Электронный документооборот – это система, которая позволяет компаниям обмениваться документами в цифровом формате. Она упрощает работу с документами, сокращает время на их обработку и позволяет минимизировать использование бумажных носителей. Электронный обмен документами становится все более популярным в бизнес-сообществе, в том числе и как более удобный современный способ взаимодействия с контрагентами.
Когда и кому нужна доверенность
Перечень лиц, имеющих право действовать без доверенности, определяется уставом компании. В большинстве случаев сведения о них можно получить, запросив выписку из ЕГРЮЛ. Как правило, это руководители организации, директор или генеральный директор. Все остальные сотрудники осуществляют действия в её интересах на основании машиночитаемой доверенности, которая понадобится в следующих случаях:
- для внешнего документооборота с контрагентами;
- для участия в электронных торгах или ЭДО с торговыми площадками;
- для работы с ЭТРН (цифровая накладная для сопровождения перевозок товара).
Для подписи актов приёма-передачи, а также получения товарно-материальных ценностей может использоваться как электронная, так и бумажная доверенность.
Какие доверенности можно использовать в ЭДО
Можно ли использовать бумажные доверенности в электронном документообороте? Да, для этой цели можно использовать как машиночитаемые, так и бумажные форматы.
- МЧД 002 и 003 – это основные форматы, которые используются для подтверждения полномочий на подпись электронных документов.
- Бумажные. Несмотря на переход к цифровым форматам, в некоторых случаях использование бумажных все ещё допустимо. Например, когда электронный документ нельзя отправить по техническим причинам или заключено соответствующее соглашение с контрагентом.
Как и где оформить доверенность на подписание документов в ЭДО
Есть несколько доступных способов выпуска. Создать и отправить её на регистрацию может любая сторона, доверитель или уполномоченное лицо. МЧД обязательно должна быть заверена КЭП лица, имеющего право действовать без доверенности.
- Через полнофункциональный сервис в онлайн-режиме. Например, сервис «Такском – Управление доверенностями» с интуитивным интерфейсом и пошаговыми инструкциями, который позволяет создавать, подписывать, регистрировать, продлевать и отзывать МЧД.
- На сайте ФНС. Федеральная налоговая служба предоставляет возможность создания и регистрации подписанных МЧД. При этом подписать её непосредственно в сервисе ФНС нельзя, поэтому понадобятся другие сервисы для электронной подписи перед регистрацией.
- У нотариуса. Заверить нотариально необходимо МЧД, которая выдаётся по передоверию: не руководителем компании, а её сотрудником или другим уполномоченным лицом. После нотариального удостоверения она может быть использована в ЭДО.
Все вышеперечисленные способы оформления позволяют обеспечить документу юридическую силу и признание всеми участниками электронного документооборота.
Какие полномочия выбрать для подписи документов в ЭДО
Большое значение имеет правильный выбор полномочий доверенного лица. Это можно сделать двумя способами:
- Из классификатора. Можно использовать готовый классификатор полномочий для подписи документов в ЭДО. Это упрощает процесс выбора и позволяет автоматизировать проверку. Минусом данного способа является отсутствие гибкости подбора.
- Вручную. Полномочия можно прописать вручную как в бумажном, так и в машиночитаемом формате документа. В последнем это может потребоваться, если необходимые полномочия отсутствуют в стандартном классификаторе.
Полномочия для ЭДО
В данный момент классификатор Минцифры, применяемый при подготовке МЧД, содержит 17 полномочий, предназначенных специально для электронного документооборота. Среди них управление банковскими счетами; заключение сделок с цифровыми финансовыми активами; подписание счетов-фактур и УПД, договоров, актов, товарных и транспортных накладных, дарственных; представление согласия страхового или налогового агента на раскрытие сведений, содержащих государственную (налоговую) тайну; полномочия на получение доступа в ЛК доверителя в информационной системе и различные действия с документами по представлению интересов доверителя перед оператором ИС; подпись первичных учётных документов.
Прекращение действия
Перечислим наиболее частые причины утраты юридической силы, указанные в статье 188 ГК РФ:
- истечение срока, на который оформлен данный документ;
- отзыв по инициативе выдавшего лица;
- ликвидация, реорганизация юрлица, выдавшего или получившего её (или другие причины закрытия компаний);
- смерть или признание недееспособности доверителя или доверенного лица;
- лицо, выдавшее или получившее, признано безвестно отсутствующим.
Кроме того, в случае прекращения действия доверенности теряют силу также все доверенности, которые были выданы на её основе. Законодательство предусматривает возврат бумажной доверенности по окончании её действия доверителю и обязывает уведомлять о прекращении действия документа всех заинтересованных лиц.
Сервисы Такском для работы с машиночитаемыми доверенностями
- Сервис ЭДО «Такском-Файлер», в котором реализован следующий функционал:
- загрузка МЧД, зарегистрированных в реестре ФНС (по ID или путём импорта файла XML);
- фильтрация МЧД по статусам;
- автоматическое применение при отправке документов.
Подключите ЭДО «Такском-Файлер»
И работайте с ЭДО и МЧД в одном сервисе
- Полнофункциональный сервис «Такском – Управление доверенностями» для создания, подписи, регистрации, администрирования, продления и отзыва МЧД.
Подключите Такском -
управление доверенностями
Простая и удобная работа с МЧД в сервисе
Получить консультацию
и получайте новости первыми!