Электронный документооборот — ответы на основные вопросы

• Что такое ЭДО и почему это важно
• Зачем переходить на ЭДО
• Обязателен ли ЭДО в компании
• Виды ЭДО
• Какие документы можно отправлять по ЭДО
• Роль квалифицированной электронной подписи в ЭДО
• Как выбрать оператора ЭДО— что важно учитывать при подключении
• Роуминг в ЭДО
• Как подключить ЭДО
• Как отправить приглашение

Электронный документооборот с каждым годом становится всё популярнее. И это не дань моде и не следование актуальным тенденциям в цифровой среде. Наличие ЭДО в большинстве сфер бизнеса является обязательным требованием, например, когда речь идёт о работе с системой «Честный ЗНАК», госзакупками и т.п. Более того, цифровой формат взаимодействия обязателен для сдачи отчётности в налоговую инспекцию, СФР, Росстат и другие контролирующие органы. Несмотря на то, что использование ЭДО набирает обороты, у тех, кто только собирается внедрять безбумажный обмен документацией, возникает ряд вопросов. В нашей статье мы собрали полезную информацию о том, что такое электронный документооборот, для чего он нужен, как выбрать оператора ЭДО и др.

Что такое ЭДО и почему это важно

Электронный документооборот или сокращённо ЭДО – это обмен документацией в цифровом формате, который ведётся в специальных программах или сервисах (системах ЭДО).

Как правило, речь идёт об обмене именно юридически значимыми документами. Что это значит? Прежде всего это говорит о том, что электронный документ по своей силе абсолютно равен его аналогу на бумаге, а подпись руководителя компании или индивидуального предпринимателя на цифровом документе идентична его собственноручной.

Официальное понятие «электронный документ» было введено законодательно в 2010 году и определяется как документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия с использованием компьютера, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (пункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ).

К неоспоримым преимуществам использования систем электронного документооборота относятся:

• простота использования – не сложнее электронной почты;
• скорость отправки и получения документации;
• безопасность, защита документов от несанкционированного доступа;
• автоматизация создания и отправки документов;
• сдача отчётности в госорганы и её автоматическая проверка перед отправкой;
• настройка маршрутизации входящих и исходящих документов на ответственных сотрудников;
• отслеживание статусов документов.

Зачем переходить на ЭДО

Помимо того, что постепенный переход на электронный документооборот решает сразу несколько глобальных для любой компании или ИП задач, он готовит субъектов бизнеса к тому, что в скором времени ЭДО станет обязательным и повсеместным.

• Требование законодательства
  Уже сегодня наличие ЭДО является одним из обязательных требований при работе с продуктами и предметами, подлежащими обязательной маркировке (система «Честный ЗНАК») и прослеживаемыми товарами. Без электронных документов невозможна работа с госзакупками (закон № 44-ФЗ) и участие в электронных торгах, а также сдача в налоговую инспекцию деклараций по НДС, бухгалтерской и иных видов отчётности.
• Удобство иcпользования
  Процесс подготовки, согласования, подписания электронного документа и направление его контрагенту в разы быстрее, чем бумажного. Это значит, что вся необходимая документация, в том числе закрывающая, будет получена своевременно, в текущем отчётном периоде.
• Прозрачность деятельности субъектов бизнеса
  Быстрое и своевременное получение всех необходимых электронных документов от контрагентов гарантирует уменьшение внимания со стороны налоговых органов. По требованию контролирующего органа любой систематизированный электронный документ можно без труда найти и направить в ИФНС или другой госорган. Как следствие, снижаются риски камеральных и выездных налоговых проверок, а также иных контрольно-надзорных мероприятий.
• Экономия средств
  Установленная один раз система электронного документооборота способна существенно снизить хозяйственные затраты компании или ИП. ЭДО избавит от необходимости постоянно покупать расходники для оргтехники и канцелярские принадлежности.
• Надёжное хранение
  Отсутствие необходимости подбора помещения для размещения массива бумажных документов. Даже если с офисом компании что-то произойдёт, документация в электронной форме, в отличие от бумажного архива, сохранится. Кроме того, электронный документ невозможно потерять. Его всегда можно найти и предъявить контрагенту или госоргану.
• Работа с простыми и понятными программными продуктами
  Для использования ЭДО не нужно специальное оборудование или айти-специалисты. Настроить обмен может любой сотрудник компании или ИП благодаря простоте и интуитивно понятному интерфейсу сервисов ЭДО как, например, у «Такском-Файлера».

