Особенности ЭДО для самозанятых

Современный бизнес по достоинству успел оценить все плюсы взаимодействия с самозанятыми. Но иногда возникают определенные трудности, связанные с получением закрывающей документации от таких сотрудников. Здесь на помощь и приходит электронный документооборот, ускоряющий процедуру оформления и передачи документов. Современный ЭДО для самозанятых — удобный и выгодный формат взаимодействия с контрагентами.

Кто такие самозанятые?

Это физические лица, граждане, работающие на самих себя, без подключения посредников и помощников. Такой статус могут приобрести работники, ежегодный уровень доходов у которых не превышает 2,4 млн. руб. Они получают определенную оплату за свои услуги и исправно выплачивают НПД (налог на профессиональный доход). Именно для них и разработан сервис ЭДО для самозанятых.

Налогообложение для работников с таким статусом действует с начала 2019 года и имеет следующие условия:

• при работе самозанятых с физическими лицами: 4% общей суммы дохода;
• при взаимодействии с организациями, ИП, компаниями налог на прибыль по оформленным документам составляет 6%.

По статистике ФНС в январе 2023 статус самозанятых приобрели уже около 6,7 млн. россиян.

Такой вид деятельности, как самозанятость, набирает популярность. Это влечёт за собой и расширение трудовых взаимоотношений, увеличение количества контрагентов. Использование ЭДО для самозанятых обеспечивает надёжность отношений с заказчиками, упрощая документооборот и облегчая работу.

Какими бумагами оперируют самозанятые?

Граждане, имеющие такой статус, не обязаны отчитываться перед контролирующими инстанциями. Самый важный документ в их работе — чек, который формируется в личном кабинете налогоплательщика и высылается при необходимости заказчику после оплаты проведенной работы.

Сформированный чек можно отправить несколькими способами:

• на адрес электронной почты;
• через соцсети (в сообщении получателю);
• передать документы лично в руки, предварительно распечатав;
• отослать QR-код, после получения заказчик его сканирует через смартфон.

Если заказчик расплачивается с исполнителем (самозанятым) по карте, чек формируется сразу после получения оплаты. При переводе денежных средств по банковским реквизитам, документацию разрешается сформировать и выслать не позднее 9-го числа последующего месяца. Вся информация о сформированных документах хранится в базе данных сервиса «Мой налог», а также в органах местной налоговой службы.

Самозанятые также могут оформлять и соглашение по оказанию услуг (в случае работы с юрлицами и ИП).

Такие документы разрешается заключить в устной форме, если:

• в роли контрагента выступает ИП;
• сумма предстоящей сделки не превышает 10 000 руб.;
• оплата за выполнение услуг происходит сразу («на месте»).

Единой принятой формы для оформления договора с самозанятыми не существует. Необходимые документы составляются в свободной форме или по образцу договорного обязательства с ГПХ. В соглашении необходимо точно указать статус плательщика и ИНН заказчика (он отражается в чеке). После получения чека организация на основании действующего договора может включить выплату в свои расходы. Так же происходит и при задействовании ЭДО для самозанятых.

Преимущества электронного документооборота для самозанятых

Переход на ЭДО упрощает работу заказчиков с удалёнщиками и ускоряет процесс передачи закрывающей документации.

При использовании электронных сервисов «Такском-Файлер» процедура документооборота осуществляется намного проще и оперативнее.

Такой формат работы дает и ряд других преимуществ самозанятому:

1. Скорость. Теперь контрагенту не придется затрачивать много времени на ожидание необходимых документов. Система ЭДО предполагает моментальное их отправление заказчику в электронном виде.
2. Выгода. Теперь самозанятому и заказчику не придется затрачивать дополнительные ресурсы на распечатку, отправку и получение бумажной корреспонденции. Электронный документооборот значительно экономит время и средства.
3. Комфорт. При использовании сервиса отправка и получение электронных бумаг может проходить в любое удобное для контрагентов (самозанятого и заказчика) время.
4. Безопасность. Чтобы отправить необходимые документы, используется специализированная система защиты. Это гарантирует их полную конфиденциальность.

При использовании системы ЭДО от ведущего поставщика IT-услуг для бизнеса «Такском-Файлер» все оформляемые бумаги сохраняются в файловой системе. Поиск требуемого документа занимает секунды.

Когда самозанятый использует электронный документооборот, сервис хранит все файлы в единой системе. При этом любой уже отправленный чек можно оперативно восстановить из архивной истории переписок и при необходимости продублировать.

Электронный документооборот для самозанятых: законодательная база

Согласно Федеральному закону от 27.11.2018 № 422-ФЗ "О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима "Налог на профессиональный доход" самозанятый имеет право работать с ИП и юридическими лицами. При этом список видов деятельности и предоставляемых услуг обладает минимумом ограничений.

При работе с электронным документооборотом удалёнщику необходимо соблюдать ряд следующих условий:

• у самозанятого отсутствует трудовой договор с юрлицом (контрагентом);
• самозанятый не является штатным работником в этой организации и не работал в ней на протяжении последних 2-х лет.

Такие правила предусмотрены для всех, кто работает в статусе «самозанятый».

Как самозанятому отправить документы по ЭДО: выбираем поставщика услуг

Сервисами современного электронного документооборота могут пользоваться как юридические лица, так и частные предприниматели. Но следует учитывать, что далеко не все системы электронного документооборота предусматривают возможность подключения к системе ИП. Поэтому внештатным удаленщикам следует подбирать оператора, предоставляющего такие услуги.

Экосистема «Такском» разработала пакет услуг в системе ЭДО для самозанятых с возможностью электронного оформления чеков, соглашений и актов между контрагентами.

Новые пользователи могут воспользоваться следующим сервисом:

Программа «Файлер 2.0». Простой в использовании и понимании онлайн-сервис, включающий и мобильное приложение для электронного документооборота. Создан специально для быстрой работы самозанятых с документами на базе автоматического роуминга.

Особенности использования электронной подписи

Прежде, чем узнавать, как подключить ЭДО самозанятому, необходимо разобраться в услуге «Получение электронной подписи» (ЭП). Для работы самозанятые используют квалифицированную ЭП (КЭП).

Такая электронная подпись обладает полной юридической силой и применяется для подписания документов любого типа:

• договора;
• акты о выполнении работ;
• справки отчётности;
• участие в торгах.

Самозанятые с 2020 г. получили возможность участия в торгах, так как они по своему статусу приравниваются к субъектам среднего и малого предпринимательства. Согласно Федеральному закону от 18.07.2011 г. № 223-ФЗ они могут принимать участие в закупках на льготных основаниях.

Квалифицированная электронная подпись особенно удобна при взаимодействии контрагентов, которые находятся в разных городах или регионах и не могут встретиться лично для передачи документов. КЭП также используется самозанятыми при регистрации на любых государственных порталах и избавляет от необходимости посещения МФЦ или налоговой.

Как самозанятому перейти на ЭДО?

Чтобы работать самозанятому в электронном документообороте, потребуется всего несколько шагов. Переход осуществляется быстро и понятно.

Переход на ЭДО для самозанятого осуществляется по следующим этапам:

1. Выбрать подходящий тариф.
2. Пройти несложную регистрацию в сервисе.
3. Подключиться к системе ЭДО.
4. Получить электронную подпись.

Затем самозанятому остается настроить под собственные нужды личный кабинет сервиса и начать работу с электронной документацией на новых, удобных и более выгодных условиях.