• Управление выпуском и использованием сертификатов
• Хранение закрытого ключа прямо в устройстве
• Оперативный отзыв сертификата в случае утери устройства

Кейс

К нам пришла крупная медицинская организация с задачами

• Быстрая и массовая выдача сертификатов внутри компании;
• Обеспечить скорость выпуска электронных подписей для сотрудников группы компаний;
• Обеспечить бесперебойный процесс выдачи электронных подписей;
• Обеспечить контроль использования носителей для электронной подписи.

До внедрения «Такском – Управление Сертификатами»

Было несколько разрозненных процессов по обеспечению электронными подписями врачей, медперсонала и лиц, которым необходимо представлять интересы компании. Выпуск подписи осуществлялся самостоятельно сотрудником.

• Информация о потребностях в электронных подписях поступала из разных источников.
• Сотрудникам приходилось контролировать процедуру; уточнять готовность подписи в удостоверяющим центре, тратить рабочее и личное время на поездку в удостоверяющий центр
• Отсутствовала единая система учёта выпущенных электронных подписей: для кого подпись выпускалась, используют ли подпись, кому подписи в принципе нужны.
• Это приводило к неточностям, длительному циклу выпуска и выпуску нецелевых подписей вплоть до 40%.

Поиск решения

Медицинское учреждение начало искать надёжного поставщика и варианты решений, которые могли бы обеспечить:

1. Контроль и бесперебойный процесс выпуска электронных подписей сотрудникам
2. Сервис для сотрудников, который позволит получить электронную подпись, не отлучаясь с рабочего места
3. Поддержка пользователей системы днём и ночью
4. Удобный пользовательский интерфейс и наличие API

Решение

Для решения задач был выбран сервис «Такском – Управление сертификатами» — программный продукт для корпоративного взаимодействия по выпуску электронных подписей сотрудникам.

Для удобной и быстрой работы была реализована интеграция «ТУС» с информационной средой компании-заказчика. Это позволило выстроить прозрачный процесс «одного окна» по выпуску электронных подписей.

1. Администраторы, назначенные из сотрудников компании создают заказы на ЭП
2. Администраторы отправляют пакеты документов на выпуск ЭП для сотрудников компании
3. Подписанные документы от сотрудников принимают администраторы. Они проверяют их, сканируют и отправляют в удостоверяющий центр «Такском»
4. Отправленные документы, проверяются сотрудниками «Такском» — они предварительно одобряют выпуск ЭП
5. Администраторы решают, выпускать подпись сотруднику или нет
6. Сотрудник компании, завершив получение ЭП, подписывает необходимые документы. К генерации ключевой пары администратор доступа не имеет.

Результаты

• Итог проекта — удобная, быстрая, рациональная система бесперебойного оформления электронных подписей сотрудникам.
• Исключён нецелевой выпуск электронных подписей - сотрудники не путаются в десяти различных ЭП, а компания экономит, выпуская по одной КЭП на сотрудника
• Обеспечен контроль хранения ЭП сотрудниками (реестр компьютера/токен) - в случае поломки компьютера документооборот не останавливается. Было известно кто записывает подпись в реестр компьютера, а кто на токен.
• Обеспечен контроль использования носителей (токенов) для ЭП - это снизило затраты на приобретение токенов — они используются до выхода из строя, утраты, а закупаются для новых работников по потребности.

• 2522 просмотра
• Обновлено 9 июня