Обязателен ли ЭДО в компании

Сегодня обязанности полного перехода на электронный документооборот для бизнеса нет. Однако, если компания или индивидуальный предприниматель работают с маркированной продукцией, товарами, подлежащими прослеживанию, участвует в госзакупках или электронных торгах, то наличие ЭДО – это обязательное условие. Без этого субъект бизнеса просто не сможет соблюдать требования законодательства.

Более того, внедрение электронного документооборота можно рассматривать как оптимизацию бизнеса – процесс передачи и получения документов, их согласования и подписания ускоряется в разы.

Виды ЭДО

Существуют различные виды документооборота в цифровом формате. Они различаются, исходя из целей, для которых используется система ЭДО и направления деятельности.

По целям электронный документооборот можно поделить на:

• B2B и В2С
  Данные типы внешнего документооборота позволяют компаниям и индивидуальным предпринимателям обмениваться всей юридически значимой документацией со своими контрагентами (В2В) и клиентами (В2С). Сюда относятся обмен договорами, деловыми письмами, актами, счетами-фактурами, УПД и многими другими необходимыми в работе документами.
• B2G
  Это обмен между бизнесом и органами государственной власти требуемой по законодательству документацией. Например, для сдачи в электронном виде отчётности и деклараций в ИФНС, Росстат, СФР, Росприроднадзор и т.д. Этот вид также относится к внешнему.
• Внутренний
  Данный тип электронного документооборота необходим при согласовании документов внутри одной организации. Сегодня многие компании в своей работе полностью отказываются от ведения бумажных документов и всё взаимодействие внутри организации, включая кадровое делопроизводство, ведут в цифровом формате.
• С2С
  Это тип обмена электронными документами между простыми физлицами или самозанятыми и их клиентами.

По направлениям деятельности ЭДО можно разделить на:

• кадровый (КЭДО);
• складской;
• управленческий;
• бухгалтерский (учётный);
• архивный;
• налоговый и т.п.

Большинство представленных на рынке систем ЭДО полностью закрывают все потребности бизнеса по обмену документами в цифровом формате.

Какие документы можно отправлять по ЭДО

Посредством ЭДО можно передавать любые типы документов. Это фотографии, презентации, таблицы, текстовые файлы, даже архивы данных. Перечень форматов достаточно разнообразен. Вся документация в электронном виде делится на неформализованную и формализованную.

К неформализованным относятся документы, созданные в произвольной форме, в соответствии с внутренним регламентом компании (например, в форматах txt, doc, docx, xls, xlsx, csv, xml, pdf, rtf, htm, html, jpg, jpeg, tif, tiff, png):

• кадровые документы;
• письма, договоры, заявки, коммерческие предложения, техническая документация и т. д.

Формализованные документы отличаются тем, что их вид, содержание и порядок заполнения установлены государственными органами. Форматы большинства (xml) утверждены ФНС России:

• универсальный передаточный документ (УПД);
• универсальный корректировочный документ (УКД);
• счёт-фактура;
• товарная накладная;
• электронная транспортная накладная (ЭТрН);
• электронный путевой лист (ЭПЛ);
• сопроводительная ведомость;
• заказ-наряд, заказ и заявка;
• договор фрахтования;
• акт приёма-передачи выполненных услуг.

Роль квалифицированной электронной подписи в ЭДО

В Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» предусмотрено 3 вида подписи в цифровом формате (статья 5):

• Простая электронная подпись (ПЭП). Обычно это логин и пароль для входя на сайт или цифровой код, который присылается на смартфон пользователя для выполнения определённого действия.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП или НЭП). Это зашифрованный набор символов, созданный с помощью криптографических технологий. Такая подпись имеет закрытый (генерирует подпись и хранится у владельца) и открытый (доступен всем контрагентам) ключи. УНЭП подходит для внутреннего электронного документооборота или взаимодействия с бизнес-партнёрами при обоюдной договорённости.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП, также КЭП). Этот тип обладает наивысшей степенью защищённости, её невозможно подделать. Такая подпись имеет самый широкий спектр применения, используется при взаимодействии с госорганами, площадками электронных торгов и госзакупками.

