ЭДО (электронный документооборот) для ИП

ЭДО — электронный документооборот с контрагентами. Эта форма пришла на смену стандартному (бумажному) документообороту и успешно заменяет его. При переходе на ЭДО для ИП предприниматель получает внушительную экономию, причём бережет не только силы и время, но и собственные финансы.

Преимущества ЭДО для ИП

Главная причина перехода предпринимателей на документацию в электронном формате — эффективная оптимизация бизнеса. ЭДО подойдет тем ИП, кто хочет идти в ногу с технологическим прогрессом и применять новые сервисы в работе. ЭДО позволяет избавиться от бумажной волокиты, забыть про распечатывание бумажных документов, больше не гоняться за партнёрами с напоминанием вовремя отправлять закрывающие документы. Электронный документооборот экономит ваше время, которое вы можете направить в более продуктивное русло для развития бизнеса и получения новых клиентов и заказов.

ИП независимо от рода деятельности при переходе на ЭДО получает ряд плюсов:

• эффективное решение для любого бизнеса
• экономия времени на доставку и расходные материалы
• сокращение операционных затрат
• фиксированная стоимость за отправку, а не за вес и кол-во страниц документа
• быстрый обмен, подписание и получение закрывающих документов
• удобство работы в любом месте на ноутбуке или телефоне
• настройка маршрутов согласования для сотрудников
• возможность оформления МЧД
• всегда актуальные формы документов в системе ЭДО для ИП
• работа в одном окне с несколькими компаниями
• быстрый поиск и выгрузка документов
• удобство хранения в электронном виде - не нужны архивы
• бизнес без потерь документов
• упрощение работу в 1С: отправка и работа в привычном интерфейсе
• интеграция с вашей учетной системой (УС)

На ЭДО стоит перейти предпринимателям, ценящим технологический прогресс и желающим ускорить, облегчить работу с документацией.

Нормативная база

Регламентируют работу в области ЭДО для ИП действующие законы РФ:

1. Согласно Федеральному закону "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N 63-ФЗ об использовании электронных подписей в ЭДО:

• для внутренней документации разрешается применять неквалифицированную ЭП;
• для внешней допускается использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) и НЭП (но для этого должно быть дополнительное соглашение между юридическими лицами).

ЭП — это основание полномочий ИП в ЭДО. При работе предпринимателю разрешается применять как неквалифицированную НЭП (для внутреннего документооборота), так и квалифицированную КЭП (для внешнего).

Квалифицированная электронная подпись в ЭДО требуется для обеспечения нужного уровня безопасности при передаче данных:

1. Защищает информацию от перехвата.
2. Гарантирует сохранность файла от любых корректировок и изменений после отправки.

Используя IT-систему «Такском», пользователь может оперативно получить ЭП. Она выдается по заявке в течение рабочего дня.

2. Приказ ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ утверждает, в том числе, следующие формы заполнения документов ЭДО для ИП на УСН:

• счёт-фактура;
• передаточный документ универсального типа (УПД);
• документация о выполнении работ (отгрузке продукции) и т.д.

Система ЭДО для ИП в обязательном порядке применяется в маркировке, о чем свидетельствует:

1. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 28.04.2018 № 791-р.
2. Федеральный закон от 25.12.2018 № 488-ФЗ "О внесении изменений в Федеральный закон "Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации" и статьи 4-4 и 4-5 Федерального закона "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации".
3. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 28.12.2018 № 2963-р.

Как подобрать оператора ЭДО для ИП?

Принцип взаимодействия с ЭДО зависит от оператора. Например, одним из эффективных и выгодных IT-сервисов для бизнеса является «Такском-Файлер», предлагающий следующие решения по документообороту:

1. Веб-сервис Файлер 2.0. и мобильное приложение. Многофункциональный и удобный электронный онлайн-сервис для взаимодействия с контрагентами. С его помощью можно быстро подписывать документацию как в web-версии, так и прямо в смартфоне, поддерживающем технологию NFC.
2. Модуль для 1С – для работы и отправки документов в привычном интерфейсе 1С, если ИП использует систему 1С для ведения бухгалтерского учета.
3. 1C-Такском – сервис ЭДО встроен в программу 1С.
4. Станция сканирования – при работе с маркированным товаром: перемаркировка товарных остатков, маркировка продукции на производстве или импортированных товаров

Оба решения предоставляют пользователю возможность ведения внешнего и внутреннего электронного документооборота и активно взаимодействовать с контрагентами.

Любой предприниматель может бесплатно оценить преимущества ЭДО, специально для ИП «Такском-Файлер» разработал тариф, включающий 25 бесплатных отправок.

Компания «Такском» является официальным партнером системы «Честный ЗНАК». Сервис «Такском-Файлер» позволяет полноценно работать с прослеживаемым и маркированным товаром и передает коды маркировки Data Matrix в «Честный ЗНАК».

«Станция Сканирования» становится удобным решением при работе с маркированным товаром. Производители и импортеры могут делать маркировку новой продукции, импортированных товаров и перемаркировку остатков.

Какими документами может обмениваться ИП через ЭДО?

Для ведения бизнеса ИП применяют следующий электронный документооборот:

• счета и счета-фактуры, накладные;
• соглашения и договора;
• акты выполнения работ и приема-передачи;
• универсальные и корректировочные передаточные бланки для документооборота (УПД и КПД);
• перевозочную и кадровую документацию;
• заявки и технические бланки;
• декларации и отчётность для контролирующих инстанций.

Для предпринимателей актуальны как формализованные, так и неформализованные документы, применяемые в работе.

Используя сервис ЭДО «Такском-Файлер», пользователь может создавать и отправлять неформализованные документы. Например, в электронный документооборот могут входить складские, экспедиторские расписки, спецификации, реестры, претензии, протоколы разногласий, заявки на оказание услуг (проведение ремонта) и пр.

Как подключить ЭДО для ИП?

Переход предпринимателя на электронную документацию выполняется в несколько этапов.
Предпринимателю нужно:

1. Выбрать тариф ЭДО на отправку;
2. Зарегистрироваться и подключиться к «Такском-Файлер»;
3. Получить ЭП: для подписания юридически значимых документов нужна квалифицированная электронная подпись – КЭП;
4. Настроить кабинет «Такском-Файлера»;
5. Пригласить контрагентов и начать обмен.

Преимущества тарифов ЭДО «Такском-Файлер»

• получение всех входящих документов бесплатно
• несгораемые остатки тарифов
• бесплатные пакеты ЭДО в тарифах отчётности
• выгодные цены
• безопасный обмен зашифрованными документами
• работа с маркированным и прослеживаемым товаром, передача кодов маркировки в «Честный ЗНАК»
• бесплатный роуминг со многими операторами ЭДО