В современной бизнес-среде сотрудничество с самозанятыми специалистами перешло от эпизодической практики к регулярной бизнес-модели. Однако бумажный обмен документами с фрилансерами создаёт операционные пробелы, замедляет процессы и увеличивает риски. Электронный документооборот (ЭДО) становится стратегическим решением, преобразующим рутинные административные задачи в эффективный, прозрачный и юридически защищённый процесс.
Как наладить эффективный обмен документацией субъекту бизнеса с самозанятыми — об этом в нашей статье.
ЭДО с самозанятыми — это легитимная экосистема обмена юридически значимыми документами через аккредитованных операторов. Ключевое отличие от неформальной переписки по e-mail — полноценная юридическая сила документов, обеспеченная квалифицированной электронной подписью (КЭП). Основой документооборота становятся договоры на оказание услуг или выполнение работ, акты выполненных работ или оказанных услуг, дополнительные соглашения и счета-фактуры (при необходимости). Каждый документ защищён криптографически и имеет неизменяемый след.
Электронный документооборот с самозанятыми превращает рутинные административные процессы компании или ИП в конкурентное преимущество. Рассмотрим основные выгоды:
Одно из ключевых преимуществ работы с самозанятыми — юридические лица и ИП, оплачивающие услуги исполнителя-фрилансера, не несут никаких обязанностей по сдаче документов за него в налоговую инспекцию или Соцфонд. Вся ответственность ложится на самого специалиста, работающего по режиму НПД:
Таким образом, для заказчика как субъекта бизнеса работа с самозанятым — это минимум бюрократии и максимум простоты.
Согласно Федеральному закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ, самозанятым может стать гражданин РФ (и даже ИП при определённых условиях) с доходом до 2,4 млн руб. в год, не имеющий работодателей и не применяющий наёмный труд.
Важно! Заказчиками самозанятых не могут быть бывшие работодатели в течение 2 лет после увольнения.
При этом, помимо упомянутых выше преимуществ, сотрудничество с исполнителями—фрилансерами несёт для субъектов бизнеса и определённые риски, среди которых:
Минимизирует такие риски использование электронного документооборота при сотрудничестве субъекта бизнеса с самозанятым исполнителем.
В статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ определены 3 вида электронной подписи: простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП).
Квалифицированная ЭП — это основной и наиболее востребованный вид электронной подписи, как для первых лиц компаний и их сотрудников, так и для самозанятых. КЭП, выданная аккредитованным УЦ «Такском», позволяет подписывать любые юридически значимые документы в ЭДО.
Компания может подключиться к ЭДО по рекомендации контрагента или самостоятельно выбрав подходящий продукт.
Практические шаги для подключения к ЭДО и налаживанию процессов обмена:
«Такском» предлагает субъектам бизнеса несколько решений для обмена документами в цифре:
Онлайн-сервис «Такском-Файлер» предназначен для обмена всеми формализованными и неформализованными документами в цифровом формате, как веб-версии, так и в мобильном приложении. В сервисе есть автоматический роуминг с другими операторами. Хранение документов обеспечено серверами «Такском». Можно создавать документы в самом сервисе или загружать из других программ. Доступно проведение тестового обмена документами с последующим полноценным переходом на «Такском-Файлер» — быстрый запуск ЭДО без сложной интеграции.
Если организация или ИП использует учётную систему «1С», компания «Такском» предлагает «Модуль для 1С» — решение для автоматизации обмена документацией, которое сопрягается с сервисом «Такском-Файлер», давая возможность отправлять документы контрагентам из «1С», не переключаясь между программами.
Ещё одно решение для ЭДО из «1С» с контрагентами — сервис «1С-ЭДО», который встроен в типовые программы «1С» и не требует внешних платных обработок.
API-интеграция позволяет работать с ЭДО в любой учётной системе, используя готовые гибкие решения от «Такском» для крупного бизнеса и платёжных потоков.
Хотя самозанятые не обязаны переходить на электронный документооборот, его использование открывает для них значительные конкурентные преимущества. Подключение к ЭДО позволяет расширить клиентскую базу за счёт сотрудничества с компаниями, которые систематически используют цифровые форматы работы. Кроме того, применение юридически значимого электронного документооборота повышает доверие к самозанятому исполнителю со стороны корпоративных заказчиков, укрепляя его деловую репутацию.
Компания «Такском» предлагает 3 решения ЭДО, которые подойдут фрилансерам:
Какой именно вариант будет оптимальным? Разобраться помогут специалисты компании «Такском», которые подробно расскажут о каждом из трёх решений.
Одним из ключевых преимуществ «Такском» является создание комплексной цифровой экосистемы для бизнеса, где электронный документооборот – не изолированный сервис, а интегрированное ядро. Решения компании позволяют выстроить сквозной юридически значимый документооборот как с контрагентами, включая самозанятых исполнителей, так и с государственными органами, в первую очередь с ФНС России. Это обеспечивает сквозную прозрачность операций, минимизацию ручного труда и риска ошибок, а также кардинальное ускорение бизнес-процессов — от подписания договора до сдачи отчётности.
Важна и глубокая интеграция ЭДО со смежными сервисами, такими как онлайн-кассы, отчётность через интернет и инструменты для юридически значимого взаимодействия. Это позволяет бизнесу не просто обмениваться документами, а управлять всем жизненным циклом сделки в едином информационном пространстве.
«Такском» делает ставку на универсальность, безопасность и соответствие законодательству. Решения, предлагаемые компанией, поддерживают работу с популярными системами учёта («1С» и др.).
Узнайте, какие документы и тарифы подходят именно вашей компании. Участие в ЭДО — это не лишний формализм, а залог своевременного и легального обмена с заказчиками. Компания «Такском» делает этот переход максимально плавным: от ЭП до первых документов.
Внедрение ЭДО для работы с самозанятыми — это не просто техническое обновление, а стратегическое решение для бизнеса, ориентированного на цифровую трансформацию. За несколько рабочих дней можно развернуть систему, которая обеспечит значительную экономию времени, сокращение операционных издержек и надёжную юридическую защиту всех сторон сотрудничества. Современные сервисы делают этот процесс интуитивно понятным как для корпоративных клиентов, так и для самозанятых специалистов, открывая новые возможности для эффективного партнёрства.
Иным словами, это стратегический шаг к цифровой трансформации бизнеса, позволяющий выстроить эффективное, прозрачное и юридически защищенное сотрудничество с фрилансерами. А правильно выбранный сервис становится надёжной основой для развития гибких моделей сотрудничества бизнеса с самозанятыми.
и получайте новости первыми!