УКЭП имеет несколько особенностей:

• её выдают только в УЦ, прошедших аккредитацию в Минцифры России;
• подпись работает со средствами криптозащиты, получившими сертификат ФСБ России;
• предполагает сертификат с указанием данных о владельце и продолжительности действия.

Для полноценного электронного документооборота в В2G формате, при работе с маркировкой (система «Честный ЗНАК»), прослеживаемыми товарами, участии в торгах и госзакупках необходима именно усиленная квалифицированная подпись. УКЭП обеспечит беспроблемный обмен документами и в форматах В2В, В2С и других видах ЭДО.

Как выбрать оператора ЭДО— что важно учитывать при подключении

Оператор ЭДО должен соответствовать ряду требований законодательства. Компания, предоставляющая такие услуги, должна иметь соответствующую лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, числиться в реестре операторов ЭДО на сайте Федеральной налоговой службы.

Помимо этого, оператор ЭДО должен соответствовать требованиям, установленным приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@. В частности он должен являться юридическим лицом, зарегистрированным на территории России, иметь в собственности или на любом ином законном основании совокупность информационно-телекоммуникационных сетей и технических устройств, в том числе программно-аппаратных комплексов, предназначенных для обработки и хранения данных, и аппаратные средства электронной подписи, а также иметь право использования программных средств ЭП на законном основании и др.

Компания «Такском» как оператор ЭДО соответствует всем указанным критериям.

Роуминг в ЭДО

Если ваш контрагент использует программный продукт от одного оператора ЭДО, а вы пользуетесь услугами другого, это не значит, что обмен электронными документами между вами невозможен.

В таких случаях операторы ЭДО прибегают к роумингу. Как это работает? Пользователь отправляет документацию в цифровом формате своему оператору электронного документооборота, он передаёт её оператору бизнес-партнёра, а тот в свою очередь своему клиенту.

Схематично это выглядит так: компания – оператор 1 – оператор 2 – контрагент.

При этом для пользователя отправка и получение документов в роуминге функционально ничем не отличается от взаимодействия с контрагентом, у которого с ним одинаковый оператор ЭДО.

Пользователь, подключённый к сервису ЭДО «Такском», может настроить электронный документооборот со следующими операторами:

Как подключить ЭДО

Подключение системы электронного документооборота в организации или у ИП предполагает несколько этапов.

• Для начала необходимо определить, для чего нужен ЭДО
  Определите, будете ли вы использовать ЭДО для взаимодействия только с госорганами для сдачи различного рода отчётности (B2G), с контрагентами (B2В, например, «Такском-Файлер») , либо всё переведёте в цифру. Стоит обратить внимание на то, что безбумажный оборот необходимо отразить в учётной политике компании (форма ПБУ 1/2008 приказ Минфина России от 06.10.2008 № 106н). В ней необходимо зафиксировать переход на ЭДО с указанием перечня документов, порядка визирования, использования электронной подписи и списка должностей сотрудников, которые будут иметь право подписывать документы.
• Анализ имеющегося документооборота компании или ИП
  Для того чтобы понять, какой же вариант ЭДО необходим именно вам, нужно посмотреть на всю действующую на данный момент систему документооборота в компании или у ИП. Есть ли проблемы с внутренним согласованием документов, направлением или получением документации от контрагентов? Нужен ли кадровый документооборот? То есть на данном этапе необходимо выявить наличие «проблемных мест» в системе обмена документами.
• Выбор программного обеспечения
  После того как появилось понимание, для чего именно нужен электронный документооборот, стоит присмотреться к текущим предложениям от IT-компаний, предлагающих услуги ЭДО.
• Заключить договор с оператором электронного документооборота
  После изучения всех предложений компании или ИП нужно заключить договор с оператором ЭДО на оказание услуг, установить приобретённый по договору программный продукт и оформить электронные подписи для первого лица и сотрудников, которые будут иметь право подписывать документы.

Как отправить приглашение

Сервисы электронного документооборота, например, «Такском-Файлер», содержат опцию приглашения контрагента для обмена документами в цифровом формате. Также возможен вариант принятия приглашения от ваших бизнес-партнёров.

Для того, чтобы направить приглашение, необходимо зайти в личный кабинет программы и выбрать вкладку «Контрагенты». Чтобы подключить партнёра или клиента, выберите «Мои контрагенты», а в строке поиска укажите электронный идентификатор контрагента в системе ЭДО или его ИНН. Все бизнес-партнёры, которые примут приглашение, появятся в списке.