Работа с самозанятыми специалистами стала обычной практикой для многих компаний и предпринимателей. В этой схеме сотрудничества важно подтвердить статус партнёра и обезопасить себя от рисков. Ключевой документ для подтверждения статуса – справка о постановке на учёт в качестве плательщика налога на профессиональный доход. Эта статья просто и подробно объяснит, что это за документ, зачем он нужен обеим сторонам и как правильно её использовать.
Когда вы начинаете работать с самозанятым, формально вы имеете дело с физическим лицом. Но это лицо имеет особый статус, применяет специальный налоговый режим – налог на профессиональный доход (НПД) и платит его со своего дохода. Чтобы убедиться в этом и подтвердить легальность ваших с ним финансовых отношений, и нужна справка из налоговой инспекции.
Это официальный документ, который подтверждает, что ваш исполнитель действительно зарегистрирован как самозанятый, состоит на учёте в налоговой и действует в правовом поле. Он помогает компании минимизировать риски. При проверке налоговый орган может задать вопрос, почему компании регулярно переводят деньги физлицу. Предъявленная справка будет доказательством, что эти платежи – не «серая» зарплата, а законная оплата услуг плательщика НПД.
Таким образом, справка о самозанятости – это не формальность, а важный элемент финансовой безопасности. Она защищает заказчика, подтверждая правомерность расходов и снижая риск претензий от ИФНС.
Справка формируется в электронном виде и содержит основные данные о плательщике налога на профессиональный доход. В ней обязательно указываются:
Чтобы получить этот документ, самозанятому не нужно идти в инспекцию и стоять в очередях. Всё делается удалённо через официальные каналы:
Процесс максимально упрощён. У самозанятого есть два удобных цифровых канала – мобильное приложение и сайт ФНС России, чтобы быстро получить нужный документ и предоставить его заказчику.
Получить справку от исполнителя – это только половина дела. Важно её проверить.
Во-первых, убедитесь в актуальности статуса самозанятого: человек может перестать применять этот режим, если его доходы превысят лимит или по другой причине. Поэтому лучше подтверждать применение режима НПД перед началом каждого нового крупного сотрудничества или регулярно, например, раз в квартал. Проверить статус самозанятого можно на сайте ФНС России.
Во-вторых, сверьте ключевые данные. ФИО и ИНН, указанные в справке, должны полностью совпадать с теми, что значатся в паспорте и договоре, за выполнение услуг по которому будут переводиться деньги. Несовпадение даже одной буквы в фамилии – это серьёзный повод запросить у исполнителя пояснения и исправленный документ. Также проверьте дату постановки на учёт: она должна быть раньше даты оказания услуг.
Проверка подлинности и актуальности справки – обязанность заказчика. Фокусируйтесь на ключевых реквизитах и датах, чтобы сотрудничество было прозрачным и соответствовало требованиям налогового законодательства.
Чтобы работа с самозанятыми была упорядоченной, компании полезно выработать внутренний регламент. Во-первых, сделайте запрос справки о самозанятости стандартной процедурой перед заключением договора или началом работ. Это можно прописать в шаблоне вашего соглашения с исполнителями-физлицами.
Во-вторых, определите, как вы будете хранить эти документы. Поскольку справка приходит в электронном виде (PDF), логично хранить её в цифровом архиве. Желательно привязать файл справки к конкретному договору и платежам в вашей учётной системе. Это значительно упростит поиск, если потребуется предъявить документы по запросу ИФНС.
Кстати, если компания и самозанятый используют систему электронного документооборота, например, «Такском-Файлер», получение справок и иной документации от самозанятого упрощается в разы.
Важно помнить, что сама по себе справка не отменяет необходимости правильно оформлять другие документы. С самозанятым, как и с любым другим исполнителем, должен быть заключён договор ГПХ, например, оказания услуг или выполнения работ, а по факту работы – подписан акт. Справка становится приложением к этому пакету документов.
Грамотный документооборот минимизирует административные и налоговые риски. Внедрение простых правил их запроса и проверки сделает сотрудничество с плательщиками НПД безопасным и организованным.
Справка о постановке на учёт в качестве самозанятого – это небольшой, но значимый документ, который создаёт основу для прозрачного и законного сотрудничества. Для исполнителя это способ быстро подтвердить свой статус и повысить доверие со стороны заказчиков. Для компании – это документальное обоснование расходов и надёжная страховка от вопросов налоговых органов.
Регулярный запрос и внимательная проверка таких справок должны стать стандартной деловой практикой. Это простой шаг, который значительно повышает юридическую чистоту вашего бизнеса и даёт уверенность в правильности построения отношений с современными категориями исполнителей.
и получайте новости первыми!